Gesetzliche Aufbewahrungsfristen liegen in Deutschland für die meisten Dokumente bei sechs, acht oder zehn Jahren. Doch nicht nur die Art des Dokuments bestimmt die Aufbewahrungsfrist, sondern sie kann auch außerhalb typischer Handelsgesellschaften (wie z. B. GmbH oder AG) eine Rolle spielen.

Welche Aufbewahrungsfrist ist für Sie relevant? Wie sollten Sie sich vorbereiten? Wie müssen Sie Ihre Dokumente archivieren und welche Folgen kann ein Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen haben? Wir zeigen Ihnen, welche Vorgaben für Sie entscheidend sind und wie Sie alle benötigten Dokumente gesetzeskonform verwahren und dokumentieren. 

Haben Sie Fragen, wie Sie wichtige Dokumente digital und rechtssicher archivieren können? Unsere Experten von bmd stehen Ihnen gerne beratend zur Seite!

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Warum gibt es die Aufbewahrungspflicht?

Die gesetzliche Grundlage für die Aufbewahrungspflicht liegt nicht nur in der Abgabenordnung (AO) im deutschen Steuerrecht, sondern sie wird auch durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und das Umsatzsteuergesetz (UStG) festgeschrieben. Steuerrelevante Unterlagen müssen demnach einen gewissen Zeitraum verfügbar sein, um die Buchführung des eigenen Unternehmens für Dritte über einen längeren Zeitraum nachvollziehbar zu machen.

Institutionen wie das Finanzamt können, insbesondere bei einer Betriebsprüfung, die Vorlage der Dokumente fordern, um Geschäftsvorgänge zu prüfen. Die Prüfung muss dabei lückenlos erfolgen. Relevante Dokumente können nicht einfach beliebig vernichtet werden, wenn sie für den fortlaufenden Betrieb nicht mehr benötigt werden.

Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht befolgt, muss mit schweren Strafen rechnen. Laut der Abgabenordnung dürfen bei Buchungslücken Gewinne und Umsätze vom Finanzamt geschätzt werden, wenn keine korrekten Daten vorliegen. Die Höhe von Nach- und Strafzahlungen kann durch diese Schätzung beeinflusst werden.

Auch das Strafgesetzbuch (StGB) kann für die Ermittlungen relevant werden, wenn betreffende Dokumente nicht auffindbar sind. Das kann insbesondere dann schwere Folgen haben, wenn wichtige Dokumente nachweislich bewusst vernichtet wurden. Ist der Tatbestand einer Steuergefährdung oder gar Steuerhinterziehung erfüllt, können für Unternehmer neben hohen Geldstrafen sogar Freiheitsstrafen drohen. 

Wer ist verpflichtet, relevante Dokumente aufzubewahren?

Zunächst einmal sind nicht alle Unternehmer zwangsläufig von den gleichen Aufbewahrungsfristen betroffen. Für Handelsgewerbe gelten in der Regel die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen.

Auch hier kann die Branche eine Rolle spielen. Typische Beispiele sind etwa die Lebensmittel- und Pharmabranche, das Bauwesen, die Energieerzeugung und die Telekommunikation. Auch für die öffentliche Verwaltung gelten Sonderregelungen. Freiberufler gelten steuerrechtlich als Selbstständige und haben die gleichen Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Für Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte gilt wiederum eine Sonderregelung. Sie sind erst von Buchführungspflichten betroffen, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz oder über 80.000 Euro Gewinn pro Jahr erzielen.

Vorsicht:
Bis einschließlich 2023 lagen die Grenzen bei 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn. Für Geschäftsjahre bis einschließlich 2024 gelten weiterhin die bisherigen gesetzlichen Buchführungspflichten. 

Wenn Sie sich über die Aufbewahrungsverpflichtung nicht sicher sind, raten wir Ihnen, einen zugelassenen Rechtsberater zu kontaktieren. Aber auch bmd kann Ihnen weiterhelfen: Mithilfe einer revisionssicheren, digitalen Archivierung liegen Ihnen sämtliche Dokumente jederzeit vor – ganz ohne Papier und rechtssicher.

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Welche Dokumente müssen wie lang aufbewahrt werden?

Seit dem 01.01.2025 gelten neue Aufbewahrungsfristen. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) legt die Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente auf drei Stufen fest: Sechs, acht und zehn Jahre.

Bis zum 31.12.2024 galten noch sechs bzw. zehn Jahre. Vorsicht: Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss eines Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung eines Dokuments erfolgt ist. Die 8-Jahres-Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war! Betroffene Dokumente mit einer Frist von zehn Jahren aus dem Jahr 2024 sollten daher nicht vor dem 01.01.2035 entsorgt werden!

Mit Blick auf die → Abgabenordnung (AO § 147), das → Handelsgesetzbuch (HGB § 257) und das → →Umsatzsteuergesetz (UStG § 14b) ergibt sich daraus das folgende Bild:

• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
• → Handelsbücher/Aufzeichnungen
• → Inventare
• → Jahresabschlüsse
• → Einzelabschlüsse (nach→ § 325 Abs. 2a HGB)
• → (Konzern-)Abschlüsse und (Konzern-)Lageberichte (auch alle zum Verständnis notwendigen Dokumente)
• → Eröffnungsbilanz (inkl. Arbeitsanweisungen und verknüpfter Organisationsunterlagen)

• 8 Jahre Aufbewahrungsfrist:
• → Buchungsbelege (nach § 257 Abs. 4 HGB)
• → Rechnungen: ausgestellte und empfangene (nach→ § 14b UStG)

• 6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
• → Empfangene Handelsbriefe
• → Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
• → Unterlagen, die zur Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Verträge, Versicherungspolicen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, etc.)

In Einzelfällen ist aber auch eine Verlängerung der Aufbewahrungsfristen möglich. Typische Beispiele sind etwa eine (bereits begonnene) Betriebsprüfung oder ein laufendes bzw. zu erwartendes Rechtsverfahren.

Aber auch mit (befristeten) Verträgen sollte man vorsichtig sein, denn hier gilt nicht das Datum des Vertragsschlusses als Referenz, sondern das Auslaufen des Vertrags. Hier ein Beispiel: Der Vertrag muss nach BEG IV seit dem 1. Januar 2025 mindestens sechs Jahre nach Abschluss des Kalenderjahres rechtskonform verwahrt werden. Ist der Vertrag am 31.01.2025 ausgelaufen, bedeutet dies, dass die Aufbewahrungspflicht erst ab dem 01.01.2026 beginnt. Die Aufbewahrungsfrist endet also erst am 31.12.2031 und nicht ein Jahr zuvor!

Sollten Sie sich über die Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumenttypen unsicher sein, raten wir Ihnen auch hier, einen Rechtsberater zu kontaktieren. Aber mithilfe einer revisionssicheren Archivierung können unsere Experten von bmd Ihnen helfen, sämtliche Dokumente übersichtlich, rechtssicher und digital sofort auffindbar zu verwahren.

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Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung?

Für eine revisionssichere Archivierung gilt: Aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen sind sicher zu speichern. Die Vorgaben dafür geben die AO und das HGB. Für die Digitalisierung der betreffenden Unterlagen gilt in Deutschland die Verwaltungsvorschrift GoBD vom Bundesministerium der Finanzen. GoBD steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”.

Die revisionssichere Archivierung schreibt vor, dass Unterlagen jederzeit in Form der Originale (in Papierform und/oder durch einen ordnungsgemäßen Digitalisierungsprozess) vorliegen müssen. Das gilt insbesondere für Dokumente, die geltenden Aufbewahrungsfristen unterliegen. Außerdem müssen die Dokumente unverlier- und unveränderbar sein. Laut Vorschrift müssen sie jederzeit zur Verfügung stehen und maschinell auswertbar sein. Selbst der Datenschutz spielt eine wichtige Rolle, da für eine revisionssichere Archivierung nur berechtigte Personen auf die Unterlagen zugreifen dürfen.

Damit eine Archivierung revisionssicher ist, müssen also eine ganze Menge an Vorgaben erfüllt werden. Doch ist eine Archivierung nicht revisionssicher, kann es zu gesetzlichen Konflikten kommen. Früher wurden daher sämtliche Dokumente in unverhältnismäßig vielen Aktenordnern hinterlegt. Welche Dokumente noch für Aufbewahrungsfristen relevant waren, ließ sich nur schwer einsehen. Das Ergebnis: Schier endlose Papiermengen.

Um die Papiermengen zu verringern, wurden stets neue Technologien gesucht. So bot noch bis in die 1990er Jahre hinein der Mikrofilm eine sichere Methode, Dokumente revisionssicher zu archivieren. Mit fortschreitender Digitalisierung wurden neue Möglichkeiten geschaffen, um Dokumente langfristig zu archivieren.

Doch ein Dokument abzufotografieren oder als ungeschützte PDF in einem Computerordner abzulegen, reicht bei weitem nicht aus, um die Anforderung einer revisionssicheren Archivierung zu erfüllen. Wichtig sind ebenfalls eine lückenlose Verfahrensdokumentation sowie eine gesichert unveränderbare Version der Scans. Selbst eine digital nachverfolgbare Unterschrift kann ausschlaggebend sein.

DocuWare ist eines der führenden Softwareunternehmen, das eine digitale und revisionssichere Archivierung ermöglicht. Dokumente und Metadaten sind nicht nur sofort abrufbar, auch der Einsatz von analysierenden KI-Technologien kann den Prozess der Archivierung stark beschleunigen. Außerdem wird die Fehlerquote auf ein Minimum reduziert. 

Haben Sie Fragen zur revisionssicheren Archivierung Ihrer Dokumente mit Aufbewahrungsfristen oder andere Unterlagen? Wenden Sie sich jetzt an unsere Experten von bmd!

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Zusatzinfo: Private Aufbewahrungsfristen

Auch Privatpersonen können in bestimmten Fällen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. So sind beispielsweise Rechnungen über Bau- oder Handwerkerleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken in der Regel zwei Jahre aufzubewahren. Zudem gelten bei sehr hohen Einkünften unter bestimmten Voraussetzungen sechsjährige Aufbewahrungspflichten nach § 147a AO.

Unterlagen ohne Aufbewahrungsfrist können nach der Steuererklärung vernichtet werden, sollten aber dennoch für spätere Anträge verwahrt werden. Typisch sind Gehaltsabrechnungen. Sie sollten nicht nach dem Erhalt im Mülleimer landen, auch wenn hier keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt. Lohnnachweise sind nicht nur ein wichtiger Nachweis für die Steuererklärung, sondern können auch für die Berechnung der Rente ein zentraler Beleg sein. Wir raten deshalb, sämtliche Entgeltabrechnungen bis zum Renteneintritt zu verwahren. 

Sie sollten also nicht bis 2027 warten, um die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einzuführen. bmd als Platinum Partner von DocuWare hilft Ihnen gerne bei der Umsetzung weiter – von der Digitalisierung über das Dokumentenmanagement bis hin zur gesetzeskonformen Vernichtung der alten Personalakten in Papierform.

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