Eigentlich sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bereits seit 2015 in Deutschland in Kraft. Auch die Verfahrensdokumentation ist ein Teil der GoBD und muss umgesetzt werden.

Doch obwohl die GoBD seit mehr als 11 Jahren in Kraft sind, vernachlässigen noch immer zahlreiche Unternehmer, egal ob groß oder klein, die Verfahrensdokumentation. Die Vernachlässigung der Verfahrensdokumentation kann aber schwerwiegende Konsequenzen haben. Besonders problematisch kann es werden, wenn plötzlich eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt angeordnet wird.

Dennoch wird das Risiko beim Umgang mit der Verfahrensdokumentation unterschätzt. Wir möchten Ihnen darum zeigen, wie wichtig eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation aussehen kann. Lernen Sie die Fehlerquellen kennen, die eine ungenügende Verfahrensdokumentation zum Risiko werden lassen und wie Sie sie verhindern können.

Haben Sie Fragen zu einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation und wie Sie sie mit Ihrem DMS kombinieren können? Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Seite!

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Warum gibt es eine Verfahrensdokumentation?

Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation wurden durch die GoBD ab dem 1. Januar 2015 konkretisiert. Ein paar ihrer Kernaufgaben liegen darin, Verfahren in der Buchhaltung im Umgang mit Rechnungen, im Dokumentationsmanagement und revisionssicherer Archivierung festzuhalten. Die Ordnungsmäßigkeit in der Verarbeitung relevanter Dokumente wird vorgegeben, die Prüfbarkeit sichergestellt und Manipulation erschwert.

Das Hauptaugenmerk bei der GoBD liegt dafür bei der Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt. Mithilfe der Verfahrensdokumentation soll ein sachverständiger Dritter den Umgang mit steuerlich relevanten Daten und Unterlagen im Unternehmen verstehen. Typische Beispielprozesse zum Dokumentieren sind:

• Archivierung von digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungsprozess
• Dunkelverarbeitung (automatische Verarbeitung ohne menschliches Eingreifen)
• Ersetzendes Scannen mit digitaler Belegablage

Wurde die Verfahrensdokumentation richtig durchgeführt, kann aber auch das eigene Unternehmen stark von ihr profitieren. Durch sie kann sich ein Unternehmen vor jeder Buchprüfung nicht nur rechtlich absichern. Auch interne Arbeitsabläufe treten transparent hervor und können optimiert werden. Außerdem kann sie dabei helfen, digitale Systeme besser zu ordnen und zu vernetzen (z. B. wer worauf Zugriff hat oder wo welche Daten gespeichert werden).

Obwohl die Vorteile der Verfahrensdokumentation sehr groß sind, wird sie in vielen Unternehmen noch immer vernachlässigt. Dabei können die Folgen das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Wir möchten Ihnen daher zeigen, wo Fehlerquellen zu finden sind.

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Typische Fehlerquellen bei der Verfahrensdokumentation

Das größte Risiko bei einem falschen Umgang mit der Verfahrensdokumentation liegt bei Inkrafttreten von Gesetzesänderungen. Die aktuelle Form der GoBD ist seit dem 1. Januar 2020 in Kraft. Dennoch gibt es immer wieder neue gesetzliche Vorgaben, die indirekt weitere verpflichtende Anforderungen an die Verfahrensdokumentation stellen. Das beste Beispiel, mit dem sich aktuell alle Unternehmen auseinandersetzen müssen: Die schrittweise Einführung der E-Rechnung.

Die E-Rechnungspflicht wird zwar nicht direkt durch die GoBD festgelegt, doch die GoBD legt Vorschriften zur Dokumentation bei der Verarbeitung von steuerrelevanten Dokumenten fest. Damit fällt auch die Verarbeitung von E-Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung unter die Vorgaben der GoBD – und das stellt hohe Anforderungen an ERP, DMS und sogar an Zugriffsbefugnisse.

Wichtig zu erkennen: Es gibt bei der Verfahrensdokumentation keine Standard-Lösung, die für alle Unternehmen gleich ist. Jede Verfahrensdokumentation muss individuell zugeschnitten und stets aktuell gehalten werden. Anpassungen durch unternehmensinterne strukturelle Änderungen oder neue Gesetze dürfen nicht vernachlässigt werden. Bereits die Verwendung neuer Software zur Buchführung oder zur Archivierung, macht eine Überarbeitung der Verfahrensdokumentation dringend notwendig.

Aus diesem Grund verbleibt die Verfahrensdokumentation bei vielen Anwendungen häufig veraltet – gerade dann, wenn nicht genau klar ist, wer für die regelmäßige Anpassung im Unternehmen zuständig ist. Gerade bei einzelnen Änderungen der Abläufe in verschiedenen Abteilungen können Anpassungen der Verfahrensdokumentation häufig übersehen werden. Wer hat worauf Zugriffsrechte? Wie funktionieren Datensicherungskonzepte und eine revisionssichere Archivierung?

Was viele übersehen, ist, dass es bei der Pflicht zur Verfahrensdokumentation nicht auf die Größe eines Unternehmens ankommt. Egal ob AG, GmbH oder der Kleinunternehmer bzw. Freiberufler, sie alle sind dazu verpflichtet, eine lückenlose und dem Unternehmen angemessene Verfahrensdokumentation vorzuweisen, wenn eine Buchprüfung durch das Finanzamt stattfindet!

Dokumente, die in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden, müssen immer revisionssicher archiviert sein. Das bedeutet, Dokumente dürfen nicht für Unbefugte zugänglich, ohne Versionierung vorhanden und nachträglich veränderbar sein. Wir können Sie dabei unterstützen, mit einem professionellen DMS eine revisionssichere Archivierung in Verbindung mit der Verfahrensdokumentation einzurichten.

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Folgen einer unzureichenden Verfahrensdokumentation

Eine Folge ist natürlich, dass Sie auf die unternehmensinternen Vorteile der Verfahrensdokumentation verzichten müssen. Schwieriger – und vor allem teurer für das Unternehmen – wird es, wenn keine vollständige Verfahrensdokumentation vorliegt, sobald das Finanzamt plötzlich eine Buchprüfung anordnet. Um die Verfahrensdokumentation jetzt “nachträglich aufzufrischen”, ist es dann viel zu spät.

Ist die Verfahrensdokumentation unverständlich oder sogar lückenhaft, stellt das Finanzamt einen “formellen Mangel” fest. Für das eigene Unternehmen kann das zum Teil erhebliche Kosten verursachen – auch, wenn eine unzureichende bzw. nicht vorhandene Verfahrensdokumentation keine direkten Bußgelder nach sich zieht.

Kann der Prüfer des Finanzamtes die Buchführung im Unternehmen nicht lückenlos nachvollziehen, dürfen Besteuerungsgrundlagen wie Umsätze und Gewinne geschätzt werden. In den meisten Fällen geschieht dies zu Ungunsten des Unternehmens. (Höhere) Steuernachzahlungen können dann eine Folge sein. Es kann sogar passieren, dass darauf Zinsen (ähnlich hoch wie aktuelle Kreditzinsen) erhoben werden.

Auch ein Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, wenn die Verarbeitung von Belegen nicht eindeutig nachvollziehbar ist. Sobald der Verdacht der bewussten Steuerhinterziehung entsteht, ist sogar mit einem Strafverfahren zu rechnen.

Sie sehen also, die Folgen einer unzureichenden Verfahrensdokumentation können das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Darum sollten Sie wissen, worauf Sie bei einer exakten Verfahrensdokumentation achten müssen.

Für die Verfahrensdokumentation ist eine revisionssichere Archivierung essenziell. Ein DMS wie DocuWare kann Ihnen dabei helfen, diese (auch in Verbindung mit weiterer Software) lückenlos umzusetzen.

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Wie kann eine gute Verfahrensdokumentation umgesetzt werden?

Laut der GoBD wird die Verfahrensdokumentation in vier Kernbereiche aufgeteilt. Wichtig: Sie alle müssen an die steuerlich relevanten Vorgänge innerhalb jedes Unternehmens, Kleinunternehmens oder sogar bei einzelnen Freiberuflern umgesetzt werden.

Besonders wichtig ist die allgemeine Beschreibung der Organisationsstruktur. Zur Beschreibung gehört auch die eingesetzte Software (verknüpfte IT-Systeme möglich), welche unternehmensintern für die Finanzbuchhaltung genutzt wird. Doch auch Rollen, Aufgaben und Verläufe bei externen Dienstleistern müssen dabei berücksichtigt werden!

Doch nicht nur die Arbeitsvorgänge spielen eine Rolle, auch der Zugang von Personen zu konkreten Arbeitsabläufen muss definiert und dokumentiert werden. Es braucht zusätzlich ein internes Kontrollsystem (IKS), welches protokolliert, ob die Prozesse auch so ablaufen, wie sie zuvor definiert wurden. Das Finanzamt prüft, ob Abweichungen vorliegen. Deshalb wird auch das IKS im Rahmen der Prüfung berücksichtigt.

Aufgrund der Komplexität der Verfahrensdokumentation kann die Wartung dieser je nach Größe des Unternehmens bis zu mehreren Wochen in Anspruch nehmen. Besser hingegen ist eine Software-Lösung, die sämtliche Vorgänge aktuell dokumentiert. Beim DMS DocuWare gibt es das Tool VD2, das sich direkt in DocuWare integrieren lässt.

Der Umgang mit allen Dokumenten, die in DocuWare indexiert und revisionssicher archiviert worden sind, wird durch VD2 mit optimalen und individuellen Arbeitsabläufen automatisch umgesetzt. Ein IKS ist ebenfalls enthalten, sodass Fehler vermieden werden.

Möchten auch Sie das Tool VD2 in Ihr DocuWare DMS integrieren? Unsere Experten helfen Ihnen gerne dabei!

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Fazit: Verfahrensdokumentation verhindert Risiken

Wie sie gesehen haben, brauchen Sie mit einer geordneten Verfahrensdokumentation kein ungutes Gefühl zu haben, wenn das Finanzamt kurzfristig eine Buchprüfung anordnet. Oft ist dann die Buchprüfung sogar sehr schnell erledigt, ohne dass Sie aufgrund von Verfahrensmängeln mit einer Steuernachzahlung zu rechnen hätten.

Mithilfe einer gepflegten Verfahrensdokumentation lassen sich nicht nur Risiken vermeiden, sondern auch weitere Vorteile für das eigene Unternehmen schaffen. Es ist deshalb wichtig, die Verfahrensdokumentation professionell zu pflegen und nachhaltig umzusetzen.

Software-Lösungen wie die Kombination von DocuWare und VD2 bieten die perfekte Grundlage, um eine effiziente und zugleich übersichtliche Verfahrensdokumentation individuell und zeitsparend zu integrieren. Mit einem VD2-Modul lässt sich selbst bei größeren Unternehmen die regelmäßige Pflege der Verfahrensdokumentation in nur 20 Minuten anstatt in mehreren Wochen erledigen. Ein intelligentes IKS im VD2-Modul macht es möglich.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit der Verfahrensdokumentation gemacht oder suchen Sie selbst nach einer passenden Lösung, die zeit- und kostengünstig als auch sicher ist? Unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter!

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