Zuständiger Sachbearbeiter meldet sich krank – und jetzt?

So schön die Wintermonate auch sein können, sie bringen ein Risiko mit sich – und Unternehmer kennen das Problem: Krankmeldungen.

Dezember und Januar gelten als die Monate mit der höchsten Krankenzahl. Doch wenn bestimmte Sachbearbeiter plötzlich ausfallen, kann es zu Störungen im gesamten Betriebsablauf kommen: Wichtige Bestellungen werden nicht durchgeführt, Rechnungen werden nicht freigegeben, Lieferungen verzögern sich und laufende Prozesse stauen sich auf – nur, um ein paar Beispiele zu nennen.

Wie kann ein Unternehmen darauf reagieren, wenn Schlüsselpositionen nicht mehr besetzt sind? Die Folgen können schwerwiegend sein, wenn Dokumente im unternehmenseigenen Workflow – auch nur für kurze Zeit – stecken bleiben. Und das gilt nicht nur für finanzielle Schäden.

Unser neuer Blogbeitrag setzt sich mit der Thematik etwas tiefer auseinander. Wir möchten Ihnen dabei nicht nur die Gefahren aufdecken, wenn Schlüsselpersonal kurzfristig ausfällt. bmd zeigt Ihnen, wie Sie die Situation richtig lösen, um negative Folgen auf ein Minimum zu begrenzen oder ganz zu vermeiden. 

Vielen unserer Kunden nutzen bevorzugt Workflows und Dokumentenmanagementsysteme, um die Folgen von Krankmeldungen abzufedern und Arbeitsprozesse dauerhaft zu vereinfachen. Lassen Sie sich von unserem Expertenteam beraten.

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Risiken: Wenn Schlüsselpositionen kurzfristig nicht besetzt sind

Am frühen Morgen klingelt das Telefon. Der Verantwortliche für ein zentrales Projekt meldet sich krank. Kurz darauf klingelt das Telefon erneut. Auch die Leiterin der Personalabteilung muss für den Tag leider kurzfristig absagen. Zwei Entscheidungsträger in einem Unternehmen fallen unerwartet aus. Und das kann Folgen haben.

Natürlich haben sich Unternehmen darauf vorbereitet, dass beide Positionen mit mindestens einem Stellvertreter verbunden sind. Diese Kollegen sind jedoch zuvor mit anderen Aufgaben beauftragt gewesen. Nun müssen sie sich in laufende Arbeitsabläufe und Freigabeprozesse hineinarbeiten – und das gerade jetzt, wo ihre Vorgesetzten ausfallen.

Was sich zunächst nach einer einfachen Aufgabe anhört, kann noch mehr Zeit erfordern, als man zunächst denkt. Welche Dokumente haben welchen Status? Sind sie freigegeben oder nicht freigegeben? Sind Rechnungen bezahlt oder ist die Zahlung ausstehend? Wenn nicht alle betreffenden Dokumente zeitnah aufzufinden sind und sich nicht einwandfrei zurückverfolgen lassen, kann die Vertretung doch vor schwer lösbare Aufgaben gestellt werden.

Typische Folgen einer Krankmeldung der Verantwortlichen sind nicht nur die Verzögerungen im Workflow. Auch die finanziellen Folgen der zeitlich verzerrt ablaufenden Prozesse können vielfältig sein.

• Typisch sind:
• → Blockierte Zahlungsabläufe.
• → Verfallene Preisvorteile (Skontoverluste).
• → Mahnkosten.
• → Projektverzögerungen oder Stillstand (fehlende Budgetfreigaben).

Sind die Vertretungen nicht genügend eingearbeitet, kann es sogar zu weiteren Fehlern in den Abrechnungsabläufen kommen. Typisch sind Compliance-Verstöße, da es nicht genügend Prüfer gibt. Auch eine revisionssichere Verfahrensdokumentation kann darunter leiden, wenn Notlösungen durch die Krankmeldungen des Fachpersonals eingesetzt werden müssen.

Auch Mitarbeiter können stärker belastet sein, wenn sie mit der Situation konfrontiert werden. “Stark ausgebremste Workflows” führen zu einer unnötigen Mehrbelastung. Das hat nicht nur Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern kann zu Fehlern führen, die ebenfalls wieder Mehrarbeit bedeuten, selbst wenn das Fachpersonal aus der Krankheitspause wieder am Arbeitsplatz ist.

Die Kundenzufriedenheit kann ebenfalls Schäden nehmen – nicht nur durch die Verzögerung der Prozessabfertigung. Wenn die Fehlerquote der Mitarbeiter steigt, können Kunden bzw. Geschäftspartner mit unvollständigen oder problembehafteten Dokumenten konfrontiert werden. Im schlimmsten Fall stellt der Kunde Ersatzansprüche, weil sich neben den vertraglich zugesicherten Fristen auch seine eigenen Projekte verschieben können.

Natürlich klingen diese Beispiele alle sehr düster und stellen einen Extremfall dar. Dennoch sollten Sie sich Gedanken gemacht haben, bevor es so weit kommt. Doch wie können Sie reagieren, wenn es so weit ist? Wichtig ist es, vorbereitet zu sein – und wir zeigen Ihnen, wie! 

Haben Sie Fragen zu Workflows und Dokumentenmanagementsystemen? bmd hilft Ihnen weiter!

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Vorbereitet sein: ERP und DMS kombinieren

Nicht nur die Corona-Krise hat gezeigt, wie wichtig es ist, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Viele Unternehmen haben aber erst diesen Schritt gewagt, weil es durch die Pandemie und den Lockdown keiner Alternative mehr gab.

Für das Dokumentenmanagement der betroffenen Betriebe bedeutete das, dass ein Großteil der geschäftsrelevanten Dokumente in Papierform vorlag. Doch Papierarbeit und Homeoffice sind nur in einem geringen Maße vereinbar. Workflows werden unterbrochen, wenn wichtige Entscheidungen nicht zeitnah und online getroffen werden können (z.B. bei Freigaben).

Der Einsatz von ERP ist für die Online-Arbeit grundlegend. Doch viele ERP-Systeme verfügen nicht über ein vollwertiges DMS oder umfassende Workflow-Funktionalitäten.

Ein DMS kann eingehende bzw. ausgehende Dokumente und Unterlagen nicht nur datenschutzkonform archivieren, sondern auch in Workflows einbinden. Es lässt sich stets nachverfolgen, wer für welches Dokument zuständig ist und welchen Weg die Unterlagen durch den Workflow genommen haben.

Auch Vertretungen lassen sich ganz einfach in den Workflow integrieren, sodass keine Dokumente in den Arbeitsprozessen “hängenbleiben”. Vertretungen können dann bei Unsicherheiten anhand des Workflows die richtigen Ansprechpartner bezüglich erhaltener Unterlagen sofort ausfindig machen. Gleichzeitig werden Dokumente nur an die Personen weitergegeben, die aus Datenschutzgründen dafür eine Berechtigung haben. Finanzunterlagen landen zum Beispiel nicht fälschlicherweise in der Personalabteilung.

Es macht Sinn, eine effizient eingerichtete Kombination aus ERP und DMS zu verwenden – sei es für krankheitsbedingte Personalausfälle, das Homeoffice oder als Vorbereitung auf eine neue Krise wie Corona.

Doch warum nicht gleich die Vorteile nutzen? Denn durch die Einführung von DMS und optimierten Workflows lassen sich Bearbeitungszeiten deutlich verkürzen. Mitarbeiter können sich auf andere Aufgaben konzentrieren. 

Mit einer von erfahrenen Experten eingerichteten Kombination von DMS und ERP lassen sich Zeit und damit auch Geld sparen. bmd blickt auf über 50 Jahre Erfahrung im Dokumentenmanagement zurück und ist seit 2003 Partner der DMS-Entwickler DocuWare. Unsere Spezialisten helfen Ihnen gerne weiter.

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