Der erste Mai ist ein Feiertag für alle – nicht nur für Arbeitnehmer. Er ist nicht nur ein “Tag des Arbeiterkampfes”, sondern für viele auch ein Tag der Erholung vom Arbeitsalltag. In ganz Deutschland und darüber hinaus haben sich viele Bräuche entwickelt, wie etwa der Tanz in den Mai, das Schmücken/Aufstellen von Maibäumen oder die Veranstaltung von Frühlingsfesten. In unserer Heimat, dem Siegerland, nimmt man mit seinen Freunden, der Familie oder dem Verein den Bollerwagen in die Hand und geht im Wald wandern.

Doch der erste Mai ist nicht nur ein Feiertag der Arbeiterschaft. Er erinnert Unternehmer auch daran, ihren Mitarbeitern bessere Arbeitsbedingungen zu ermöglichen. Ein gutes Teamklima oder eine faire Bezahlung können das allein nicht leisten. Es geht auch darum, die eigenen Mitarbeiter nachhaltig zu entlasten. Denn gerade das fördert nicht nur die Arbeitsfreude und die Gesundheit, sondern gestaltet die Arbeit auch effizienter.

Die Digitalisierung und das richtige Dokumentenmanagement können einen Teil dazu beitragen, die eigene Belegschaft nachhaltig zu entlasten. Wir zeigen Ihnen, wo die Vorteile liegen und worauf Sie dabei achten müssen.

Weg vom Papier, hin zum digitalen Dokumentenmanagement: bmd kann Ihnen dabei helfen, alte Aktenberge zu digitalisieren und in ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu integrieren.

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Mit Automatisierung repetitive Aufgaben vermeiden

Ein großes Problem für die Arbeitsqualität stellen monotone Aufgaben dar. Keine Abwechslung, jeden Tag immer wieder das Gleiche machen – das kann dauerhaft für Frust sorgen. Gerade im Büro, wo Aufgaben häufig repetitiv erledigt werden, nimmt das den Spaß an der Arbeit. Doch wie lassen sich derartige Prozesse vermeiden?

Im Rahmen der Digitalisierung im eigenen Unternehmen können viele Prozesse automatisiert oder ganz vermieden werden. Digitalisierte Akten etwa: Anstatt lange in einem Regal Aktenordner zu durchsuchen, können mithilfe eines DMS in wenigen Sekunden betreffende Akten aufgerufen werden. Doch nicht nur das, durch die Nutzung von Workflows kann die Verarbeitung betreffender Dokumente vollständig automatisch ablaufen.

Ein DMS wie DocuWare setzt Workflows ein, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und deutlich zu beschleunigen. Die Workflows lassen sich exakt an Aufgaben, Mitarbeiterrollen und die eigenen Vorgänge im Unternehmen anpassen. Mitarbeiter erhalten Dokumente, treffen Entscheidungen und leiten sie damit automatisch an die Kollegen weiter – alles ganz ohne Papier.

Workflows können ebenso dafür eingesetzt werden, bestimmte Entscheidungen zum Beispiel mit dem automatischen Versand von E-Mails zu kombinieren. Auch hier kann durch den Automatisierungsprozess dem jeweiligen Mitarbeiter die repetitive Aufgabe genommen werden, Informationsmails an Kollegen, Kunden oder Geschäftspartner zu versenden.

Der Einsatz von gezielten Workflows reduziert Stress, Unstimmigkeiten bei der Aufgabenzuweisung und nimmt den Zeitdruck. Möchten auch Sie automatisierte Workflows im Unternehmen einsetzen?

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Mehr Flexibilität durch digitale Dokumente

Im Berufsleben vor der Corona-Krise eher selten ein Thema, heute gehört es schon zum guten Ton des Arbeitgebers: Das Homeoffice oder sogar die Remote-Arbeit. Arbeitnehmer setzen die Möglichkeit zur Arbeit von daheim aus schon fast voraus, wenn sie sich nach einer Arbeitsstelle umsehen. Doch auch Unternehmer kommen an dem Benefit Homeoffice schon fast nicht mehr vorbei, wenn sie Fachkräfte langfristig halten möchten.

Doch um effizient aus dem Homeoffice arbeiten zu können, benötigen betroffene Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Dokumenten. Ohne einen gesicherten Zugriff, eine revisionssichere Archivierung und eine umfassende Verfahrensdokumentation ist das nur sehr eingeschränkt und ineffizient umsetzbar.

Arbeitgeber müssen sich darauf vorbereiten, dass Dokumente für die Arbeit im Homeoffice jederzeit digital zugänglich sind. Aber allein aus Datenschutzgründen ist der Versand per E-Mail bei vielen Dokumenten häufig tabu. Ein typisches Beispiel sind Personalakten, da hier nur ein stark begrenzter Personenkreis drauf Zugriff haben darf.

Ein weiteres Problem liegt auch darin, dass Akten teilweise digital und teilweise auf Papier gedruckt vorliegen. Wer jedoch im Homeoffice ist, kann auf die Papierakten nicht zurückgreifen. Die Aufgabe liegt also brach, bis betreffende Mitarbeitende wieder im Büro sind, oder sie müssen die Aufgabe an Kollegen im Büro abgeben – beides nicht optimal.

Es ist daher ratsam, sämtliche Akten aus dem eigenen Archiv zu digitalisieren. Das jedoch selbst durchzuführen, etwa einen Mitarbeiter damit am Papierscanner zu beauftragen, ist keine gute Idee. Das ist nicht nur unnötig und kostet viel Arbeitszeit. Man beauftragt den betroffenen Arbeitnehmer auch wieder mit einer repetitiven Aufgabe, die sich je nach Größe des Papierarchivs über Wochen und Monate hinziehen kann.

Die beste Lösung ist es, einen Scandienstleister für die Digitalisierung zu beauftragen. bmd verfügt über die Technologien und das Fachwissen, Tausende von Papierakten und sogar Bauplänen in Übergröße in kurzer Zeit und in hoher Qualität zu digitalisieren. Außerdem können wir sämtliche digitalisierten Dokumente direkt in ein DMS wie DocuWare einpflegen.

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🛈 Tipp:

Im Rahmen unserer Scandienstleistung können wir auf Wunsch sämtliche Papierakten nach DIN 66399 datenschutzkonform nach der Digitalisierung vernichten. Wir bieten einen bundesweiten Liefer- und Abholservice, sodass Sie nach der Übergabe an unser Team keine weiteren Umstände mit den Papierakten haben.

KI einsetzen – aber mit Bedacht!

Natürlich kann auch der Einsatz von KI den eigenen Mitarbeitern bestimmte Arbeiten abnehmen. Doch auch der falsche Einsatz von KI kann schwerwiegende Folgen für den Arbeitsalltag und die Mitarbeiterzufriedenheit haben. Außerdem lässt sich nur schwer absehen, wohin die Reise mit der KI geht, denn sie findet erst seit wenigen Jahren zunehmend in die Arbeitswelt.
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Doch es gibt bei der Nutzung von KI ein Problem: Der falsche Einsatz von KI oder einem unpassenden KI-Modell kann die Arbeitslast für Mitarbeitende stark erhöhen. Sobald KI den Mitarbeitenden Aufgaben wegnimmt, können sich trotzdem Leistungsanforderungen und KPIs (Key Performance Indicators) erhöhen.

“Ein typisches Beispiel für den falschen Einsatz von KI sieht man in der aktuellen ‘Flut von KI-Texten' im Internet. Anstatt selbst zu recherchieren und sich genauer mit den Thematiken zu beschäftigen, übernimmt die KI das Texteschreiben. Die Folge: Die Autoren müssen in kürzerer Zeit deutlich mehr Texte produzieren. Das ist nicht nur zusätzlicher Stress, sondern setzt sich auch in der Qualität der Texte nieder”, sagt Thomas Grab, Marketingbeauftragter bei bmd.

Einen positiven Effekt bietet der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement. DocuWare IDP kann etwa Dokumente automatisch klassifizieren, indexieren und Daten extrahieren. Derartige Prozesse waren per Hand noch sehr zeitaufwendig und repetitiv. Mitarbeiter können sich mit dem Einsatz von DocuWare IDP besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und dort bessere Ergebnisse erzielen.

Haben Sie Fragen zum Einsatz von (adaptiver) KI im Dokumentenmanagement? Unsere Experten von bmd helfen Ihnen gerne weiter!

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Mitarbeiter mit dem richtigen Dokumentenmanagement entlasten

Wie Sie sehen, bietet der Einsatz eines durchdachten Dokumentenmanagements inklusive dem Digitalisierungsprozess ein hohes Potenzial, den eigenen Mitarbeitern einen angenehmen Arbeitsplatz bereitzustellen. Dazu können die Qualität der Ergebnisse und die Menge repetitiver Aufgaben deutlich verringert werden.

Für die Mitarbeiter bedeutet mehr Flexibilität, die Möglichkeit, effizient aus dem Homeoffice zu arbeiten und auch eine bessere Work-Life-Balance. Mitarbeiter lassen sich mithilfe eines DMS nachhaltig entlasten und zugleich weniger mit repetitiven Aufgaben belasten. Das steigert nicht nur langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch die Identifikation mit den Werten des Unternehmens.

Der erste Mai ist ein Feiertag, bei dem sich Arbeitgeber dieser Werte bewusstwerden. Nur wer einen guten, ausgeglichenen Arbeitsplatz bietet, kann Fachkräfte im Unternehmen halten und mit Ihnen auch zukünftig erfolgreich zusammenarbeiten.

Das Team von bmd wünscht Ihnen und Ihren Mitarbeitenden für übermorgen einen frohen Start in den ersten Mai und viel Spaß bei Ihrer regionalen Maitradition!

Haben Sie weitere Fragen zu unserer Scandienstleistung oder zur Einbindung eines DMS in Ihre Unternehmensprozesse? Unser Team berät Sie gerne!

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