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E-Rechnungen mit bmd und DocuWare
Jan Soose
Telefon: 0271 / 77 250 0
Email: jan.soose@bmdsiegen.de
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Das E-Invoicing integriert sich nahtlos in Ihre sämtlichen Dokumentenprozesse und Anwendungen.
Senden und empfangen Sie E-Rechnungen über das weltweit verbreitete Peppol-Netzwerk und erfahren Sie sofort von neu eintreffenden E-Rechnungen und Status-Updates.
Eingehende E-Rechnungen werden automatisch in DocuWare bereitgestellt. So lassen sich weitere Prozesse anstoßen, wie die Rechnungsfreigabe per DocuWare Workflow.
Der Status Ihrer Ausgangsrechnungen ist jederzeit einsehbar. Er kann an die Steuerbehörde gemeldet und auch genutzt werden, um weitere Prozesse zu automatisieren.
Das rein digitale Rechnungsmanagement sorgt für kürzere Bearbeitungszeiten und setzt Kapazitäten für wichtigere Aufgaben frei.
DocuWare gleicht E-Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen ab und erkennt Abweichungen sofort.
Die Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen, manuelle Eingabefehler sind ausgeschlossen. Den Code der E-Rechnungen stellt DocuWare für Ihre Sichtkontrolle lesbar in der Form einer herkömmlichen Rechnung dar.
Mit DocuWare stellen Sie sicher, dass Ihr Umgang mit E-Rechnungen auf der ganzen Welt den gültigen Regeln und Gesetzen entspricht. Ihr Unternehmen kann überall sicher arbeiten und die Rechnungen international einfacher und schneller austauschen. Und Sie profitieren von globalen Netzwerken wie Peppol.
E‑Invoicing mit DocuWare ist ideal für Unternehmen, die in mehreren Ländern aktiv sind. Alle nationalen Tochtergesellschaften von multinationalen Organisationen sind Teil eines Systems. Internationale Rechnungsformate können zudem automatisch übersetzt werden – so wird zum Beispiel aus einer italienischen FatturaPA eine in Deutschland übliche XRechnung. Das Originaldokument aus dem Ursprungsland kann sicher mit archiviert werden.
Mit DocuWare automatisieren Sie Ihren gesamten Rechnungsworkflow. Die E-Rechnungen werden mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen, Abweichungen sofort erkannt. Bei Dokumenten, die Sie als Papier oder PDF erhalten, werden Ihnen die Daten per KI-basiertem Intelligent Document Processing (IDP) bereitgestellt.
Dank Dokumentenmanagement und Workflow-Automation bietet DocuWare Ihnen optimale Bedingungen, um aus E-Rechnungen Ihren maximalen Business-Vorteil zu ziehen. Sicher und rechtskonform verarbeitet, nutzen Sie die Rechnungsdaten für Ihre Business Analytics oder in vielen weiteren Systemen.
Durch die schnelle, automatisierte Rechnungsabwicklung lassen sich arbeitsintensive Prozesse vermeiden. Bis zu 80 % der mit der Abwicklung verbundenen Kosten lassen sich dauerhaft einsparen. Durch die automatische Validierung werden Zahlungen fehlerfrei.
E-Rechnungen lassen sich archivieren und in digitale Arbeitsabläufe integrieren. Die Bearbeitung von Rechnungen ist nicht an ein Endgerät gebunden. Die App von DocuWare ermöglicht es, auch von unterwegs mit E-Rechnungen mit minimalem Aufwand zu arbeiten.
Die vollautomatische E-Rechnungsverarbeitung mit E-Invoicing reduziert den Zeitaufwand erheblich. Bis zu 95 % können eingespart werden, sodass sich Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können.
E-Rechnungen lassen sich revisionssicher während der Aufbewahrungspflicht archivieren und sind vor Verlust und Manipulation geschützt. Das erleichtert Ihnen die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und steigert die Transparenz. Alle Daten sind in Echtzeit abrufbar.
Verschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle gewährleisten einen hohen Schutz für elektronische Dokumente. So stellen Sie den autorisierten Zugriff auf Informationen sicher und verhindern Manipulation durch Dritte während der Übertragung. Auch die Anbindung an etablierte Netzwerke wie Peppol ist möglich.
Mit digitalen Rechnungsprozessen reduzieren Sie den Verbrauch von Papier, Aktenordnern, Druckertonern und anderem Büromaterial. Das schont nicht nur Ihr Budget, sondern trägt auch zur Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens bei.
DocuWare verarbeitet alle gängigen E-Rechnungsformate. Dazu gehören zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X aus Frankreich, das spanische Format FacturaE, KSeF aus Polen und viele mehr.
Ja. Sie benötigen nur ein DocuWare System. Alle nationalen Tochtergesellschaften von multinationalen Unternehmen sind Teil eines Systems.
DocuWare zeigt Ihnen stets den Status der Rechnung an und aktualisiert diesen fortlaufend.
Mit DocuWare E-Invoicing empfangen Sie Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Wenn Sie Rechnungen in einem anderen Format als dem gewünschten erhalten, wird das Format konvertiert und die Rechnung kann sofort in DocuWare verarbeitet werden. So können Sie E-Rechnungen länderübergreifend austauschen, unabhängig vom Format.
Selbstverständlich. DocuWare zeigt Ihnen E- Rechnungen lesbar an - Ihr Vorteil ist aber: Sie müssen die Rechnung gar nicht öffnen, wenn alles passt. Stimmen die Daten mit Bestellung und Wareneingang überein, wird die Rechnung vollautomatisch verarbeitet, ganz ohne manuelles Zutun.
Ja. DocuWare validiert die Rechnungen auf Formatfehler und Geschäftsregelfehler und sorgt für die Dokumentation.
Die Validierung erkennt, ob eine E-Rechnung den gesetzlichen und technischen Vorgaben entspricht. In DocuWare können E-Rechnungen als “gültig”, “gültig mit Warnung” und “ungültig” gekennzeichnet sein. Eine als “ungültig” validierte E-Rechnung sollte nicht angenommen werden. Der Lieferant sollte sofort kontaktiert werden. Beim Status “gültig mit Warnung” sollte die E-Rechnung vor der Annahme noch einmal von einer Fachkraft geprüft werden.
Die Validierung ist im DocuWare-Modul "Connect to Mail" enthalten. Das Modul ist in jedem Cloudsystem im Standard enthalten. Kunden mit einem On-Premises System benötigen dieses kostenpflichtige Zusatzmodul. In der Cloud ist die Funktion immer verfügbar. Für die On-Premises-Nutzung wird mindestens DocuWare 7.13 benötigt. In "Connect to Outlook" ist diese Funktion nicht enthalten.
Peppol ist kostenpflichtig, bietet dafür aber einige Vorteile wie z. B. eine höhere Sicherheit bei der Datenübertragung oder eine grenzüberschreitende Kompatibilität. Um Peppol nutzen zu können, wird eine eigene Peppol-ID benötigt, die einzelne Schnittstellen eindeutig identifiziert. DocuWare bietet nicht nur die Möglichkeit, als DMS an Peppol angebunden zu werden. Der DocuWare E-Invoicing Service kann auch eine Peppol-ID bereitstellen.
