Nutzen Sie Daten aus XML-Rechnungen gezielt, um Ihren Rechnungsworkflow zu verfeinern. Mit den Einzelposten in Indextabellen realisieren Sie detaillierte Freigaben und Mengenabgleiche mit Lieferscheinen.
Beim Importieren von XML-Rechnungen können Sie jetzt auch die Daten der aufgelisteten Einzelposten automatisch erfassen und in Indextabellen übertragen.
Inhalt:
- Schneller Prozess mit XML-Rechnungen
- Einzelposten erfassen: So richten Sie es ein
- Was Sie über XML-Rechnungen wissen sollten
- Mit DocuWare sind alle Arten von XML-Rechnungen optimal lesbar
- Ab DocuWare Version 7.9
Schneller Prozess mit XML-Rechnungen
Den Einzelposten-Import zu nutzen hat gleich mehrere bestechende Vorteile:
- Einzelpostendaten der Rechnung werden oft für einen postenbasierten 2- oder 3-Wege-Abgleich (mit Bestellung und/oder Lieferschein) benötigt.
- Die Posten können einfach verschiedenen Kostenstellen zugeordnet werden.
- Andere Beteiligte oder Kostenstellen-Verantwortliche können detaillierte Freigaben machen.
- Für XML-Rechnungen kann der Prozess genauso detailliert sein wie bei Papier- und PDF-Rechnungen, bei denen Intelligent Indexing die Einzelposten in die Indextabelle überträgt.
- Alle Informationen der Rechnung liegen in DocuWare vor und stehen bei Bedarf auch für einen Export zur Verfügung.
Einzelposten erfassen: So richten Sie es ein
Ihre XML-Beispielrechnung muss mindestens zwei Posten enthalten. Verbinden Sie die Daten eines Postens einfach mit einer Zeile der Indextabelle, dann werden alle anderen Positionen der Rechnung automatisch in die Tabelle übertragen.
Die Erfassung der Einzelposten richten Sie in einer Konfiguration für Dokumentverarbeitung unter „Indexieren“ ein.
Ihre XML-Rechnungen können dabei ein beliebiges der von DocuWare unterstützten Formate haben (z.B. ZUGFeRD, XRechnung, FatturaPA oder FacturX).
Was Sie über XML-Rechnungen wissen sollten
XML ist eine Auszeichnungssprache, mit der hierarchisch strukturierte Daten im Format einer Textdatei dargestellt werden. Diese Datei ist nicht nur von Maschinen, sondern auch von Menschen lesbar. Wer aber nicht täglich damit zu tun hat, denkt trotzdem bei der Ansicht einer XML-Datei erst einmal, es handle sich um reinen Code.
DocuWare zeigt Ihnen XML-Rechnungen komfortabel wie normale Dokumente an, hier ein Beispiel:
Mit DocuWare sind alle Arten von XML-Rechnungen optimal lesbar
Zum Hintergrund: Die europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung (EN 16931) regelt die Anforderungen an die XML-Struktur von elektronischen Rechnungen (z. B. XRechnung, Factur-X). Diese Struktur wird durch die Syntaxen CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) abgebildet.
In DocuWare werden XML-Rechnungen, die der CII-Syntax folgen, auch direkt in der Sprache visualisiert, die in den Organisationseinstellungen ausgewählt ist. Dies gilt für die Spracheinstellungen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Schwedisch.
Für alle anderen Organisationssprachen wird die XML-Rechnung in Englisch angezeigt. Die visuelle Darstellung von CII-Rechnungen hat damit die gleiche hohe Qualität wie für UBL-Rechnungen.
Ab DocuWare Version 7.9
Die beschriebenen Funktionen stehen Ihnen mit DocuWare Version 7.9 zur Verfügung. Wenn Sie mit einem lokal installierten DocuWare System arbeiten, benötigen Sie die Zusatzlizenzen DocuWare Import und Workflow Manager.
Lesen Sie mehr über den Import von Dokumenten mit DocuWare.
Michael Schädlich
Sehr geehrte Frau Goebel,
ist es möglich, und wenn ja, wie, die in einer xRechnungs-xml eingebetteten rechnungsbegründenen Dokumente in DocuWare sichtbar zu machen? Ich habe eine Rechnung vorliegen, in der zwei Lieferscheine eingebettet sind. Im Viewer werden diese im xRechnungs-Formular unten rechts als "Weitere unterstützende Dokumente" mit ihren Dateinamen aufgeführt. Die Namen haben Link-Eigenschaft (blau, unterstrichen), doch das war es dann auch schon. Ich finde keine Möglichkeit, die Zusatzdokumente sichtbar zu machen.
Vielen Dank schon mal für Ihre Bemühungen und eine kurze Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
Michael Schädlich
Claudia Goebel
Sehr geehrter Herr Schädlich,
danke für Ihre Anfrage, für deren Beantwortung es Rückfragen von unserer Seite gibt, um nicht ein unzutreffendes Szenario zu unterstellen. Wir werden deshalb in den nächsten Tagen direkt auf Sie zukommen.
Mit freundlichen Grüßen
Claudia Göbel, DocuWare Produkt Marketing
Michael Brennecke
Sehr geehrte Frau Geobel, ich nutze den Docuware Server Business allerdings finde ich keine Möglichkeit dass bei einer Zugferd oder X-Rechnung irgendwelche Indexfelder automatisch befüllt werden. Außer einer Vorschau habe ich keine Möglichkeit die strukturierten Daten irgendeinem Indexfeld zuzuordnen. Mit freundlichen Grüßen Michael Brennecke
Claudia Goebel
Sehr geehrter Herr Brennecke,
verzeihen Sie die verzögerte Antwort. Um diese Funktionen nutzen zu können, wäre ein Umstieg von BUSINESS auf PROFESSIONAL Server angezeigt. Ihr DocuWare Partner wird Sie gern hierzu beraten.
Mit freundlichen Grüßen
Claudia Göbel
DocuWare Product Marketing