Revisionssichere Archivierung

Erfolgt die Akten-Archivierung digital, kommen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) zum Tragen, die seit Anfang 2017 gelten.

Demnach sind aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen zwingend wie folgt zu speichern: Im Original, unverlier- und unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und nicht zuletzt maschinell auswertbar.

DocuWare ist zertifiziert und unterstützt Sie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und Compliance-Richtlinien

DocuWare ist ein digitales Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-System, dass es Ihnen ermöglicht Ihre dokumentbasierte Prozesse im Sinne der GoBD, DSGVO und weiterer Vorgaben zu erfüllen.

Produkt, Unternehmen und Plattform erfüllen alle Standards und Normen, um Ihre Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. DocuWare wird regelmäßig durch unabhängige Institutionen geprüft und zertifiziert. Die objektiven Untersuchungen haben sowohl die Sicherheit als auch die Prozesse im Blick.

GoBD / IDWPS880

HIPAA

DSGVO

GeBüV

ISO 9001

ISO 27001

Flexibilität beim Format

Speichern Sie gescannte Dokumente, PDFs, E-Mails, Microsoft Office-Dateien (etwa Word, Excel oder PowerPoint), Bilder und vieles mehr.

Alles verschlüsselt, alles geschützt

Die gesamte Datenübertragung erfolgt über HTTPS und alle Dokumente sind AES-verschlüsselt. Darüber hinaus hält ein umfassendes Zugriffsrechtesystem unerwünschte Blicke von sensiblen Dokumenten fern.

Sicherungen über Sicherungen

Dedizierte Microsoft Azure-Rechenzentren in der EU verfügen über dreifache Datenspiegelung sowie redundante Datenspeicherung an einem externen Standort in derselben Region. Informationen gehen nie verloren und die Planung der Notfallwiederherstellung wird vereinfacht.

Rückverfolgbarkeit und Transparenz für Audits

Jede Dokumenten-Erfassung und -Version sowie jeder Kommentar wird protokolliert, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, und jeder Workflowschritt wird zur Transparenz des Prozesses dokumentiert. Audits waren noch nie schneller und vollständiger.

Datenkontrolle für Compliance und Disposition

Genau definierte Zugriffsrechte und eine strenge Informationsorganisation beschleunigen die Unterstützung strenger Initiativen zur Compliance wie DSGVO, HIPAA und Sarbanes-Oxley und vereinfachen die Planung von Aufbewahrungsrichtlinien für sensible Dokumente.

Unvollständige Informationen sind Vergangenheit

Die automatisierte, zuverlässige und gründliche Indizierung stellt sicher, dass Dokumente im Workflow präzise organisiert, auffindbar und im Arbeitsablauf rückverfolgbar sind. Jedes Dokument ist vollständig und es fehlen keine Daten.

VD2.1 Softwareanwendung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ”Ersetzendes Scannen” und ”Digitale Belegablage”

Um den Kunden eine einfache und kosteneffiziente Lösung anzubieten, hat sich die VD2 GmbH auf das Thema spezialisiert und bietet mit der bmd GmbH eine in DocuWare integrierte Lösung an, die je nach Komplexität der Unternehmensprozesse nur 15-20 Minuten in Anspruch nimmt.

Referenzkunden wie Almased oder Stiftung JOB nutzen dieses Add-on bereits.
Es gibt eine Aussage vom FA, welche positiv hervorhebt, dass das IKS systemseitig und automatisiert protokolliert wurde (Aussage KPMG).

Wird die DocuWare systemintegrierte Lösung verwendet, werden den zuständigen Mitarbeitern Aufgaben zugewiesen. Im Falle einer Anpassungsanfrage entscheidet der Vorgesetzte, ob die Dokumentation (Prozess) angepasst wird oder ob der Mitarbeiter nachgeschult wird. Diese Entscheidungen sind systemseitig protokolliert.
Die Verfahrensdokument muss regelmäßig überprüft werden, ob der dokumentierte Prozess auch so im Unternehmen gelebt wird (IKS: Internes Kontrollsystem). Der IKS startet alle 6 Monate automatisch (DocuWare Update Rhythmus).

Wird die Verfahrensdokumentation manuell überprüft, bedeutet dies, dass ein Mitarbeiter über 30 Informationspunkte in verschiedenen Abteilungen abfragen und zusammenführen muss. Die Abfrage, sowie änderungen müssen dann manuell in das Word Dokument eingetragen und versioniert werden. Die Fehlerquote bei manuellen überprüfungen ist nicht zu unterschätzen, da dies neben dem Tagesgeschäft erledigt werden muss.

Erstellung des Gesamtdokumentes:
Die VD2 generiert aus den einzelnen Antworten ein Gesamtdokument. Bei der DMS systemintegrierten Lösung werden Whitepaper sowie die GoBD Zertifizierung (falls vorhanden) automatisch mit hinzugefügt.

Schnittstelle zum DocuWare:
Wird die systemintegrierte Lösung oder eine individuelle Schnittstelle gebucht, werden die Dokumente in DocuWare übergeben. Die Konfigurationen im DMS zur Schnittstelle werden im Fall von Direktkunden von der VD2 übernommen.

Erstkonfiguration im DocuWare bei der systemintegrierten Lösung:
Die VD2 oder ein DMS Partner nimmt die Erstkonfiguration im DMS vor.