DocuWare ermöglicht die grenzenlose Automatisierung Ihrer Beschaffungsprozesse. Sie können XML-Rechnungen sowie zugehörige Dokumente wie Lieferscheine und Bestellungen einfach importieren und verarbeiten. Dadurch stehen Ihnen alle Daten zur Nutzung in Ihren Workflows zur Verfügung.
Inhalt:
- Beschaffungsprozesse automatisieren
- XML-Dokumente verarbeiten – so richten Sie es ein
- Vom XML-Code zur lesbaren Rechnung
- So sieht’s aus
Beschaffungsprozesse automatisieren
Automatisieren Sie Ihre Purchase-to-Pay-Prozesse, die auf XML basieren. Seit DocuWare Version 7.10 werden sämtliche Dokumenttypen importiert und verarbeitet. Einzige Voraussetzung: Sie sind im UTF-8-Format kodiert.
Durch automatische Nutzung der XML-Metadaten lassen sich Eingabefehler komplett vermeiden.
XML-Dokumente verarbeiten – so richten Sie es ein
In der DocuWare Konfiguration laden Sie im Bereich "Dokumentverarbeitung" eine passende XML-Datei als Beispieldokument hoch. Unter "Verarbeitung" werden die Metadaten der XML-Datei und damit alle notwendigen Informationen des Dokuments in einer Tabellenansicht angezeigt. In dieser wählen Sie die gewünschten Daten aus und verbinden Sie mit den Indexfeldern von DocuWare.
Vom XML-Code zur lesbaren Rechnung
DocuWare stellt eine Vielzahl von XML-Rechnungsstandards auch für das menschliche Auge lesbar dar, einschließlich aller Standards gemäß EU-Norm EN 16931 (CII und UBL), wie XRechnung aus Deutschland, FacturX aus Frankreich und FatturaPA aus Italien. Neu hinzugekommen mit DocuWare Version 7.10 sind:
- KSEF, der von der polnischen Steuerbehörde genutzte Standard
- FACTURAe aus Spanien
So können auch aus diesen Ländern Rechnungen im strukturierten Format visuell geprüft werden.
So sieht’s aus
Wenn Sie XML-Rechnungen in Briefkorb oder Archiv öffnen, wird aus dem XML-Code automatisch eine lesbare Form erstellt, hier am Beispiel des spanischen Standards dargestellt.
Die Funktionalität zur Verarbeitung aller Arten von XML-Dokumenten ist ab DocuWare Version 7.10 verfügbar. Sie ist Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, ist die Lizenz DocuWare Import erforderlich.
Lesen Sie auch, wie Sie mit DocuWare in 4 Schritten einen effizienten Beschaffungsprozess umsetzen und wie Sie Einzelposten importieren.
Tammo Schwebke
Ich habe eine Frage zur Lesbarmachung von ZUGFeRD-Rechnungen.
Wir bekommen die Rechnungen in ein E-Mail-Postfach, dass automatisch durch DocuWare überwacht wird. Die E-Mails und E-Mail-Anhänge werden dann als getrennt Dateien zu jeweils einem Dockument geklammert in DocuWare importiert.
Wenn allerdings ein PDF Anhänge enthält, wie die ZUGFeRD-Rechnungen die XML-Datei, dann zeigt uns DocuWare nur das PDF selbst, aber nicht die enthaltenen Anhänge. Es ist noch nicht einmal, wie in anderen PDF-Viewern zu erkennen, dass das PDF Anhänge enthält.
Wie können wir also bei ZUGFeRD-Rechnungen die XML-Daten lesbar machen?
Ein sehr unschöner Work-a-round ist im Moment das PDF aus DocuWare herunterzuladen, dann mittels eines anderen PDF-Viewers die Anhänge aus der PDF zu extrahieren und als zusätzliche Datei nach DocuWare hochzuladen.
Claudia Goebel
Hallo Herr Schwebke,
danke für Ihre Anfrage mit dem Feature-Wunsch. Die Sichtbarmachung auch der XML-Daten in DocuWare wird bereits in unserer Produktabteilung evaluiert mit dem Fokus, im Viewer möglichst eine solche Funktion einzubauen. Das hybride ZUGFeRD-Format bietet mit dem PDF ja eigens die menschenlesbare und mit den eingebetteten XML-Daten die maschinenlesbare, extrahierbare Form der Daten.
Viele Grüße
Claudia Göbel, DocuWare Produkt Marketing
Andreas Bruckmeyer
Ahoi, können Sie in diesem Artikel hinterlegen, dass für die Nutzung der Funktion im On-Premise Bereich die Lizenz DocuWare Import notwendig ist. Vielen Dank und Grüße, Andreas
Claudia Goebel
Hallo Herr Bruckmeyer,
vielen Dank für den Hinweis, das machen wir.
Viele Grüße
Claudia Göbel, DocuWare Produkt Marketing
Manfred Jeckle
Hallo Frau Göbel,
leider habe ich unter Ihrem Thema "Verarbeitung von X-Rechnungen" zwar was über die Ablage und Sichtbarmachung von X-Rechnungen lesen können, aber nichts, ob die XML nach Ablage und Sichtbarmachung (PDF) auch im SAP verbucht werden kann.
Ich stelle mir das so vor: Lieferantenmail mit X-, ZugFeRD Rechnung an DocuWare. Docuware extrahiert ggf. die XML aus dem PDF-A, verbucht die Rechnung in SAP, verknüpft die PDF-A bzw. XML mit der SAP REchnung und legt das Document in DocuWare ab.
Herzliche Grüße
Manfred Jeckle
Wiebke Bortnik
Hallo Herr Jeckle,
nach meinem Verständnis ist der Prozess, wie Sie ihn beschreiben, passend. Ich bin allerdings keine Expertin für Integrationen von DocuWare in das SAP-Umfeld.
Für detailliertere Auskunft wenden Sie sich bitte an Ihren DocuWare Vertriebspartner.
Ansonsten empfehle ich Ihnen das kommende Webinar "Das volle Potenzial der E-Rechnung für Rechnungseingang und Archivierung nutzen", das sich speziell auf die Anbindung von SAP an DocuWare fokussiert: https://events.teams.microsoft.com/event/4f4cda57-a452-427d-a0d9-a3460d3dcb36@a61fe02f-7f16-41f8-910e-513a9647755a
Viele Grüße,
Wiebke Bortnik, DocuWare Product Marketing
(in Vertretung für Frau Göbel)