Wie viele Tonnen Papier das Familienunternehmen bereits digital archiviert hat, ist längst nicht mehr nachvollziehbar. Dank hervorragender technischer Ausstattung und hochqualifizierter Mitarbeiter wird die Scandienstleistung zeitnah in die Betriebsabläufe des Kunden integriert. Dabei reicht das Leistungsspektrum vom Posteingangsscannen bis zur Digitalisierung von Papierarchiven mitmehreren tausend Ordnern, vom Kassenbelegbis zur DIN-A0-Zeichnung.
"Zunächst gehtes darum, die hohe Menge an ein- und ausgehenden Informationen in Form von Lieferscheinen, Rechnungen, Briefen und E-Mails zu archivieren und wiederauffindbar abzulegen. Somit trägt bmd Sorge dafür das sich Mitarbeiter auf ihre Kernarbeit konzentrieren können, wodurch wichtige Zeitressourcen gewonnen werden", bringt es Berater Jan Soose auf den Punkt.
Längst gibt es effektive technische Lösungen, mit deren Hilfe die Dokumentenflut in modernen Unternehmen verwaltet werden kann.
Die Konzepte werden stets auf die individuellen Anforderungen der Kunden abgestimmt. Neben der Scandienstleistung transferiert bmd das Scan-Know-how zum Kunden und verkauft die entsprechende Hard- und Software, damit der Kunde selbst zeitnah scannen kann.
Hierfür erstellt bmd zunächst eine Kosten-Nutzen-Analyse, in deren Rahmen verschiedene System - Lösungen angeboten werden. "So gewährleisten wir ein Höchstmaß an Flexibilität für unsere Kunden", erklärt Geschäftsführer Karl Reinschmidt. Mithilfe von DocuWare werden Dokumente in einem zentralen Pool zusammengeführt.
So können lückenlose elektronische Kunden-, Auftrags- und auch Personalakten generiert und alle Dokumente im zentralen Zugriff gehalten werden. Dabei verfügt die Software über leistungsfähige Werkzeuge, mit denen die automatische Übernahme von Daten und Dokumenten erleichtert wird.
Der größte Nutzen für Unternehmen liegt darin, dass alle Auftragsinformationen über ein System recherchiert und bearbeitet werden können – und zwar genau so, wie sie das Haus verlassen haben bzw. eingegangen sind. "Die entsprechenden Dokumente stehen auf Knopfdruck für alle berechtigten Abteilungen oder Mitarbeiter zur Verfügung, etwa für Controlling und Abrechnungsvorgänge. Dies führt zu einer deutlich besseren Transparenz der Prozesse", erklärt Jan Soose. Sind die Dokumente erst einmal im System abgelegt, können sie nicht mehr abhanden kommen, da sie nur der dazu berechtigte Systemadministrator aus dem Archiv löschen kann.
bmd ist Mitglied des FMI (Fachverband für Multimediale Informationsverarbeitung e.V.), dem Fachverband für Scan-, Archiv und Dokumentenmanagement und durch Jan Soose auch im Vorstand vertreten. Durch dieses Netzwerk bietet bmd seinen Kunden stets die Sicherheit, über die innovativsten und praxistauglichsten Angebote zu verfügen. Hierzu gehört auch tetraguard – eine Sicherheitslösung für Daten, die digital in Netzwerken zur Verfügung stehen. Durch dieses System kann niemand im Unternehmen ohne Autorisierung Daten auf USBSticks und andere externe Datenträger speichern. Diese Lösung rundet das Portfolio der bmd hinsichtlich sicherer elektronischer Archivierung ab.
