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E-Mail Archivierung mit DocuWare

Universell einsetzbar

Archivieren Sie E-Mails aus allen Exchange- und IMAP-Konten in DocuWare.

Optimal verfügbar

Die Informationen archivierter Mails sind für alle berechtigten Kollegen verfügbar.

GoBD-konform

Mails unterliegen als geschäftsrelevante Dokumente gesetzlichen Bestimmungen. Um die Einhaltung kümmert sich DocuWare als GOBD-konformes Dokumenten-Management.

Zentral organisiert

E-Mails sind zusammen mit anderen geschäftsrelevanten Dokumenten aufrufbar.

E-Mail Archivierung mit DocuWare

Machen Sie mehr aus Ihren Mails und binden Sie sie in Ihre Geschäftsprozesse ein.
Zwei Beispiele:

Rechnung per E-Mail

Eine Rechnung, die per Mail eingegangen ist, wird im Archiv abgelegt. Dadurch wird direkt der Freigabe-Workflow angestoßen und Sie halten bequem die Skontofrist ein.

E-Mails und andere Dokumenttypen

Kollegen können schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, auch wenn der zuständige Mitarbeiter außer Haus ist, da sie im Archiv den überblick über die gesamte Korrespondenz mit dem Kunden haben. Archivierte E-Mails lassen sich zusammen mit anderen Dokumenttypen verwalten. So verbessern Sie die Organisation zusammengehöriger Inhalte, zum Beispiel Projektdaten, Kundenkorrespondenz oder Firmendaten.

E-Mail Archivierung mit DocuWare

Mit dem DocuWare Workflow Manager definieren Sie präzise Regeln für den Umgang mit Dokumenten, Informationen und Entscheidungen und gewährleisten so ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz.
Die Funktionen stehen direkt in Outlook zur Verfügung:

Archivieren Sie E-Mails per Mausklick. oder verwenden den automatischen Import von Mails in DocuWare.

Das Postfach wird übersichtlich: Lassen Sie bereits archivierte Mails im Konto löschen. Mails, die Sie in Outlook behalten möchten, automatisch als abgelegt markieren lassen.

Seien Sie wählerisch: Dubletten und nichtssagende Standard-Anschreiben werden auf Wunsch automatisch aussortiert und nur der Anhang abgelegt.

Um Mails in Workflows einbinden zu können, reichert DocuWare sie mit den nötigen Indexdaten wie Absender, Betreff etc. an.

Personen- und Unternehmensnamen lassen sich bei der Indexierung aus externen Quellen wie Adressbüchern oder dem CRM ergänzen.

Starten Sie direkt aus Outlook eine Suche im Archiv. Die Treffer werden im E-Mail-Client angezeigt.

Importieren Sie E-Mails von Google, Yahoo, Web.de und anderen Webmail-Clients und nutzen Sie E-Mail-Inhalte für die Workflow-Automation.

Die Mails werden aus Ihren Mailkonten automatisch im Archiv abgelegt, wo sie zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.

Rufen Sie alle Dokumente zu einem Projekt gleichzeitig ab, zum Beispiel außer E-Mails auch Skizzen oder Verträge.

E-Mail Archivierung mit MailStore Server

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren.

MailStore Server berücksichtigt alle relevanten rechtlichen Anforderungen und ermöglicht eine rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails und Dateianhänge (nach GoBD und DSGVO).

Rechtliche Sicherheit

MailStore Server ermöglicht eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung und kann dabei helfen die DSGVO einzuhalten.

Schutz vor Datenverlusten

Mit der Journalarchivierung wird die Vollständigkeit des Archivs sichergestellt. Auch PST-Dateien können zentral archiviert und geschützt werden.

Speicherbedarf reduzieren

Durch regelbasiertes Löschen vom E-Mail-Server nach der Archivierung, De-Duplizierung und Komprimierung sparen Sie Speicherplatz ein.

Backup & Restore vereinfachen

Reduziertes Datenvolumen auf dem E-Mail-Server und One-Click-Restore für Anwender verkürzen Backup- und Restore-Zeiten.

Produktivität steigern

Anwender profitieren von der schnellen Volltextsuche, der intuitiven Bedienbarkeit und der Abschaffung von Postfachbegrenzungen.

Unabhängigkeit

Eine vom E-Mail-Dienst unabhängige Archivierung bildet eine zusätzliche Sicherungsmaßnahme Ihrer E-Mail-Daten.

E-Mail Archivierung mit DocuWare + Mailstore

Ob Email Archivierung mit DocuWare und/oder Mailstore hängt von Ihren Anforderungen ab.

E-Mail Archivierung mit
DocuWare

Archivieren Sie per DocuWare gezielt vorgangsbezogene E-Mails aus Outlook oder überwachen Sie ganze Postfächer um Ihre E-Mail Rechnungen in digitale Workflows zu integrieren.

E-Mail Archivierung mit
Maillstore

Für die DSGVO konforme Massenarchivierung aller ein - und ausgehenden E-Mails bieten wir mit Mailstore eine einfach einzuführende und kostengünstige Lösung an.

E-Mail Archivierung mit DocuWare

Universell einsetzbar

Optimal verfügbar

GoBD-konform

Zentral organisiert

E-Mail Archivierung mit DocuWare