Digitale Personalakte

Starten Sie ganz einfach mit der digitalen Personalakte. Wir stellen Ihnen mit dem DMS DocuWare ein zentrales, sicheres Archiv bereit, in dem alle Unterlagen Ihrer Mitarbeiter gespeichert werden. Egal ob auf Ihrem Server oder in der DocuWare-Cloud. Wenn Sie im nächsten Schritt Prozesse und Genehmigungsketten standardisieren möchten, nutzen Sie die digitale Aufgabenverwaltung und Workflows mit DocuWare.

Sammeln Sie Lebensläufe, Gehalts- und Lohnabrechnungen, Zeugnisse und Zertifikate, Beurteilungen, Einarbeitungspläne und weitere Dokumente in einem zentralen, sicheren und durchsuchbaren Archiv. Verwenden Sie diese Dokumente in wichtigen Workflows, in denen Sie und berechtigte Führungskräfte sowie Mitarbeiter eingebunden sind.

Recruiting

Erstellen Sie beispielsweise Stellenausschreibungen oder verwalten Sie eingehende Bewerbungen auf einfache Art und Weise. Verwenden Sie Workflows, um das Feedback interner Kollegen zusammenzutragen.

Abwesenheitszeiten

Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, Urlaub und Arbeitszeitausgleich zu beantragen oder Krankmeldungen einzureichen. Behalten Sie den Überblick über alle Abwesenheitszeiten.

Talentpool

Bauen Sie einen zentralen Dokumenten-Pool auf mit den Unterlagen qualifizierter Bewerber für aktuell und zukünftig zu besetzende Stellen. Dank einer durchdachten Verschlagwortung können Sie Bewerbungen mit Lebensläufen und Anschreiben einfach durchsuchen. So finden Sie schnell den richtigen Kandidaten.

Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

Schützen Sie vertrauliche Daten mit Zugriffsberechtigungen und Aufbewahrungsrichtlinien, um gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO zu erfüllen.

Onboarding

Ermöglichen Sie neuen Mitarbeitern einen optimalen Start, indem Sie dafür sorgen, dass Laptops und weitere Arbeitsgeräte bereits an Tag eins einsatzbereit sind.

Zertifikate

Verwalten Sie Zertifikate für alle Mitarbeiter, einschließlich der Auszubildenden. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen weisen Sie rechtzeitig auf Ablauffristen hin.

Mitarbeiterbeurteilungen

Überwachen Sie die Leistung der einzelnen Mitarbeiter. Geben Sie frühzeitig Feedback und führen Sie gut strukturierte Interviews.

Ausscheiden von Mitarbeitern

Automatisieren Sie diesen Prozess mit genau definierten Aufgaben, um sicherzustellen, dass nichts übersehen und der Austrittsprozess ordnungsgemäß abgeschlossen wird.

Elektronische Entgeltunterlagen

Die Beitragsverfahrensverordnung schreibt vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch vorzuhalten sind. Das gilt schon seit dem 1. Januar 2022.

Bestimmte Entgeltunterlagen sind nur noch in elektronischer Form zulässig. Wird der Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung im Unternehmen vorstellig, müssen Arbeitgeber im Einzelnen darlegen können, dass sie die Sozialversicherungsbeiträge für ihre Beschäftigten korrekt berechnet und abgeführt haben. Auch dass z. B. ein Arbeitnehmer tatsächlich nur einen Minijob hatte oder Sie als Arbeitgeber einer Arbeitnehmerin wirklich den Mindestlohn gezahlt haben, ist auf Nachfrage zu belegen. Aus diesem Grund sind Arbeitgeber verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen. Viele Belege lagen bisher zumeist nur in Papierform vor. Seit dem 1. Januar 2022 müssen aber bestimmte Unterlagen elektronisch erstellt und aufbewahrt werden.

Diese Unterlagen müssen elektronisch vorgehalten werden

Welche Dokumente jetzt in elektronischer Form zur Verfügung stehen müssen, ist in § 8 Abs. 2 BVV in 19 Punkten im Einzelnen geregelt. Dazu gehören z. B.:

die Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse

die Verzichtserklärung Geringfügig Beschäftigter auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung

die Erklärung von geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen und die Pflicht, die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzuzeigen

der Nachweis darüber, wie geringfügig Beschäftigtekrankenversichert sind

die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr

die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz

der Nachweis der Elternschaft zum Ausschluss des Zuschlags für Kinderlose in der Pflegeversicherung

bei ausländischen Arbeitnehmern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel

Tipp:

Unterlagen sind schon dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen

Nicht erst der Arbeitgeber ist in der Pflicht, die hier aufgeführten Unterlagen elektronisch zu führen. Bereits die Stellen oder die Beschäftigten, von denen der Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen erhält, sollen ihm diese Unterlagen in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Quelle: Lexware.de