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bmd Digitalisierungszentrum

Höchste Sicherheit für Ihre Daten

Sie kennen das Problem: im Laufe der Jahre sammeln sich in Ihrem Unternehmen Berge von Akten an. Die Bewältigung der täglichen Informationsflut durch den ansteigenden Schriftverkehr in Form von Emails, Briefen, Faxen und anderen Dokumenten stellt Sie rechtlich und organisatorisch vor große Herausforderungen. Gesetzliche Anforderungen wie die der GoBD und DSGVO, aber auch die Notwendigkeit, zu einem späteren Zeitpunkt Zugriff auf wichtige Dokumente zu haben, sorgen für immer größere Mengen an Papier und Daten, die letztlich irgendwie und irgendwo und vor allem für Außenstehende zugriffssicher gelagert werden müssen.

Um Ihre sensiblen Daten noch besser schützen zu können, haben wir die Scandienstleistungen seit Juni 2019 am Siegener Kaisergarten zentralisiert. Der neue Standort punktet nicht nur durch ein deutlich größeres Platzangebot, das interne Prozesse, aber auch die Logistik optimiert, sondern bietet Kapazitäten für weiteres Wachstum. Über eine Laderampe können LKWs bequem be- und entladen werden. Zudem ist ausreichend Lagerplatz vorhanden.

Zum Schutz Ihrer sensiblen Daten haben wir 2020 die ISO 27001 „IT-Sicherheits-Managementsystem“ eingeführt. Regelmäßige Backups erfolgen an dezentralen Standorten.

Transport Service

mit firmeneigenen Fahrzeugen

Scannen

in s/w, Graustufen und Farbe von DIN A6 bis DIN AO und Überformat

Scanbegleitarbeiten

Entheften, Entklammern, Glätten, Sortieren, Kleben

Nachbearbeiten

Konvertieren (jpg, tif, pdf, pdf/a), Komprimieren

Indizieren

Verschlagwortung, OCR-Volltext, Register, Barcodeerkennung, Datenbanken für Index

Datenübermittlung

per SFTP, GOLD-CD/-DVD oder externer Festplatte

Import / Integration

der digitalisierten Dokumente in Ihr Archivsystem

Sachgemäße Entsorgung

der Papierdokumente nach DIN 66399

Besondere Scanner für besondere Dokumente

Alle Formate, alle Dokumentenarten
Buch-/Archiv-Scanner

Kontaktloses digitalisieren

Dokumentenscanner

Bis zu 420 Seiten/Min.

Großformatscanner

 152cm x unbegrenzte Länge

Belegaufbereitung / Vorbereitung

  • Entheften
  • Entklammern
  • Glätten
  • Sortieren
  • Kleben

Indizierung / Datenerfassung

  • Verschlagwortung
  • OCR-Volltext
  • Register
  • Barcodeerkennung
  • Datenbanken für Index

Sicherheit | ISO 27001

Zum Schutz Ihrer sensiblen Daten haben wir 2020 die ISO 27001 „IT-Sicherheits-Managementsystem“ eingeführt. Regelmäßige Backups erfolgen an dezentralen Standorten.

Qualität | ISO 9001

Die ISO 9001 ist eine Norm für Qualitätsmanagementsysteme und legt die Anforderungen an solche fest. Diesen hat eine Organisation zu genügen, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, welche die Kundenerwartungen sowie für das Produkt bzw. die Dienstleistung relevante rechtliche und behördliche Anforderungen erfüllen. Zugleich soll das Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen. Die in der Norm enthaltenen Anforderungen sind unabhängig von Art, Größe und Produkt auf alle Organisationen anwendbar. Werden die Anforderungen der Norm erfüllt, kann sich die Organisation dies mit einem Zertifikat bestätigen lassen.

DSGVO | Zertifiziert

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird die datenschutzspezifische Zertifizierung (und das Datenschutzsiegel sowie das Datenschutzprüfzeichen) auf europäischer Ebene eingeführt. Die Zertifizierung dient dem Nachweis, dass die Vorgaben der DSGVO im Umgang mit personenbezogenen Daten eingehalten werden.

Aktenvernichtung | DIN 66399

Auf Wunsch werden Ihre Dokumente nach der Digitalisierung nach DIN 66399 datenschutzkonform transportiert und vernichtet.

Transportservice

Wir bieten bundesweiten Liefer- und Abholservice. Selbstverständlich versichert, mit firmeneigenen Fahrzeugen und festangestellten Mitarbeitern.

Elektronische Entgeltunterlagen

Die Beitragsverfahrensverordnung schreibt vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorzuhalten sind. Das gilt schon seit dem 1. Januar 2022.

Bestimmte Entgeltunterlagen nur noch in elektronischer Form zulässig Wird der Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung im Unternehmen vorstellig, müssen Arbeitgeber im Einzelnen darlegen können, dass sie die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Beschäftigten korrekt berechnet und abgeführt haben. Auch dass z. B. ein Arbeitnehmer tatsächlich nur einen Minijob hatte oder Sie als Arbeitgeber einer Arbeitnehmerin wirklich den Mindestlohn gezahlt haben, ist auf Nachfrage zu belegen. Aus diesem Grund sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen. Viele Belege lagen bisher zumeist nur in Papierform vor. Seit dem 1. Januar 2022 müssen aber bestimmte Unterlagen elektronisch erstellt und aufbewahrt werden.

Diese Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden

Welche Dokumente jetzt in elektronischer Form zur Verfügung stehen müssen, ist in § 8 Abs. 2 BVV in 19 Punkten im Einzelnen geregelt. Dazu gehören z. B.:

  • die Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse
  • die Verzichtserklärung Geringfügig Beschäftigter auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung
  • die Erklärung von geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen und die Pflicht, die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzuzeigen
  • der Nachweis darüber, wie geringfügig Beschäftigtekrankenversichert sind
  • die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr
  • die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
  • der Nachweis der Elternschaft zum Ausschluss des Zuschlags für Kinderlose in der Pflegeversicherung
  • bei ausländischen Arbeitnehmern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel

Tipp:

Unterlagen sind schon dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen


Nicht erst der Arbeitgeber ist in der Pflicht, die hier aufgeführten Unterlagen elektronisch zu führen. Bereits die Stellen oder die Beschäftigten, von denen der Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen erhält, sollen ihm diese Unterlagen in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Quelle: Lexware.de

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