Vertragsmanagement

Wie digitales ECM das Vertragsmanagement optimiert. Nach der Einführung eines modernen Systems für das Enterprise Content Management (ECM) kann auch das Vertragsmanagement digitalisiert werden. Das erleichtert und verbessert die Verwaltung und das Controlling der wichtigen Verträge. Digitales Vertragsmanagement spart nicht nur deutlich Zeit und Kosten ein, sondern führt vor allem auch zu transparenten Prozessen sowie zu einem Mehr an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit.

Last but not least ist damit auch ohne Weiteres die Einbindung der Verträge in digitale Geschäftsprozesse möglich. Digitales Vertragsmanagement hilft allen Unternehmen, ihre Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Unternehmen in regulierten Umgebungen können damit problemlos selbst sehr strenge Vorschriften und Richtlinien für Vertragsverwaltung und -controlling einhalten. Das gilt beispielsweise für das Gesundheitswesen, die Lebensmittelbranche oder für Finanzdienstleistungen.

Mit DocuWare sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Verträge automatisch und rechtzeitig bei Ihnen in Erinnerung rufen.

Handyverträge rechtzeitig kündigen, Abos nicht verlängern oder Leasingverträge nachverhandeln: Wer unnötige Kosten vermeiden will, muss die Laufzeiten seiner Verträge stets präsent haben.

Vertragsmanagement-Software bringt eine Reihe praktischer Funktionen:

… und das in verschiedenster Ausprägung je nach Produkt:

Automatisierte Vertragsverwaltung sorgt dafür, dass Ordnung und Sicherheit in den Vertragsmanagement-Prozess Einzug halten.
Erinnerungsmanagement: Verschafft einen Überblick über Fristen und Absprachen, vermeidet automatische Vertragsverlängerungen und sorgt dafür, dass die Verhandlungen über eine Vertragsverlängerung rechtzeitig in Angriff genommen werden. Automatische Erinnerungen weisen wichtige Beteiligte auf die anstehende Überprüfung eines Vertrages hin und senken das Risiko, dass wichtige Adressen in Gruppen-E-Mails fehlen. So spart die Vertragsmanagement-Software Zeit und Kosten.
Berechtigungsmanagement: Für Nutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen oder aus unterschiedlichen Abteilungen können verschiedene Rollen angelegt werden. Die Rollen definieren alle erlaubten Zugriffe. Unerlaubte Zugriffe werden verhindert, was für mehr Sicherheit sorgt.
Automatisierte Prozesse und Workflows für Prüfungen und Freigaben sparen Zeit und Aufwand und reduzieren die Fehlerwahrscheinlichkeit – sorgen also für mehr Effizienz und Qualität. Praxisbewährte Verfahren des Vertragsmanagements lassen sich über vordefinierte Templates rasch und einfach einführen. Automatismen erlauben zudem regelmäßige Compliance-Prüfungen. Würden die vernachlässigt, wäre das Unternehmen nicht vor den Risiken rechtlicher, branchenspezifischer und externer Vorschriften geschützt.
Speichern aller Verträge mit allen (nachvollziehbaren) Änderungen über den kompletten Lebenszyklus. Vertragsmanagement-Software verbessert nicht nur Transparenz und Nachvollziehbarkeit, sondern sorgt auch für Revisionssicherheit
Cloud-Fähigkeit, um überall auf die Vertragsdaten zugreifen zu können und kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen und Cloud-Speicher zu nutzen
OCR und Indexing: Papierbasierte oder PDF-Dokumente digitalisieren und mit Metadaten abspeichern. Erleichtert die Suche nach Dokumenten
DSGVO-Konformität: die Software kann Unternehmen dabei unterstützen den aktuellen rechtlichen Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit zu entsprechen
Elektronische Signatur für beweiskräftige, gültige digitale Unterschriften
Reporting erstellt Berichte z.B. für das Controlling – Stichwort Liquiditätsmanagement
Vorlagenmanagement für die Vertragserstellung: Fertige Templates und/oder Textpassagen beschleunigen und standardisieren die Vertragserstellung. Bedingungen und juristische Formulierungen, die für eine große Teilmenge von Verträgen gelten, können einmal zentral definiert werden. Das spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.

Die Vorteile im Einzelnen

Suchzeiten verkürzen

Unabhängig davon, wie viele Abteilungen in den jeweiligen Vorgang involviert sind: Dadurch, dass in DocuWare alle vertragsrelevanten Dokumente zentral archiviert werden, landen Sie bei der Suche immer sofort beim richtigen Dokument. Dabei ist es unerheblich, ob Sie über die Suchmaske oder über die Ordnerstruktur suchen.

Keine Zahlungen und Fristen versäumen

Sei es für eine Vertragsüberprüfung, eine Zahlungsfreigabe oder für eine Kündigung: Mithilfe des Vertragsalarms erhalten Sie entweder direkt über die Listenfunktion oder - falls Sie nicht täglich mit DocuWare arbeiten - über eine E-Mail-Benachrichtigung rechtzeitig Bescheid, sobald ein Vertrag ausläuft oder Handlungsbedarf besteht. Versäumte Skontofristen, Mahngebühren o.ä. gehören damit der Vergangenheit an.

Maximale Transparenz

Durch die automatische Versionskontrolle sehen Sie in der Versionsübersicht jederzeit, wer wann welche Veränderungen an einem Dokument vorgenommen hat, da jede Dokumentänderung automatisch als neue Version abgespeichert wird. So werden sämtliche Arbeitsschritte und Änderungen an einem Dokument auch rückwirkend nachvollziehbar. Der Clou: Auch ältere Versionen eines Dokuments können per Drag & Drop jederzeit wieder zur aktuellen Version bestimmt werden.

Digitale Vertragsbearbeitung

In der aktuellen Situation, in der viele Kollegen im Homeoffice arbeiten, ist es sehr praktisch, dass DocuWare für das gemeinsame virtuelle Arbeiten an Dokumenten steht. Der jeweilige Arbeitsort der am Prozess Beteiligten verliert seine Relevanz, wenn Verträge nicht mehr auf Schreibtischen oder in Aktenregalen zu finden sind und digitale Workflows die Kollegen weltweit automatisch einbinden.