digitalisieren | archivieren | optimieren | seit 1975
autorisierter DocuWare Partner seit 2003
Sofort alles abrufen. Finden Sie jedes Dokument sofort, indem Sie nach seinem Volltextinhalt oder nach seinen Indexdaten suchen.
Vereinfachung der Compliance. Sichern, organisieren und implementieren Sie Prozesse, die HIPAA, DSGVO, SOC 2 und mehr direkt unterstützen.
Sichere Archivierung wichtiger E-Mails Archivieren und organisieren Sie auf sichere Weise wichtige geschäftliche E-Mails direkt aus Microsoft Outlook.
Mit einem Klick haben Sie, egal aus welcher Software, alle Dokumente zum aktuellen Vorgang parat. Smart Connect verbindet ganz ohne Programmierung jede beliebige Anwendung nahtlos mit DocuWare. Zeitaufwändiges Wechseln zwischen Systemen war gestern.
Mit einem Klick haben Sie, egal aus welcher Software, alle Dokumente zum aktuellen Vorgang parat. Smart Connect verbindet ganz ohne Programmierung jede beliebige Anwendung nahtlos mit DocuWare. Zeitaufwändiges Wechseln zwischen Systemen war gestern.
Bieten Sie Ihren Teams die Vorzüge der maximalen Flexibilität von DocuWare: Zugriff jederzeit, überall und auf jedem Gerät. Mit mobilen Apps für iOS und Android bleiben Ihre Mitarbeiter in Verbindung und produktiv.
Auch wenn abteilungsübergreifende Prozesse perfekt organisiert sind, müssen kleinere Aufgaben häufig eher nebenbei erledigt werden. Damit nichts unter den Tisch fällt, binden Sie auch die Routineaufgaben in die Büro-Automation ein.
In Listen sehen Sie gebündelt Ihre dokumentbasierten Aufgaben, beispielsweise die Erneuerung von Verträgen oder die Kenntnisnahme wichtiger HR-Unterlagen.
Listen werden automatisch aktualisiert. Dokumente, die nicht mehr den Kriterien entsprechen, fallen raus. Neue, passende Dokumente werden sofort angezeigt.
Verbinden Sie die Datenbanken in Ihrem Unternehmen mit DocuWare. Fügen Sie für einen nahtlosen Informationsaustausch externe Daten automatisch als Indexdaten in DocuWare hinzu - oder umgekehrt. Auch große Datenmengen werden so schnell indexiert. Zudem bleiben alle Datenquellen im Unternehmen konsistent.
Ihr Unternehmen basiert auf Prozessen. Vertrieb, Personalwesen, Finanzen und andere Bereiche erfordern einen flüssigen und zuverlässigen Informationsaustausch zwischen den Kollegen. Der Grund ist einfach: Sie und alle im Team brauchen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Und wenn Prozesse wie Auftragsmanagement, Mitarbeiter-Onboarding und Rechnungsfreigabe genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten und automatisiert werden können, vermeiden Sie Zeitverlust und geben Ihrem gesamten Team mehr Raum für produktive Aufgaben.
Unterschreiben Sie Dokumente mit einer elektronischen Signatur und stellen Sie die Echtheit wichtiger Business-Dokumente sicher. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur sind Ihre Dokumente rechtskräftig und werden auch hohen Sicherheitsansprüchen gerecht.
Binden Sie externe Signatur-Anbieter wie Validated ID oder DocuSign nahtlos in einen DocuWare-Workflow ein. Die Dokumente werden automatisch an den Dienstleister übermittelt und ebenso automatisch erhalten die Mitarbeiter eine Nachricht, wenn ein Dokument zur Unterschrift vorliegt.
Nichts verlangsamt einen Prozess so sehr wie die manuelle Dateneingabe. Eintippen ist langsam, fehleranfällig und lässt sich nicht effizient skalieren. Für Unternehmen, die auf Produktivität Wert legen, ist die automatische Erfassung von Schlüsselinformationen aus Scans, PDFs und anderen Dokumenten unerlässlich.
Präzise, strukturierte Informationen zu erfassen, ist für Ihre Kernprozesse unerlässlich. Für effizientes Arbeiten sollten Sie sich von unleserlicher Handschrift auf Papierformularen, von PDFs, die nie richtig funktionieren, und von der fehleranfälliger manuellen Dateneingabe verabschieden. Mit modernen Webformularen vereinfachen, verbessern und beschleunigen Sie die Datenerfassung. Die Formulare sind sofort für jedermann auf jedem Gerät verfügbar und liefern strukturierte Daten, mit denen Sie den Informationsfluss in Ihrem Team automatisieren können.
DocuWare importiert alle Dokumente ins zentrale Archiv, ob gescannt oder schon im Original digital vorliegend, ob eingehend oder ausgehend und unabhängig von Speicherort und Erstellungsprogramm. Beim Import indexiert DocuWare jedes Dokument automatisch anhand von Metadaten, Dokumentinhalten oder auch Barcodes.
Verfügt Ihr Unternehmen über eigene IT-Ressourcen, kann es sinnvoll sein, Ihre Lösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automation gemeinsam mit anderen Anwendungen im eigenen Rechenzentrum bereitzustellen und selbst zu warten.
DocuWare unterstützt die Datenbanken Microsoft SQL, MySQL und Oracle in mehreren Lastverteilungs Konfigurationen. Entscheiden Sie sich je nach Anforderung und Unternehmensgröße für die passende Server-Lizenz und erweitern Sie die enthaltenen Standardfunktionen bei Bedarf mit zusätzlichen Modul-Lizenzen.
Starten Sie mit einer kompletten Lösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automation ohne sich Gedanken um eigene Server-Hardware, komplexe IT-Aufgaben und hohe Anfangsinvestitionen zu machen.
DocuWare Cloud bietet höchste Sicherheit, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit bei höchster Finanz- und Systemflexibilität. Profitieren Sie von einer schnell skalierbaren Lösung und bleiben Sie dank automatischer Updates und Backups immer aktuell. Jedes Abonnement bietet Ihnen volles Funktionenspektrum für beliebige Einsatzmöglichkeiten. Die Preise sind nur vom Benutzer- und Speicherumfang abhängig, nicht von Funktionen.
Zentrale Funktionen und Einsatzmöglichkeiten
Cloud
On Premises
Standard Dokument-Erfassung: Scannen, Importieren, Drucken, Volltext-Indexierung
✓
✓
Erweiterte Dokument-Erfassung: Web-Formulare, E-Mails, mobil
✓
+ zzgl. Modul-Lizenz
Automatisiertes Klassifizieren und Indexieren: Intelligent Indexing, Barcodes auslesen etc.
✓
+ zzgl. Modul-Lizenz
Datenabgleich mit anderen Anwendungen (ERP, CRM …)
✓
+ zzgl. Modul-Lizenz
Bearbeitung mit und ohne Veränderung des Originals, Versionierung, automatische Verlinkung
✓
✓
Suche über Schlagworte, Volltext, Ordnerstrukturen
✓
✓
Zugriff und Administration über jeden Webbrowser, unabhängig vom Betriebssystem
✓
✓
Zugriff per Mobile App
✓
+ zzgl. Modul-Lizenz
Integration ins ERP, CRM oder andere Anwendungen per URL oder API
✓
✓
Integration ins ERP, CRM und andere Anwendungen per einfacher Schritt-für-Schritt-Konfiguration
✓
+ zzgl. Modul-Lizenz
Aufgabensteuerung, Weiterleitung, Benachrichtigungen, Wiedervorlage
✓
+ zzgl. Modul-Lizenz
Mehrstufige und automatisierte Prozess-Steuerung mit DocuWare Workflow Manager
✓
+ zzgl. Modul-Lizenz
DocuWare Kinetic Solutions (Cloud-basierte, vorkonfigurierte Workflows)
✓
✓ *
✓ * vorkonfigurierte Workflows durch bmd (kein kinetic)
DocuWare bietet eine hochentwickelte digitale Infrastruktur, um die Vertraulichkeit, Integrität, und Verfügbarkeit von Informationen mehrfach zu sichern. Steuern Sie, was mit Ihren Dokumenten und Daten geschieht und verlassen Sie sich darauf, dass sie sicher vor Missbrauch und Verlust erfasst, verarbeitet, aufbewahrt werden.
Digitalisierung mit DocuWare steht für Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Protokoll- und Analysefunktionen verschaffen Ihnen Kontrolle über Dokumentversionen, Änderungen und Workflows. Genau geregelte Abläufe schützen vor Dokumentverlust ebenso wie vor Betrug und davor, dass Prozesse ins Leere laufen.
Der Zugriff auf Dokumente und Workflowinformationen in DocuWare basiert auf einer komplexen Rechtestruktur. Steuern und kontrollieren Sie, welche Benutzer was speichern, abrufen, bearbeiten, exportieren, ändern und löschen dürfen. Verschlüsseln Sie vertrauliche Daten so, dass nicht einmal der Systemadministrator darauf zugreifen kann. Die Echtheit wichtiger Dokumente im Workflow schützen Sie mit rechtskräftigen, elektronischen Signaturen.
Zu Naturkatastrophen kann es überall und jederzeit kommen und selbst die sichersten Rechenzentren können in Mitleidenschaft gezogen werden. Erhalten Sie die Geschäftskontinuität mit mehrfach gesicherten, redundanten Backups, dank derer Ihr Team schnell wieder auf die Beine kommt.
Bringen Sie Klarheit und Kontinuität in Ihre Geschäftsvorgänge und erfüllen Sie eigene Sicherheitsvorgaben ebenso wie unterschiedliche gesetzliche Anforderungen. Ob GoBD, DSGVO, HIPAA oder andere Richtlinien – für deren Einhaltung ist leicht gesorgt.
Erkunden Sie im Detail, wie DocuWare die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit von Daten und Informationen gewährleistet.