Seit kurzer Zeit gibt es zwei Versionen einer DocuWare-App in den Stores: DocuWare oder DocuWare Classic (auch unter “Classic DocuWare” zu finden).

Doch welche App ist für Ihre Ansprüche die richtige?

Zum Verständnis:

Die App “DocuWare” ist die ➡ neue DocuWare-App. Die frühere App, die schon 2018 veröffentlicht wurde, wurde mit der Einführung der neuen App in “DocuWare Classic” umbenannt. Mit DocuWare Classic sind alle bisherigen Funktionen weiterhin nutzbar, die aktive Weiterentwicklung wurde jedoch mit dem Erscheinen der neuen App eingestellt.

Warum eine neue App?

DocuWare möchte mit der neuen App den Fokus auf mehr mobile Anwendungen legen. Das soll nicht bedeuten, dass DocuWare Classic nicht für mobiles Arbeiten gedacht war, jedoch war es mehr ein “Zugriff auf das Archiv”. Dokumente suchen/anzeigen, einfache Freigaben und kleine Uploads (z. B. vom Handy) nehmen noch heute in DocuWare Classic die Kernfunktionen ein.

Mit der neuen App möchte DocuWare jedoch einen Schritt weiter gehen und den Nutzern bereits am Smartphone oder Tablet einen vollwertigen Arbeitsplatz bieten. Darum soll nicht nur ein benutzerorientiertes Design den Kern des Updates ausmachen. Die App wird nicht nur den Zugriff auf das Archiv erlauben, sondern auch die Kommunikation unter allen am Projekt beteiligten Nutzern vereinfachen. Darum gibt es folgende Neuerungen:

• Einfachere Dokumentensuche und Teilen über andere Apps
• Zuverlässiges Aufgabenmanagement (Workflow-Prozesse werden von unterwegs aus fortgeführt)
• Push-Benachrichtigungen, um direkt auf Aufgaben hinzuweisen (nur ab ➡ DocuWare-Version 7.14)
• Import von Dateien aus anderen mobilen Apps direkt in DocuWare
• Effiziente Aufgaben-Navigation durch den Einsatz von Registerkarten

Haben Sie Fragen zu der neuen App oder zur Kompatibilität mit Ihrem DocuWare-System? Wir helfen Ihnen weiter!

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Welche Voraussetzungen gibt es?

Wichtig ist, dass Sie sämtliche Funktionen von DocuWare Classic wie gewohnt nutzen können. Wer jedoch auf die neue DocuWare-App umsteigen möchte, kann diese aktuell nur über ein Cloud-Abonnement nutzen. Die Nutzung der neuen App für On-Premises-Systeme ist für den kommenden Herbst geplant. Doch hier ist eine DocuWare-Version ab 7.9 und eine Mobile-Lizenz Voraussetzung.

ACHTUNG:
Da DocuWare Classic nicht weiterentwickelt wird, kann es möglich sein, dass ein größeres Update des Betriebssystems am Handy/Tablet (z. B. von iOS 26 auf iOS 27) die Funktion der App beeinträchtigt. Wer DocuWare Classic weiterhin fehlerfrei nutzen möchte, dem rät DocuWare von einem größeren Update ab.

Gibt es Probleme?

Wie bei jedem komplett neuen Programm kann es gerade nach der Neueinführung zu Problemen bzw. Missverständnissen kommen. DocuWare nimmt die Kritik darum sehr ernst und arbeitet an zeitnahen Lösungen. In der Kritik steht etwa das Fehlen von Briefkörben für die Ablage. Dies funktioniert jetzt über eine Share-Funktion. DocuWare schreibt dazu selbst:

“Öffnen Sie dazu das Dokument/Bild auf dem Smartphone, nutzen Sie die "Teilen"-Funktion und wählen die DocuWare-App. Dann erhalten Sie eine Auswahlmöglichkeit, wie/wohin das Dokument in DocuWare hochgeladen werden soll. Zur Auswahl stehen der Standard-Briefkorb und Ihnen zugewiesene Import-Konfigurationen.”

Außerdem findet sich aktuell noch Kritik beim Einsatz der Suchfunktion – z. B. Suchmasken ohne Suchdialog. DocuWare arbeitet hier bereits an einer Lösung. Aktuell entwickelt sich der Trend jedoch dahin, dass kommende DMS-Versionen (auch andere als DocuWare) stärker mit der Volltextsuche arbeiten werden. DocuWare wird hier eine Vorreiterrolle einnehmen und hat wahrscheinlich deshalb den Fokus bei der Entwicklung der App nicht auf konkrete Suchdialoge gelegt.

Haben Sie aktuell Probleme oder Schwierigkeiten im Umgang mit der App? Auch hier können Ihnen unsere DocuWare-Experten weiterhelfen!

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Unsere Empfehlung:

Wie bei jeder komplett überarbeiteten App hat vielleicht auch noch die neue DocuWare-App das eine oder andere “Anlaufproblem”. Die aktuelle Version läuft aber bereits sehr gut. Da DocuWare aktuell aber beide Lösungen anbietet (zumindest zurzeit für die Cloud), können Sie sich ruhig mit den neuen Funktionen der neuen App vertraut machen, ohne auf frühere Funktionen verzichten zu müssen.

Mit DocuWare Classic können Sie wie gehabt weiterarbeiten. Denken Sie jedoch daran, dann nicht auf ein neues mobiles Betriebssystem umzusteigen, sofern dies nicht unbedingt erforderlich ist. DocuWare weist selbst darauf hin, dass ein Risiko besteht, dass dann alle Funktionen von DocuWare Classic nicht mehr einwandfrei arbeiten könnten.

Haben Sie Fragen zur neuen DocuWare-App oder zur komplett überarbeiteten Oberfläche des neuen DocuWare-Clients? Unsere Experten stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite!

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