Digitale Personalakte – Bereits 2027 gesetzlich vorgeschrieben?

Die digitale Personalakte ist aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile schon heute weit mehr als eine optionale Form der Dokumentenführung. Besonders die HR-Arbeit (Human Resources / Personalabteilung) in Unternehmen kann erheblich davon profitieren, wenn Personaldaten digital verwaltet und Papierakten konsequent abgelöst werden.

Die Digitalisierung von Personalprozessen schreitet voran, und auch wenn es derzeit noch keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer vollständig digitalen Personalakte gibt, wird sie im Rahmen arbeitsrechtlicher Digitalisierungsprozesse ab 2027 eine zentrale Rolle einnehmen.

Zwar existieren aktuell keine Vorschriften, die Unternehmen zur Einführung einer umfassenden digitalen Personalakte verpflichten. Dennoch müssen einzelne Dokumente bereits in digitaler Form geführt werden. Unternehmen stehen damit vor der Herausforderung, sensible Personaldaten rechtssicher, geschützt und revisionssicher aufzubewahren.

Genau wie Papierdokumente unterliegen auch digitale Unterlagen strengen gesetzlichen Vorgaben. Der Zugriff auf die Daten ist stark eingeschränkt, die Aufbewahrung muss nachvollziehbar sein, und sämtliche Verarbeitungsschritte müssen dokumentiert werden.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, warum Unternehmen bereits jetzt auf eine digitale Personalakte umstellen sollten, ob digitale Personaldaten sicherer sind als Papierakten und wie eine Umstellung gelingen kann, ohne bestehende Prozesse zu stören. Ziel ist es, nicht nur auf das Jahr 2027 zu reagieren, sondern den Blick darüber hinaus zu richten und frühzeitig die Weichen für eine effiziente, digitale Personalarbeit zu stellen.

• Wichtigste Infos:
• → Keine Pflicht zur Komplett-Digitalisierung, aber Teile ab 2027 verpflichtend digital
• → Einige Dokumente bereits heute digital vorgeschrieben
• → Doppelte Papier-/Digitalsysteme gelten als ineffizient – besser: Bestandsakten digitalisieren und auf modernes DMS umsteigen
• → Strenge Zugriffs-, Schutz- und Dokumentationspflichten
• Unzulässige Daten dürfen nicht gespeichert werden
• → Einsichts-, Korrektur- und Löschrechte für Arbeitnehmer

Möchten Sie bereits bestehende Papierakten bzw. Bestandakten digitalisieren oder haben Sie Fragen zur revisionssicheren Aufbewahrung Ihrer digitalen Dokumente? Das Expertenteam von bmd steht Ihnen gerne beratend zur Seite.

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Was ist die digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte, häufig auch elektronische Personalakte genannt, ist die digitale Entsprechung der klassischen Papierakte. Solange HR-Prozesse noch nicht vollständig digital abgebildet sind, stellt sie in vielen Unternehmen eine Kopie der analogen Personalakte dar. Eine vollständige digitale Abbildung aller Inhalte ist derzeit nicht zwingend erforderlich, da es bislang keine umfassenden gesetzlichen Vorgaben gibt.

Unabhängig von der Form muss jede Personalakte bestimmte Inhalte enthalten. Dazu zählen Vertrags- und Stammdaten wie Arbeitsverträge, Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummern, Abrechnungs- und Nachweisdokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie – je nach Tätigkeit – weitere arbeitsrelevante Nachweise. Ergänzend finden sich häufig auch nicht gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen wie Entwicklungsdokumentationen, Abmahnungen, Fehlzeiten oder Bewerbungsunterlagen.

Einige Inhalte unterliegen einer Zweckbindung gemäß DSGVO. Bewerbungsunterlagen müssen beispielsweise nach Wegfall des Zwecks innerhalb von sechs Monaten vernichtet werden. Arbeitnehmer haben jederzeit das Recht auf Einsicht in ihre Personalakte sowie auf Korrektur oder Löschung unzulässiger Daten.

• Bestimmte Daten dürfen hingegen grundsätzlich nicht Bestandteil einer Personalakte sein:
• → Politische oder religiöse Angaben
• → Gesundheitsdaten mit Diagnose
• → Informationen zur Schwangerschaft
• → Gewerkschaftszugehörigkeit
• → Unbelegte Vorwürfe

Werden solche Daten dennoch gespeichert, sind sie unverzüglich zu löschen. Andernfalls drohen Bußgelder, Schadensersatzansprüche und arbeitsrechtliche Konsequenzen.

In der Praxis sind Personalakten häufig auf mehrere Ordner verteilt und nur schwer auffindbar. Gerade bei internen Umstrukturierungen erschwert dies den Zugriff erheblich. Die digitale Personalakte kann hier langfristig Abhilfe schaffen. 

Haben Sie Fragen, wie Sie Ihre Bestandakten am besten digitalisieren und in einem revisionssicheren Archiv aufbewahren?
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Vorteile der digitalen Personalakte nutzen

Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Personalakte ist ihre ortsunabhängige Verfügbarkeit. Ob im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise – relevante Dokumente sind jederzeit abrufbar. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie etwa DocuWare ermöglichen eine effiziente Suche, zum Beispiel über die Volltextfunktion, mit der sich auch nicht-indexierte Inhalte ganz einfach wiederfinden lassen.

Voraussetzung ist eine revisionssichere Archivierung im System. Moderne DMS stellen sicher, dass nur befugte Personen Zugriff erhalten und sämtliche Aktivitäten nachvollziehbar dokumentiert werden. Digitale Workflows, wie sie sich mit DocuWare gestalten und ins DMS integrieren lassen, sorgen für eine einheitliche Datenbasis und einen effizienten Informationsfluss innerhalb der HR-Abteilung.

Durch die Digitalisierung reduziert sich der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten erheblich. HR-Mitarbeiter können sich stärker auf strategische Aufgaben wie Mitarbeiterbindung oder Personalentwicklung konzentrieren. Auch Bewerbungsprozesse lassen sich durch digitale Workflows transparenter und schneller gestalten, was sowohl der Personalabteilung als auch den Bewerbern zugutekommt und das Unternehmensimage stärkt.

Zusätzlich spielt der Nachhaltigkeitsaspekt eine Rolle. Durch den Wegfall von Papierakten werden Druckkosten, Lagerflächen und Ressourcen eingespart. Ergänzend kann in einem professionellen DMS wie DocuWare auch die elektronische Signatur genutzt werden. Besonders die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet höchste Sicherheit und ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. 

Haben Sie weitere Fragen zur Verwendung eines DMS für Ihre digitale Personalakte oder einer E-Signatur?

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Was ändert sich 2027?

Das Jahr 2027 markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung der Personalarbeit. Zwar gibt es aktuell keinen Gesetzesbeschluss, der eine umfassende digitale Personalakte vorschreibt, doch gesetzliche Entwicklungen erhöhen den Dokumentations- und Nachweisdruck für Unternehmen deutlich.

Seit August 2022 verpflichtet die EU-Richtlinie zu transparenten und vorhersehbaren Arbeitsbedingungen Arbeitgeber zur umfassenden und nachweisbaren Information über Arbeitsbedingungen. Änderungen müssen dokumentiert und fristgerecht kommuniziert werden. Auch wenn keine digitale Personalakte vorgeschrieben ist, erleichtert sie die Einhaltung dieser Vorgaben erheblich.

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV, in Kraft seit Januar 2025, dürfen viele HR-Dokumente digital verarbeitet werden, ohne zwingend ausgedruckt zu werden. Der entscheidende Schritt folgt jedoch zum 1. Januar 2027 mit dem vollständigen Inkrafttreten des 7. SGB IV-Änderungsgesetzes. Übergangsfristen entfallen, und bestimmte Unterlagen müssen nun zwingend elektronisch geführt werden.

Ein zentrales Beispiel sind Entgeltunterlagen, die ab 2027 ausschließlich digital geführt werden müssen. Auch Melde- und Mitgliedsbescheinigungen sowie rentenrelevante Unterlagen sind elektronisch bereitzuhalten und für Prüfungen digital zugänglich zu machen. Die Dokumente müssen revisionssicher archiviert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Da nur ein Teil der Personalakte verpflichtend digital geführt werden muss, stellt sich die Frage nach der Sinnhaftigkeit eines parallelen Papier- und Digitalsystems. Ein derartiges „duales System“ führt zu Unübersichtlichkeit und Effizienzverlusten. Zudem ist davon auszugehen, dass in den kommenden Jahren weitere Digitalisierungsanforderungen folgen werden.

Sie sehen also, der Zeitpunkt ist jetzt gekommen, die digitale Personalakte einzuführen, sofern es noch nicht geschehen ist. Unsere Experten können Ihnen dabei helfen, die Umstellung von der Papierakten zum digitalen Pendant reibungslos umzusetzen, sodass Sie auf die Änderungen im kommenden Jahr vorbereitet sind.

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Wie können Sie bestehende Personalakten digitalisieren?

Alle prüfungsrelevanten Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, müssen digital vorliegen. Die Aufbewahrungsfristen reichen dabei von sechs Monaten für abgelehnte Bewerbungen bis zu 40 Jahren für bestimmte Arbeitsschutzdokumente.

Gerade in größeren Unternehmen kann der Umfang der zu digitalisierenden Akten erheblich sein. Eine interne Digitalisierung ist häufig ineffizient, da Technik, Zeit und Fachwissen fehlen. Zudem dürfen nur befugte Personen mit den sensiblen Daten arbeiten, was zusätzliche Kosten verursacht.

Es empfiehlt sich daher die Beauftragung eines professionellen Scandienstleisters. bmd verfügt über die notwendige Ausstattung, digitalisiert Dokumente sicher sowie datenschutzkonform und kann nicht mehr benötigte Unterlagen gemäß DIN 66399 vernichten. Die Digitalisate können direkt in das bevorzugte System importiert und revisionssicher archiviert werden. 

Haben Sie Fragen zur Scandienstleistung oder zur Nutzung von DMS? Unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter!

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Vorsicht: Typische Fehler bei der Einführung der digitalen Personalakte

Bei der Digitalisierung personenbezogener Daten gelten strenge gesetzliche Vorgaben. Häufige Fehler entstehen durch vorschnelles Handeln. Die Verarbeitung sollte im Arbeitsvertrag geregelt oder durch Betriebsvereinbarungen ergänzt werden. Mitarbeiter haben das Recht auf Korrektur oder Löschung unzulässiger Daten.

Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte müssen frühzeitig eingebunden werden. Auch bei der Vernichtung von Papierdokumenten ist Vorsicht geboten, da bestimmte Urkunden weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen. Perspektivisch kann die QES jedoch auch diese Dokumente vollständig digital ersetzen.

Fazit: Jetzt wechseln und noch vor 2027 profitieren

Die digitale Personalakte bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen und HR-Teams. Durch DMS und digitale Workflows lassen sich Zeit und Kosten sparen, während sich HR-Mitarbeiter stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Unternehmen sollten daher nicht bis 2027 warten, sondern frühzeitig handeln.

Sie sollten also nicht bis 2027 warten, um die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einzuführen. bmd als Platinum Partner von DocuWare hilft Ihnen gerne bei der Umsetzung weiter – von der Digitalisierung über das Dokumentenmanagement bis hin zur gesetzeskonformen Vernichtung der alten Personalakten in Papierform.

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