Referenzen & Anwenderberichte

 

Beste Betreuung

Vom Studierendenwerk Siegen werden rund 20.000 Studierende betreut und gefördert. Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt beim öffentlich-rechtlichen Dienstleister die effiziente Verwaltung und sorgt bei der Rechnungsprüfung für notwendige Transparenz.

Die Universität Siegen im südlichen Westfalen ist für rund 20.000 Studierende ein attraktiver Studienort. Als modernes Dienstleistungsunternehmen mit Sozialauftrag stemmt das Studierendenwerk die Versorgung der sozialen Infrastruktur an der Universität und erbringt für die Studierenden Leistungen auf sozialem und wirtschaftlichem Gebiet in den Bereichen „Essen, Wohnen, Kinderbetreuung und Ausbildungsförderung“.

Das Studierendenwerk als öffentlich-rechtliches Unternehmen legt dabei viel Wert auf eine transparente kaufmännische Wirtschaftsführung. In der Verwaltung ist deshalb u. a. neben der Software für das Rechnungswesen Diamant seit Januar 2017 das Dokumentenmanagement-System (DMS) DocuWare im Einsatz.

 

Anforderungen und Rahmenbedingungen

Erster und wichtigster Grund ein DMS zu installieren war die bis dahin sehr aufwendige Ablage und Bearbeitung der Eingangsrechnungen in den verschiedenen Fachabteilungen. Lange Durchlaufzeiten waren die Folge. „Die Rechnungsprüfung war problematisch“, sagt Rainer Schmidt, Abteilungsleiter Hauptverwaltung beim Studierendenwerk in Siegen, „das wollten wir ändern.“

Gleichzeitig habe man sich aber schon im Vorfeld über weitere Anwendungsmöglichkeiten eines DMS informiert und dafür verschiedene Arbeitsprozesse durchleuchtet. Mitentscheidend bei der Auswahl des Systems war die Fachkompetenz des örtlichen DocuWare-Partners, ebenso die Referenzen mehrerer Anwender, betont Rainer Schmidt: „Wir konnten sehen, wie DocuWare unter Praxisbedingungen funktioniert und in welchen Bereichen die Software einsetzbar ist.“ Ein weiteres wichtiges Argument für DocuWare war die Schnittstelle zur Rechnungswesen-Software Diamant. Dieses sollte seine führende Funktion im Unternehmen behalten.

 

Die Lösung

Durch die sorgfältige Vorbereitung, die genaue Analyse der Arbeitsprozesse im Unternehmen sowie die Unterstützung des Systemhauses verliefen Installation und Start der Software reibungslos. „Wir hatten zuerst einen Parallelbetrieb geplant, auf den wir dann aber verzichten konnten. Das System hat vom ersten Tag an funktioniert“, berichtet der Abteilungsleiter. An zusätzlicher Hardware wurden ein Server und einige Scanner angeschafft sowie jeweils ein zweiter Bildschirm für die Mehrheit der DMS-relevanten Arbeitsplätze, von wo permanent auf den zentralen Dokumenten-Pool zugegriffen werden kann.

Im Bereich der Rechnungsbearbeitung und -prüfung wurde mit dem DocuWare-Einsatz begonnen. DocuWare ist sowohl mit dem Diamant-System als auch mit der Veranstaltungssoftware BANKETTProfi und dem Warenwirtschaftssystem tl1 verknüpft. So können die Mitarbeiter von der gewohnten Arbeitsoberfläche aus auf die archivierten Belege zugreifen. Rund 35 Mitarbeiter im Studierendenwerk arbeiten regelmäßig mit der Lösung. Kaufmännische Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine sowie Verträge aller Art werden heute zentral gespeichert.

Mit dem Start des DMS wurde ein erster Workflow eingerichtet, um die Rechnungsprüfung beim Durchlauf durch verschiedene Abteilungen zu beschleunigen und gleichzeitig besser kontrollieren und nachvollziehen zu können. Täglich werden seither eingehende Rechnungen an zentraler Stelle mit einer eindeutigen internen Belegnummer als Barcode versehen, gescannt und verschlagwortet und anschließend im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Damit beginnt automatisch der Rechnungseingangs-Workflow. Die Rechnung wird von einer Mitarbeiterin dem zuständigen Sachbearbeiter zugewiesen und erscheint sofort in dessen Aufgabeliste. Er prüft sie „rechnerisch“, verlinkt sie mit allen dafür relevanten Belegen wie Angeboten, Bestellungen oder Lieferscheinen und setzt seinen elektronischen Stempel zur Freigabe – hier sind auch zusätzliche Anmerkungen möglich. Der Klick auf einen Button schickt die Rechnung zur nächsten Instanz, dem Abteilungsleiter, zur „sachlichen Prüfung“. Ist alles korrekt, erstellt die Buchhaltung eine Zahlungsvorschlagsliste, die der Abteilungsleiter des Rechnungswesens noch einmal zur Prüfung erhält. Anschließend ist es Aufgabe des Geschäftsführers, die endgültige Freigabe für die Zahlungen zu erteilen. „Im öffentlichen Dienst ist das Vier-Augen-Prinzip Pflicht, dem können wir so gerecht werden“, erklärt der Verwaltungschef. Mit den vom jeweiligen Bearbeiter gesetzten digitalen Stempeln sind alle Vorgänge genau dokumentiert.

 

Die Vorteile

Doch nicht nur die Rechnungsprüfung ist durch den DMSEinsatz gut strukturiert und damit schneller und sicherer geworden. Die Mitarbeiter schätzen vor allem die Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten. Besonders im Bereich Wohnheimverwaltung müssen sie etwa für Nebenkostenabrechnungen, für neue Bestellungen oder aus Kontrollgründen laufend auf Rechnungen zugreifen. Früher hatten sich die Mitarbeiter deshalb alle Rechnungen kopiert und eigene Archive angelegt. Heute genügt ein Mausklick und dank der bequemen Volltextsuche stehen die notwendigen Dokumente sofort am Bildschirm bereit.

Das Studierendenwerk profitiert mittlerweile auch von weiteren Workflows, etwa im Bestellwesen und beim Vertragsmanagement. Dafür wurden sämtliche aktuellen Verträge gescannt, indexiert und im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Jeder Vertrag ist mit seiner Ablauffrist versehen. Einen Monat vor dieser Frist löst DocuWare automatisch einen „Vertragsalarm“ aus und informiert den zuständigen Mitarbeiter per Mail, dass der Vertrag zur Kündigung, Neuverhandlung oder Verlängerung ansteht. „Wir haben seither keine Kündigungsfristen mehr versäumt und es bleibt Zeit genug, alternative Angebote einzuholen“, ist Rainer Schmidt zufrieden. Gleichzeitig stehen nun die Verträge den berechtigten Mitarbeitern immer sofort auf Knopfdruck zur Verfügung. Der Zugriff auf die einzelnen Verträge ist durch ein Rechtesystem geregelt, so dass auch alle Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

 

Fazit

Was dem Abteilungsleiter der Hauptverwaltung an der Lösung besonders gefällt, sind die Flexibilität des Systems und das einfache Handling: „DocuWare lässt sich genau an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Unsere internen Organisationsabläufe mussten wir nicht ändern.“ Das sei sicher ein Grund gewesen, dass die Mitarbeiter die neue Software schnell akzeptierten und gerne nutzen. In allen Bereichen des Studierendenwerks ist deshalb ein weiterer Ausbau des DMS geplant: In der Personalabteilung steht die digitale Personalakte auf der Agenda, die Mieterakten sollen ebenfalls archiviert und im Bereich Bau und Technik sollen künftig Bauunterlagen und Bilder im zentralen Dokumenten-Pool für den schnellen Zugriff bereitstehen. „Wir machen uns ständig Gedanken, die Möglichkeiten noch besser zu nutzen, die die Digitalisierung bietet“, sagt Rainer Schmidt.

 

 

„Durch den DMS-Einsatz sind wir in der zunehmend digitalisierten Welt auf dem richtigen Weg.“

Rainer Schmidt, Abteilungsleiter Hauptverwaltung, Studierendenwerk Siegen

 

Traditionell fortschrittsorientiert

Das Erfolgsrezept der IRLE Gruppe basiert auf Engagement, Fachkompetenz, Kundennähe und der Aufgeschlossenheit gegenüber dem Einsatz neuer Technologien. Beispielsweise werden auch im Personalwesen Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines elektronischen Archivs optimiert.

 

Ausgangssituation

Die IRLE Gruppe blickt auf eine mehr als 300-jährige Historie in der Eisenverarbeitung zurück. Als übergeordnete Verwaltungseinheit bildet die IRLE DEUZ GmbH das Dach des Familienunternehmens. Strategische Entwicklungen, Organisationsprinzipien und Geschäftsrichtlinien der vier Tochteruntergesellschaften werden durch die Geschäftsführung von IRLE DEUZ aktiv mitgestaltet.

IRLE DEUZ stellt unternehmensweit die zentrale IT-Infrastruktur bereit und betreut auch die Segmente Finanzbuchhaltung, Personalplanung, Werksplanung und Arbeitsorganisation. Im Personalwesen zählt dazu die Verwaltung der knapp 400 Konzernmitarbeiter und der rund 300 Betriebsrentner. Eine Aufgabe, die laut Leiterin Personalwesen Andrea Scheffel große Dokumentenmengen erzeugt. Neben den traditionellen Personalakten der Mitarbeiter sowie den oft umfangreichen Bewerbungen auf Stellenausschreibungen trugen in erster Linie monatliche Abrechnungen und Listen zum Anwachsen der Papierberge bei. Das Spektrum an Dokumenten, die oft über zehn Jahre archiviert werden müssen, reicht von Zeiterfassungsbelegen über Kantinenabrechnungen und Verdienstabrechnungen bis hin zu Lohnabrechnungs-, Kostenstellen- oder Beitragslisten. „Obwohl wir nur die Dokumente des aktuellen sowie des Vorjahres griffbereit in unserem Büro und Altdokumente in einem separaten Archivraum lagerten, drohte der Papier-GAU. Die Ablage vieler Dokumentarten nach unterschiedlichen Ablagekriterien führte immer häufiger zu langen Suchzeiten und zu Einbußen bei der Bearbeitungseffizienz“, erläutert Andrea Scheffel. Im Herbst 2009 fiel die Entscheidung zur sukzessiven Einführung eines digitalen Archivs für alle zentralen Verwaltungsabteilungen. Als Pilotprojekt sollte im Personalwesen mit der Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems begonnen werden.

 

Die Lösung

In Zusammenarbeit mit dem dreiköpfigen EDV-Team erweiterten die DMS-Spezialisten die bestehende zentrale Client-Server-Infrastruktur um einen separaten DocuWare-Server. Für insgesamt zehn Mitarbeiter aus Finanzbuchhaltung und Personalwesen sowie für Führungskräfte in der Konzernzentrale und bei den Töchtern wurden über DocuWare Web Client unterschiedlich gestaffelte Zugriffsrechte auf den zentralen Dokumenten-Pool eingerichtet. Zwei Arbeitsplätze in der Personalabteilung wurden darüber hinaus mit leistungsstarken Fujitsu-Dokumentenscannern vom Typ fi-6130 und mit zusätzlichen 19- beziehungsweise 22-Zoll-Großbildschirmen ausgestattet. In einem Folgeschritt wurde DocuWare in Varial und das Warenwirtschaftssystem PITSS. ERP integriert.

Parallel zur Hardware- und SoftwareImplementierung erfolgte beim DocuWare-Partner die Digitalisierung von etwa 100.000 für den täglichen Geschäftsbetrieb relevanten Altdokumenten. Zum Jahreswechsel 2009/2010 wurden die Daten in das elektronische Archiv überspielt, so dass der Dokumenten-Pool zum 1. Januar 2010 seinen produktiven Betrieb aufnehmen konnte.

 

Prozessdarstellung

Originär elektronisch erstellte Dokumente werden aus der jeweiligen Basisapplikation vollautomatisch im elektronischen Archiv abgelegt. „Für die verschiedenen Dokumentenarten haben wir unterschiedliche Aufbereitungsprozesse definiert, in denen anhand von Schlüsselbegriffen wie der Personalnummer relevante Informationen, etwa Beträge oder Zeitangaben, zur Indexierung verwendet werden“, erklärt Jens Dietrich. Aufgaben, die sein EDV-Team nach entsprechender Einführung inzwischen eigenständig durchführt. „Die Konfiguration von DocuWare ist gleichermaßen intuitiv wie transparent; das eröffnet uns die Möglichkeit, selbst aktiv zu werden und schnell auf Änderungen in Geschäftsprozessen zu reagieren“, so Dietrich. Papierbasierte Dokumente, zum Beispiel Bewerbungen, Urlaubsanträge, Schriftverkehr sowie Krankmeldungen und Reisekostenbelege werden durch die Mitarbeiter der Personalabteilung digitalisiert und je nach Dokumentenart manuell verschlagwortet.

 

Die Vorteile

Auf circa 2.000 bis 3.000 schätzt Andrea Scheffel die Zahl der Dokumente, die monatlich im zentralen DokumentenPool archiviert werden. 175.000 Dokumente befinden sich bereits darin. Ein Volumen, das nicht nur Kosteneinsparungen hinsichtlich des Stellflächenbedarfs im Büro und Aktenarchiv generiert, sondern auch positive Auswirkungen auf Arbeits- und Verwaltungsprozesse hat. „Unsere Auskunftsfähigkeit ist gestiegen, und wir können Informationen wie Bewerbungsunterlagen deutlich schneller verteilen sowie schneller auf Anfragen reagieren. Ein Ergebnis, das Unternehmensführung und Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommt“, so Scheffel. So erhalten beispielsweise zugriffsberechtigte Geschäftsführer von Tochterunternehmen auf Knopfdruck ausgewählte Personaldokumente, wo früher Papierkopien angefertigt und per Briefpost oder Fax versandt werden mussten. Aber auch die Mitarbeiter profitieren von der DMS-Einführung. Als ein Beispiel von vielen nennt Andrea Scheffel Reisekostenabrechnungen, die heute spürbar zeitnäher bearbeitet werden können als in der Vergangenheit. Auch Bescheinigungen erreichen die Mitarbeiter heute deutlich schneller als früher.

 

Fazit

„Unsere Erwartungen hinsichtlich der Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse im Personalwesen haben sich durchweg erfüllt“, resümiert Jens Dietrich. Weitere Möglichkeiten der Prozessoptimierung sollen demnächst ausgeschöpft werden. „Mittels des DocuWare-Moduls SMART CONNECT werden wir einen Button direkt in die Varial-Oberfläche integrieren, so dass der Zugriff auf unseren Dokumenten-Pool noch schneller und komfortabler erfolgt“, verspricht Dietrich. Weitere DMS-gestützte Prozesse in anderen Abteilungen sollen folgen. So wurde im Vertrieb bereits eine elektronische Auftragsmappe anhand von Dokumenten-Workflows realisiert. Aufträge und ihr jeweiliger Bearbeitungsstatus, die früher in einer Papierakte abgewickelt wurden, liegen heute in Form elektronischer Aufgabenlisten tagesaktuell und transparent vor – Fristen lassen sich dadurch problemlos einhalten. Über den DocuWare Web Client und eine sichere VPN-Verbindung greifen auch Außendienstmitarbeiter jederzeit auf wichtige Dokumente zu, ohne dass sie Aktenberge mitführen müssen. Sukzessive wird DocuWare im Rechnungswesen der IRLE Gruppe eingeführt. „Wir haben damit begonnen, die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die damit verbundenen Freigabeprozesse ebenfalls über DokumentenWorkflows zu steuern und somit auch diese transparenter zu gestalten“, so Dietrich. „Skontofristen werden dadurch garantiert eingehalten.“

 

„Unser Ziel war es, mit der Implementierung eines gleichermaßen leistungsstarken wie flexiblen DMS eine solide Basis für die sukzessive Optimierung unserer Geschäftsprozesse zu schaffen. Das ist uns gelungen.“

Jens Dietrich, EDV-Leiter, IRLE DEUZ GmbH, Netphen-Deuz

Andrea Scheffel, Leiterin Personalwesen, IRLE DEUZ GmbH, Netphen-Deuz

Docuware im Einsatz bei Georgi Transporte, Burbach

Eine gehörige Portion Pioniergeist, der Mut zum Außergewöhnlichen und der Drang, Risiken zu bezähmen, waren von Anfang an der Motor bei der Entwicklung des Luftfrachttransport-Unternehmens Georgi. Aber auch die entsprechende Sorgfalt und Erfahrung gehören dazu, um Spezialtransporte und besondere Verladetechniken wie die von Flugzeug-Triebwerken zu bewerkstelligen. Mit der inzwischen 170 Fahrzeuge starken Flotte ist man für alle Eventualitäten gewappnet: Modernstes Equipment mit Fahrzeugen wie Vier- und Fünf-Palettenzügen sowie Hightech-LKWs mit Überwachung aktueller Temperaturund Luftfeuchtigkeitswerte bilden die Voraussetzung für den Transport von Flugzeugteilen oder Produktionsanlagen für die Halbleiterindustrie zur Chip-Herstellung, aber auch lebenswichtiger Güter wie Blutplasma oder Medikamente. Spektakuläres gibt es natürlich auch in der Historie des 1980 von Siegfried Georgi gegründeten Unternehmens: Der vom Hollywood-Film „Free Willy" bekannte Wal gehörte ebenso schon zur Fracht des renommierten Transportunternehmens wie der Weltraum-Satellit Christina.

 

Start im Archiv: Aktenlager besser nutzen

Aufgrund des hohen Papieraufkommens allein durch die mehrseitigen Frachtbriefe war bei Georgi die Lagerkapazität im 50 POSTMASTER-Magazin 1-2/2008 Dokumentenmaster Januar 2006 zwar noch nicht erschöpft. Auf lange Sicht wollte man die Räumlichkeiten jedoch gern sinnvoller nutzen als mit Bergen von Papier. „Wir beauftragten mit dem Einscannen und der Archivierung das Siegener Unternehmen bmd Microfilm und digitale Datentechnik GmbH, das uns als Scan-Dienstleister für kompetente Beratung und erstklassige Qualität bekannt ist", berichtet Hans-Jörg Schnorrenberg, Teamleiter Organisation. „Da die Dokumente nach einer Aufbewahrungsfrist von vier Wochen durch die digitalisierten Belege ersetzt werden sollten, brauchten wir einen zuverlässigen Partner mit dem entsprechenden Know-how, der große Mengen an Material auch Zwischenlagern konnte." Für das Einscannen von rund 2000 Ordnern und Archivieren des Inhalts auf optischen Medien wurde ein Zeitraum von zirka sechs Monaten veranschlagt. Wichtig war für Georgi bei diesem Projekt, dass die Auskunftsmöglichkeit für die Kunden währenddessen aufrechterhalten blieb. Einen ersten Schritt in Richtung des leistungsstarken Dokumentenmanagement-Systems Docuware unternahm man bereits mit dem Einsatz von Docuware Request. Hiermit ist es möglich, ohne Software-Installation die gescannten Dokumente entsprechend zuvor festgelegter Suchkriterien direkt anzuzeigen und wenn nötig auszudrucken. Der Zugriff auf die ausgelagerten Dokumente wie Buchhaltungsunterlagen, Frachtbriefe und Belege der Schadensabwicklung war somit gewährleistet.

 

Steuerprüfung: Härtetest bestanden

Spannend wurde es nach dem pünktlichen Abschluss der Archivierung Ende August: Für den 1 September 2006 hatte sich die Steuerprüfung angemeldet und recherchierte die erforderlichen Unterlagen einzig über die digitalisierten Dokumente. „Dieser Umstand wurde von der Belegschaft mit höchstem Interesse verfolgt, bestanden doch Vorbehalte gegenüber dem papierlosen Archiv. Eigentlich ein willkommener Zufall - nachdem alle Belege problemlos gefunden wurden, waren die Mitarbeiter von der Lösung restlos überzeugt", erklärt Schnorrenberg.

 

Vom Archiv zum lebenden Dokument

Die Entscheidung, Docuware in größeren Dimensionen einzusetzen und den Schritt von der reinen Archivierung zum modernen Dokumentenmanagement mit optimiertem Workflow zu vollziehen, fiel jedoch schon einige Zeit vorher. Bereits im April hatte der innovative Luftfrachttransporteur den betriebswirtschaftlichen Nutzen durch eine effizientere Bearbeitung der „lebenden" Dokumente erkannt und realisierte die Umstellung mit bmd und Alos als langjährigem Partner gemeinsam. „Die Alos GmbH mit ihrer praktisch 50-jährigen Branchenerfahrung übernahm die gesamten programmiertechnischen Anpassungen und stand uns mit hoher Kompetenz in Sachen Archivierung/ Workflow-Optimierung zur Seite", so Schnorrenberg. Die erste Abteilung, bei der man mit dem Einsatz von Docuware begann, war die der Schadensabwicklung. Hier müssen zahlreiche verschiedene Unterlagen gesammelt und einem Schadensfall zugeordnet werden. Dazu gehören Formulare, Fotos sowie der Schriftverkehr mit verschiedenen Adressaten zum selben Vorgang wie beispielsweise Versicherungen, Unfallgegner oder Gutachter. Hinzu kommen die Unterlagen des Fuhrparks an die Werkstatt und darüber hinaus Vermerke im „LKW-Ordner" über den Einbau von Ersatzteilen und sonstige Besonderheiten. „Bei einer Fahrzeugflotte von 170 Fahrzeugen sind Schadensabwicklungen an der Tagesordnung - und natürlich laufen auch mehrere zeitlich parallel", erklärt Schnorrenberg den Umfang einer jeden Schadensmeldung.

 

Virtuelle Mappe für reale Projekte

Wurden alle diese Unterlagen früher in einer Mappe gesammelt, führt man sie jetzt unter einer Schadensnummer, unter der alle zum Vorgang gehörenden Belege in gescannter Form vorliegen. Sowohl der gesamte Vorgang als auch einzelne Belege stehen so in Sekundenschnelle zur Verfügung. Dies ermöglichte das Docuware-Zusatzmodul „Content Folder", mittels dessen ein Zusammenfassen archivierter Dokumente nach Projekten bzw. Vorgängen möglich wird. Docuware erzeugt eine virtuelle Mappe mit allen Dokumenten, die die jeweilige Schadensnummer als Indexbegriff haben, und legt neue Belege dort auch automatisch ab. Beim Öffnen der virtuellen Mappe wird der Anwender dann vom System auf die neu hinzugekommenen Dokumente hingewiesen.

 

Sachbearbeitung am digitalen Dokument

Eine weitere Prozessoptimierung erzielt das Familienunternehmen mit den Zusatzfunktionalitäten des Docuware- Viewers. Dieses vielfältige Werkzeug stellt eine Reihe verschiedener Bearbeitungsoptionen zur Verfügung: Auf den Dokumenten können hiermit elektronische Signaturen, Textnotizen oder Kommentare angebracht werden. Bei Georgi erhält jedes Schriftstück bis zur endgültigen Schadensabwicklung einen elektronischen Stempel als Freigabe. Das Schriftstück selbst bleibt dabei unverändert, der Stempel wird als „Overlay" wie auf Folie gedruckt und separat gespeichert. Die jeweiligen Mitarbeiter in der Abteilung Schadensregulierung als auch diejenigen des Fuhrparks sind dadurch sofort über den Bearbeitungsstatus des Dokuments informiert. „Mit Docuware und den leistungsstarken Zusatzmodulen konnte zum einen die Schadensabwicklung selbst wesentlich übersichtlicher und effizienter organisiert werden, zudem wurde aber auch der Workflow zwischen Schadensabwicklung und Fuhrpark entscheidend verbessert", erläutert Schnorrenberg.

 

 

Frachtbrief-Digitalisierung: Einzug ins Kerngeschäft

Doch bevor man in dem Transportunternehmen mit über 55 Verwaltungsmitarbeitern die digitale Integration des Fuhrparks in Angriff nahm, gab es einen weitaus dringenderen Bedarf an Prozessoptimierung. Dieser betraf den Bereich der Frachtbrief-Ablage. Da diese Belege die Grundlage für die Abrechnungen mit den Georgi-Kundcn bilden, darunter international renommierte Unternehmen wie Lufthansa, Air France oder UPS, lag es nahe, Frachtbrief-Ablage und Ausgangsrechnung im Mai 2006 parallel auf die Bearbeitung mit Docuware umzustellen. Schnorrenberg beschreibt das Einsparungspotenzial in diesen Bereichen als enorm. „Mit einem Belegaufkommen von täglich mehr als 100 bis zu dreiseitigen Frachtbriefen war die Arbeit kaum noch zu bewältigen. Da diese Belege den Ausgangsrechnungen im Original beigelegt werden, mussten sie vor der Sortierung und Ablage auch noch kopiert werden." Mit dem Einsatz von Docuware können schon allein in diesem Bereich täglich zwei bis drei Stunden eingespart werden. Die ständige Einsatzbereitschaft des Unternehmens an sieben Tagen pro Woche führt montags sogar zu einer Einsparung von bis zu neun Stunden. Hinzu kommen außerdem noch die Frachtbriefe der Georgi-Zweigniederlassung direkt am Frankfurter Flughafen. Da die Flotte des rund um die Uhr erreichbaren Luftfrachttransporteurs im letzten halben Jahr von zuvor 140 auf 170 Fahrzeuge erweitert wurde, sei die Arbeitseinsparung „drastisch zu spüren", so der verantwortliche für die Organisation bei Georgi, „und das aktuelle Aufkommen zum heutigen Zeitpunkt ohne diese Innovation nicht mehr vorstellbar." Zudem fülle diese Belegflut pro Monat zirka zehn Ordner, so dass mit dem Einsatz von Docuware extrem hohe Lagerraumkosten eingespart werden konnten.

 

Digitaler Frachtbrief und automatische Abrechnung

Inzwischen scannt man bei Georgi alle Frachtbriefe ein und archiviert diese nach einer Verschlagwortung im System automatisch über die LKW-Nummer, das Kfz-Kennzeichen und dem entsprechenden Datum. Für die Abrechnungen werden die relevanten Daten aus den Frachtbriefen übernommen, und die monatlich rund 500 bis 600 Ausgangsrechnungen können automatisch über die Auftragsund Kundennummer erstellt werden. Dank Tiff-Maker, einer in Docuware integrierten Funktion, brauchen diese Belege nur noch einmal für den Kunden ausgedruckt zu werden. Im System wird dabei die Rechnung parallel über eine digitale Signatur den bereits archivierten Frachtbriefen beigefügt.

 

Komplett-Digitalisierung als nächster Schritt

Als Verantwortlicher für das Ressort Organisation weiß Schnorrenberg die Vorteile nicht nur betriebswirtschaftlicher Natur sehr genau zu schätzen: „Die Einsparungen erstrecken sich über mehrere Ebenen. Wir konnten mit dem Einsatz von Docuware die gesamte Organisation straffen, übersichtlicher gestalten und dazu unnötige Kosten für Peripheriegeräte wie Kopierer und Drucker senken. Die erforderlichen Schriftstücke stehen nun sofort zur Verfügung, zeit- und kostenaufwändige Prozesse, die zudem die Mitarbeiter unterforderten, konnten durch konstruktive Tätigkeiten ersetzt werden. Das Erstellen der Abrechnungen ist nicht nur schneller, sondern durch Vermeiden von Ablagefehlern vor allem zuverlässiger geworden." Das Ende der Fahnenstange ist natürlich noch längst nicht erreicht. Ein innovatives Unternehmen mit kometenhaftem Aufstieg und solider Etablierung in einer Branche, die für die meisten Menschen zu einer anderen Dimension gehört, hat weiterhin viel vor - in absehbarer Zukunft soll die Verwaltung der Dokumente des gesamten Unternehmens inklusive der Frankfurter Zweigniederlassung auf die Organisation mit Docuware umgestellt werden.

 

Prozessoptimierung durch elektronisches Dokumentenmanagement

Die Leonhard Breitenbach GmbH hat sich seit Ihrer Gründung im Jahre 1866 zu einem modernen, weltweit operierenden Unternehmen mit einer breiten Palette von Produkten und Dienstleistungen „rund um die Walze" entwickelt. Die hohe Qualität und extreme Präzision ihres Angebotes, ein außerordentliches Know-how sichern dem Unternehmen einen festen Platz im Markt auch in Krisenzeiten. Die besondere Stärke des Unternehmens liegt darin, dem Kunden ein auf seinen speziellen Anwendungsfall optimal abgestimmtes, einbaufertiges Produkt anbieten zu können. Das Unternehmen bietet seinen Kunden auch zahlreiche Dienstleistungen von der kompetenten Beratung über die Konstruktion und Optimierung bis hin zur Wiederaufarbeitung von Walzen an. Das kontinuierliche Wachstum der Walzengießerei erfordert eine moderne Infrastruktur und optimierte Prozesse. Aus diesem Grund entschied man sich für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) und die bmd GmbH als Partner. Die mit der Umsetzung beauftragte bmd GmbH wurde bereits 1975 als Dienstleistungsunternehmen für Archivierung auf Mikrofilm gegründet. Seit Mitte der 90er Jahre hat sich das Unternehmen auf Scandienstleistung, digitale Archivierung und DokumentenmanagementLösungen spezialisiert. bmd ist als Scandienstleister jederzeit in der Lage große Mengen Papier schnell und in höchster Qualität zu digitalisieren – vom Quittungsbeleg, über Auftragsdokumente und Pläne bis zu gebundenen Vorlagen wie Büchern. Als zertifizierter Anbieter von Dokumentenmanagement- und Emailarchivierungssystemen erarbeitet bmd gemeinsam mit seinen Kunden individuelle Konzepte für die Implementierung dieser Lösungen.

 

Anforderungen und Rahmenbedingungen

Die anstehende Einführung des neuen ERP-Systems und die immer unübersichtlichere Ablage sämtlicher Dokumente in Papierform, veranlasste die Geschäftsführung der L. Breitenbach GmbH sich über die Integration eines Dokumentenmana gement-Systems zu informieren. In dieser Phase fiel die Wahl schnell auf die ebenfalls in Siegen ansässige bmd GmbH. Es wurden gemeinsam verschiedene Eckpunkte für den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare definiert. Dazu gehörte vor allem die Integration ins neue ERP-System und die entsprechende Finanzbuchhaltungssoftware. Alle im ERP erzeugten Dokumente wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen sowie technisch relevante Daten sollten automatisiert und rechtssicher archiviert werden. Die entsprechende Archivierung von Emails und gescannter Dokumente war ebenfalls Grundvoraussetzung. Darüber hinaus war es wichtig, das DMS auch in andere Anwendungen (z.B. MS-Office) integrieren zu können. Durch die automatisierte und strukturierte Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente im DMS, sollten effizientere Ablage- und Suchvorgänge gewährleistet und Prozesse transparenter gestaltet werden. „Wer modernste Walzentechnologie vermarktet und weltweit tätig ist, muss sich auch intern so aufstellen, dass er den immer vielfältigeren Anforderungen gerecht wird und dabei den Kundenservice kontinuierlich verbessern kann. Dafür müssen relevante Informationen, d.h. die elektronische Kundenakte, sowohl den berechtigten Mitarbeitern am Hauptsitz als auch den mobilen Mitarbeitern sicher, schnell und übersichtlich zur Verfügung stehen,“ so Geschäftsführer Dr. Uwe Fischer.

 

Die Lösung

Mit Hilfe von DocuWare können sämtliche Dokumente elektronisch archiviert und in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt werden. Dadurch haben alle berechtigten Mitarbeiter unmittelbaren Zugang zu allen benötigten Dokumenten. Außendienstmitarbeiter können über Internet zugreifen.

„Wir haben uns für bmd und DocuWare entschieden, weil Sie etabliert sind und sich auf die gesamte Prozesskette, vom Scannen über die Archivierung bis hin zum Dokumenten-Workflow spezialisiert haben“, so Dr. Uwe Fischer. Der ITLeiter Holger Reichert ergänzt: „Das Dokumentenmanagement-System DocuWare überzeugt durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und die einfache sowie komfortable Integration ins ERP-System und andere Applikationen.“ DocuWare ist gemäß ISO 9001:2008 zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Archivierung nach HGB/AO, GoBS und GDPdU.

 

Abteilungsübergreifender Nutzen

Das Spektrum der unterstützten Prozesse reicht von der Materialwirtschaft mit Einkauf und Wareneingang über den Bereich Arbeitsvorbereitung, wo Fertigungsaufträge und -unterlagen elektronisch verwaltet werden, über die Produktion und die Qualitätskontrolle bis hin zum Vertrieb.

 

Finanzbuchhaltung

In der Finanzbuchhaltung werden derzeit alle Eingangsrechnungen mit einem Barcode versehen und über die in DocuWare integrierten Scanner digitalisiert. Anhand der Barcodes werden die gescannten Rechnungen getrennt und später automatisiert über Datenbankabfragen indiziert, also mit Ablage- und Suchkriterien verschlagwortet. Im ersten Schritt spart dies bereits unzählige Kopien ein, die früher für verschiedene Abteilungen und Akten angefertigt wurden. Die Sachbearbeiter bringen ihre Buchungs- und Zahlungsstempel elektronisch an, ohne den Originalzustand des Dokuments zu verändern und dokumentieren damit sogleich den digitalen Bearbeitungsprozess. Alle Rechnungen und dem Vorgang zugehörige Dokumente können auf Knopfdruck aus der führenden Buchhaltungssoftware aufgerufen und im DocuWareViewer angezeigt werden. Der Viewer ermöglicht es beispielsweise, im Nachhinein Anmerkungen anzubringen oder das Dokument direkt aus DocuWare per Email als pdf zu versenden – mit oder ohne Anmerkungen, je nach Empfänger. Dieser Bereich wird im nächsten Schritt um die elektronische Rechnungsfreizeichnung erweitert, damit Umlaufzeiten weiter verkürzt werden können. Dokumente können dann während des gesamten Freizeichnungsprozesses überwacht und von der Fibu eingesehen werden.

 

Vertrieb/Geschäftsleitung

Im Vertrieb unterstützt DocuWare die gesamte Prozesskette von der Angebotserstellung über Auftragsbestätigung bis zur Rechnungsstellung. Anfragen kommen z. B. per Fax oder Email und werden direkt in DocuWare archiviert. Das daraufhin in der ERP-Software zu erstellende Angebot wird automatisch mit den richtigen Indizes (Schlag- bzw. Suchworte) wie Kunde, Angebotsnummer und Datum im Archivsystem abgelegt und steht dann jedem berechtigten Mitarbeiter direkt aus der Anwendung per Tastenaufruf zur Verfügung. So wird mit allen, in der ERP-Software erzeugten Belegen verfahren. Korrespondenz aus Word und Kalkulationen aus Excel können durch die in DocuWare enthaltene Schnittstelle zu MS-Office ebenfalls direkt dem Auftrag zugehörig archiviert werden. Der gesamte interne Druckoutput und die damit verbundenen Sortier- und Ablagezeiten werden durch DocuWare eingespart. Alle dem Geschäftsvorfall zugehörigen Dokumente können per Knopfdruck angezeigt werden, was zu deutlich verbesserter Transparenz und zu effizienteren Prozessen führt. Bei einer Kundenanfrage ist der Bearbeiter direkt auskunftsbereit, ohne sich die Unterlagen aus verschiedenen Ablagesystemen heraussuchen zu müssen. Auch von unterwegs ist der Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten möglich.

 

Email-Archivierung

Emails werden bei Breitenbach automatisiert und revisionssicher in DocuWare archiviert. Ein- und ausgehende Emails werden direkt am Exchange-Server mitarbeiterbezogen im DocuWare-Archiv gespeichert. Jeder kann anschließend auch über das Archivsystem nach seinen Emails suchen. Durch die komfortable Integration von DocuWare in Outlook, werden Emails zudem direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Somit haben alle berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf eine lückenlose elektronische Akte, die auch die wichtigen per Email getroffenen Absprachen enthält.

 

Backup

Alle Datenbanken und die entsprechenden Dokumente des DMS werden bei Breitenbach täglich gesichert. DocuWare selbst verfügt auch über verschiedene Mechanismen zur Datensicherung, wie die Möglichkeit ganze Archive auf externe Datenträger auszulagern. Im Notfall lässt sich die gesamte Datenbank neu aufbauen. „Wir verfügen zusätzlich über ein Clustersystem, was uns erlaubt, im laufenden Betrieb auf einen zweiten Server umzustellen, ohne dass die Mitarbeiter in ihrer Arbeit behindert würden,“ so Holger Reichert, IT-Leiter.

 

Ausblick

Die Ausweitung der elektronischen Workflows birgt noch viel Optimierungspotenzial. „Neue Möglichkeiten des elektronischen Dokumentenaustauschs ergeben sich so zum Beispiel auch durch die rechtlichen Vereinfachungen bzgl. der digitalen Rechnung, welche ab dem 01.07.2011 nicht mehr mit der qualifizierten digitalen Signatur versehen sein muss. Eine Rechnung könnte einfach per Email versendet werden. Es gelten die gleichen Prüfkriterien wie bei Papier und es muss eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBS vorliegen“ so Jan Soose, Prokurist bmd.

 

 

kay druck und medien optimiert Prozesse und Kunden-Service durch elektronisches Dokumentenmanagement und die Einführung der elektronischen Auftragsakte.

TOP Magazin: Wie sind Sie darauf gekommen, auf ein solches System zu setzen? Was waren Ihre Beweggründe?

 

Michael Kay: Oberflächlich gesehen ging es zunächst darum, die hohe Menge an ein- und ausgehenden Informationen in Form von Lieferscheinen, Rechnungen, Briefen und Emails zu archivieren und wieder auffindbar abzulegen. Im Wesentlichen aber geht es darum, dafür Sorge zu tragen, dass sich Mitarbeiter auf Ihre Kernarbeit konzentrieren können, wodurch in erster Linie mehr Zeit für den Kundenservice und für die Neukundenakquise geschaffen wird.

 

TOP Magazin: Wie kann man sich ein solches Projekt vorstellen, wo haben Sie angesetzt?

 

Michael Kay: DocuWare dient uns als Zentrales Archiv für Verwaltung, Vertrieb, Controlling und Abrechnung. So erfüllt DocuWare gleich mehrere Aufgaben: Die automatische Archivierung der Ausgangsrechnungen im elektronischen Archiv. Diese stehen sofort für alle Abteilungen bzw. berechtigten Mitarbeiter für die weitere Bearbeitung und Recherche zur Verfügung, z.B. für Controlling- und Abrechnungsvorgänge. Unterschriebene Lieferscheine werden zerntral digitalisiert und ebenfalls direkt mittels automatisierter Auslesung (OCR) von zuvor festgelegten Kriterien, wie Kunde, Datum, Beleg- und Auftragsnummer, in DocuWare abgelegt, um eine durchgängige und lückenfreie Auftragsakte zu führen. Eingangsrechnungen werden ebenfalls zentral gescannt; diese werden manuell entsprechend definierter Indexkriterien dem Auftrag zugehörig archiviert. Somit können die entstandenen Kosten auch direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. Alle Vertriebsmitarbeiter sind angehalten, Ihre Dokumente, welche früher in einer papierbasierten Auftragsmappe abgelegt worden sind, nun in digitaler Form aus dem jeweiligen System in DocuWare zu speichern. So werden Schriftverkehr, Kalkulationen, Angebote und Auftragsdatenblätter ohne Ausdruck chronologisch der Auftragsakte zugewiesen. Papierbasierte Schriftstücke werden eingescannt und so wächst die elektronische Auftragsakte zu einem in sich geschlossenen Vorgang. Damit die Vertriebsmitarbeiter nicht durch Ablage- und Scanarbeiten in Ihrer eigentlichen Tätigkeit eingeschränkt werden, wird der angefallene Schriftverkehr an einem zentralen Scanner verarbeitet und unter der führenden Auftragsnummer abgelegt und ist anschließend über unser Netzwerk in DocuWare archiviert.

 

TOP Magazin: Wie nutzen Sie selbst das System?

 

Michael Kay: Das System ist ein wichtiges Hilfsmittel im Bereich Controlling geworden. Ich kann beispielsweise direkt recherchieren, ob die durch diesen Auftrag entstanden Fremdkosten (Eingangsrechnungen) bei unserer Abrechnung entsprechend berücksichtigt wurden.

 

TOP Magazin: Wo sehen Sie für Ihr Unternehmen den größten Nutzen einer solchen Lösung?

 

Michael Kay: Alle Auftragsinformationen können über ein System genau so, wie sie das Haus verlassen haben bzw. eingegangen sind, recherchiert und bearbeitet werden. DocuWare ist mittels des integrierten Anzeigeprogramms in der Lage, alle Formate darzustellen. Das heißt, ich muss nicht alle Programme von der Auftragsverwaltung über die Fibu bis hin zu Word gleichzeitig geöffnet haben, sondern arbeite mit einer Anwendung, um die Auftragsunterlagen zu sichten. Dokumente können nicht mehr abhanden kommen, wenn Sie einmal im System abgelegt sind, da kein Mitarbeiter außer dem Systemadministrator Dokumente aus dem Archiv löschen kann. Dies kann in Papierform doch wesentlich leichter vorkommen, weil man häufig ohne Absicht vergisst, den Vorgang zurück zu heften und der nächste Mitarbeiter vergebens nach genau diesen Informationen sucht. Des Weiteren können wir unseren Kunden die gewünschten Dokumente über das System per Mail zur Verfügung stellen und bei Bedarf natürlich auch wieder ausdrucken.

 

TOP Magazin: Wo sehen Sie jetzt noch Verbesserungsbedarf und wie sehen die nächste Schritte aus?

 

Michael Kay: Das System ist vor gut einem Jahr von der bmd GmbH bei uns eingeführt worden. Mittlerweile ist DocuWare zum zentralen Instrument geworden, weshalb wir jetzt die Zugriffsmöglichkeiten erweitern werden, damit es uneingeschränkt für alle Kollegen zur Verfügung steht. In den nächsten Wochen wird die Emailarchivierung in das System integriert, um auch den Emailverkehr jederzeit auftragsspezifisch aufrufen zu können. Somit werden nach und nach alle Dokumentarten in einem zentralen Dokumentenpool archiviert. Dies birgt enorme organisatorische Vereinfachungen und damit auch Kosteneinsparungen in sich. Zum anderen werden die Vorgänge revisionssicher gemäß der rechtlichen Vorschriften archiviert. Noch Zukunft, aber ein interessanter Aspekt: Integration der Buchhaltung und Anbindung an den Steuerberater z.B. über DocuWare-WebClient für den gesicherten Zugriff des Steuerberaters auf die relevanten Belege im Docu-Ware-Archiv.

 

TOP Magazin: Haben Sie dieses Projekt mit eigenen Mitteln oder mit Hilfe eines Dienstleisters umgesetzt?

 

Michael Kay: bmd Microfilm und digitale Datentechnik GmbH aus Siegen hat sich für uns als unverzichtbarer Partner etabliert. Das Projekt wird von Herrn Soose (bmd) betreut und begleitet. Er hilft uns bei den organisatorischen Umstellungen und der Abbildung der Prozesse im DokumentenmanagementSystem DocuWare. Er bringt neue Ideen ein und berät uns hinsichtlich der Einsatzmöglichkeiten und neuen Features von DocuWare. Dokumentenmanagement ist nicht zu unterschätzen, aber mit Unterstützung eines erfahrenen Dienstleisters birgt es enorme Möglichkeiten zur Optimierung der Prozesse im Unternehmen.