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e-Mailarchivierung leicht gemacht

Mit Lösungskonzepten aus dem Hause bmd lässt sich die digitale Post in Unternehmen langfristig und revisionssicher gemäß der gesetzlichen Anforderungen archivieren. Durch einfache Handhabung können Unternehmen Prozesse optimieren, Zeit gewinnen und Geld sparen.

Täglich wechseln weltweit Millionen digitaler Briefe und Informationen den Besitzer. Während private Emails in der Regel einfach gelöscht oder auf der Festplatte gespeichert werden, stellt die e-Mailarchivierung für Unternehmen eine organisatorisches und rechtliche Herausforderung dar.

Sie sind dazu verpflichtet ihre steuerrelevanten e-Mails nach den gesetzlichen Anforderungen gemäß HGB, GOBs, GDPdU und AO langfristig, strukturiert und revisionssicher zu speichern.

e-Mailarchivierung – Warum?

• Einhaltung rechtlicher Vorgaben - HGB, AO, GoBS, BDSG, TKG, …

• e-Mails innerhalb kürzester Zeit suchen und finden

• Informations- und Wissensmanagement unterstützen

• Entlastung der Mailserver / Mailpostfächer

• Unabhängigkeit von unsicheren PST-Dateien

• Datensicherung des e-Mail-Servers vereinfachen

• einfache Desaster Recovery von e-Mails

• Reduzierung des Papiers – Handling- und Druckkosten senken!

e-Mailarchivierung - Lösungsansätze

Systemgetriebener Ansatz:

• höchste Sicherheit bei Archivierung aller e-Mails

• zentrale und regelbasierte Archivierung

• geringe Filtermöglichkeiten für irrelevante e-Mails

• keine Interaktion durch Anwender

• keine Einbindung in digitale Akten

• Vereinbarung (Verbot) bzgl. privater e-Mailnutzung

• i.d.R. durch e-Mailarchivlösungen unterstützt

Anwendergetriebener Ansatz:

• durch Anwender fachlich gesteuerte Archivierung

• Relevanz beurteilen und Selektion durch Anwender

• hohe Integration in DMS – Zuordnung in digitale Akte

• Einbindung in Vorgangsbearbeitung

• Sinnvoll im Kontext eines DMS-Projektes

• Funktionalität sollte in DMS integriert sein

• nicht durch alle e-Mailarchivlösungen unterstützt

"Zehn goldene Regeln" des VOI für die rechtskonforme Archivierung von e-Mails:

1.Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

2.Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.

3.Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.

4.Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.

5.Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.

6.Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können.

7.Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, also aus dem Archiv gelöscht werden.

8.Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.

9.Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.

10.Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

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