Die Angst vor Veränderungen ist zwar nichts Neues, aber häufig sehr groß – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Technische Weiterentwicklungen finden Einzug in den (Berufs-)Alltag und verändern dort Arbeits- und Lebensweisen nachhaltig.

Doch wenn es gerade gut läuft, warum sollte man sich an neue Entwicklungen anpassen? Die Antwort ist einfach: Weil man sonst abgehängt wird – das gilt für das Geschäft, den Beruf oder das Privatleben. Wer heute kein Smartphone besitzt, kann schnell den Anschluss im Freundeskreis verlieren – etwa dann, wenn in ausschließlich Messenger-Gruppen das nächste gemeinsame Event geplant wird.

Doch auch für Unternehmen kann es düster werden, wenn sie noch immer an alten Technologien oder Verfahren festhalten. Das Problem: Die Kommunikation mit (potenziellen) Kunden wird schwieriger und interne Prozesse verlaufen langsamer. Auch hier gilt es schnell zu reagieren, denn wer nicht reagiert, kann sich auf Dauer nicht mehr gegen seine Konkurrenz durchsetzen. Wir zeigen Ihnen in unserem neuen Artikel, woher diese Angst vor Technologisierung rührt, warum Sie sich nicht davor fürchten müssen und wie Sie das Ganze als Chance wahrnehmen können, um sich besser zu positionieren – als Arbeitgeber und als Arbeitnehmer!

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Teil dieses Fortschritts – insbesondere durch den Einsatz von IDP und KI, deren Funktionen sich exponentiell weiterentwickeln. Wenn Sie Fragen zu den Funktionen eines DMS haben, dann sind unsere Experten die richtigen Ansprechpartner für Sie!

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Woher kommt die Angst vor Veränderungen?

Die Angst vor Veränderungen wird immer auf die Gegenwart bezogen. Menschen wollen Unsicherheiten aus dem Weg gehen, um einem Verlust der Kontrolle vorzubeugen. Dafür halten sie an Routinen fest. Dazu kommt auch die Angst vor dem Unbekannten. Für neue Technologien (z. B. in der Digitalisierung) bedeutet das, dass sie häufig nicht eingesetzt werden, weil sie unvorhersehbare Veränderungen in Prozessen oder den (Berufs-)Alltag mit sich bringen.

Arbeitgeber sehen sich heutzutage mit neuen Technologien und einer Vielzahl an Angeboten konfrontiert. Oft wissen sie daher nicht, welche Technologien für sie die richtigen sind, wie sie sich in die Unternehmensprozesse integrieren lassen und ob sie mit ihrer Wahl überhaupt richtig liegen. Natürlich können falsche Entscheidungen schwere wirtschaftliche Schäden nach sich ziehen. Doch auch sich nicht zu entscheiden und an Routinen festzuhalten, die sich vor mehreren Jahren etabliert hatten, kann für das Unternehmen teuer werden.

Arbeitnehmer sehen sich aktuell eher mit der Angst konfrontiert, dass sie bald durch KI ersetzt werden könnten. Die Angst vor dem Jobverlust ist häufig höher, als die Bereitschaft, sich mit neuen Technologien auseinanderzusetzen. Doch auch hier ist es wichtig, sich nicht gegen den Fortschritt zu wehren. Der Einsatz von KI wird Fachkräfte nicht automatisch ersetzen. Doch er wird Ihnen Arbeit abnehmen, sodass sie sich auf andere Bereiche konzentrieren können bzw. müssen. KI wird nicht automatisch den Verlust des Arbeitsplatzes bedeuten, doch sie wird die Transformation von Berufsbildern vorantreiben – und daran müssen sich Arbeitnehmer anpassen.

Wichtig ist, dass jeder erkennen muss – egal ob als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber – dass es technische Veränderungen schon immer gegeben hat, die die Geschäfts- und Berufswelt nachhaltig verändert haben. Firmen in Industrieländern wie Deutschland, die sich bis heute dem Computer verweigert hätten, würde es sie wahrscheinlich nicht mehr geben.

Aber noch ein anderer Blick auf die Thematik: Ist der Kutscher nicht durch das Auto zum Taxifahrer geworden? Berufe müssen nicht automatisch verschwinden, aber sie müssen sich an neue Bedingungen anpassen.

🛈 Tipp:

Ist auch Ihr Arbeitsplatz vielleicht betroffen? Das muss nicht bedeuten, dass Sie Ihren Arbeitsplatz verlieren, aber dass Sie den Fokus auf andere Kompetenzen legen sollten. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung der Bundesagentur für Arbeit hat vor kurzem die Plattform “Job-Futuromat” veröffentlicht. Hier lässt sich auf der Basis von Arbeitsmarktentwicklungen prüfen, inwieweit sich ein Beruf automatisieren lässt. Interessiert, die Plattform selbst zu testen? Hier finden Sie den ☝ Job-Futuromat.

Weg von den analogen Routinen und hin zum digitalen Dokumentenmanagement: Ergreifen Sie jetzt die Chance, Ihr Unternehmen auf die Technologien von morgen vorzubereiten. Im Bereich DMS hat sich viel getan und die Zukunft sieht auch äußerst vielversprechend aus. Wir können Ihnen zeigen, wohin die Reise geht!

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Chance, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein

Man sollte die Digitalisierung bzw. die digitale Tranformation nicht aus Angst vor Veränderungen ignorieren. Routinen, die heute noch funktionieren, können morgen schon überholt sein. Wenn es hart auf hart kommt, können Einflüsse von außen eine (Teil-)Umstellung erzwingen. Ein typisches Beispiel dafür: neue Gesetze.

Arbeitnehmer erfahren das aktuell am zunehmenden Einsatz von KI. Der Einsatz von KI muss nicht heißen, dass man wegen ihr den Job verliert. Aber er bedeutet auch, dass man sich mit ihr und neuen Aufgaben auseinandersetzen muss. Es geht also darum, sich nicht vor der KI zu verschließen, sondern sich mit ihr auseinanderzusetzen und zugleich neue Kernkompetenzen (z. B. durch vom Arbeitgeber geförderte Weiterbildungen) zu erwerben. Wer sich hier gut positioniert, wird auch am Arbeitsmarkt immer höhere Chancen haben als jemand, der die Veränderungen nicht ernst nimmt und auf alten Routinen verharrt.

Das beste Beispiel für die Geschäftswelt bietet aktuell die E-Rechnung. Hier wird die Zeit knapp, denn ab dem kommenden Jahr müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro sie nicht nur empfangen und verarbeiten, sondern auch ausstellen können. Für Kleinunternehmer tritt die Verpflichtung erst ab dem 01.01.2028 in Kraft. Wer sich darauf nicht rechtzeitig vorbereitet, wird mit größeren Problemen konfrontiert werden als nur den Zeitaufwand für die Umstellung.

Das größte Problem ist, dass Unternehmen ohne Vorbereitung plötzlich mit undurchdachten Arbeitsprozessen konfrontiert werden. Niemand im Betrieb weiß genau, wer was verarbeitet, wer wofür zuständig ist und wo was zu finden ist. Im schlimmsten Fall wird – mit Blick auf das Dokumentenmanagement – mit zwei Systemen bzw. mehreren Medien gearbeitet. Dokumente werden digital und analog verarbeitet. Alte Rechnungen liegen auf Papier vor und neue dürfen nur noch als E-Rechnung verschickt/empfangen werden.

Ein Chaos, das sich durch ein durchdachtes DMS vermeiden lässt. Bereits heute gibt es durch die Kombination von geeigneten DMS und ERP-Systemen die Möglichkeit, gesetzeskonform mit der E-Rechnung umzugehen und sie revisionssicher zu archivieren. Mit dem Einsatz derartiger Systeme ist man besser auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet.

Doch warum nicht gleich die Chance nutzen, um bei der digitalen Transformation noch einen Schritt weiter zu gehen? Auch hier werden zunehmend neue KI-Funktionen eingesetzt, die zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bringen. Und das hat wiederum viele Vorteile für das eigene Geschäft, denn wenn sich die Konkurrenz nicht selbst darauf einlässt, arbeiten Sie effizienter – und damit sind Sie immer einen Schritt voraus.

Wie kann ein effizientes Dokumentenmanagement aussehen? Warum ist es besser, jetzt seine Bestandsakten digitalisieren zu lassen als morgen immer noch mit Papier und digitalen Akten zu arbeiten?  

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Das Dokumentenmanagement der Gegenwart und der Zukunft

Wer heute noch auf Papierarchive setzt, für den wird es höchste Zeit, jetzt umzusteigen. Wie bereits erwähnt, kann man durch äußere Einflüsse sogar dazu “gezwungen” werden. Hier spielt jetzt die E-Rechnung eine zentrale Rolle, denn in vielen B2B-Prozessen erfüllen Papierrechnungen künftig nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen.

Die bessere Alternative ist es, ein DMS zu verwenden, welches sämtliche Dokumente digital zugänglich macht, in Workflows integriert und revisionssicher archiviert – nur, um ein paar der Kernfunktionen zu nennen. Auch die Bearbeitung der Dokumente fällt leichter, da etwa Technologien wie Intelligent Indexing von DocuWare die Indexierung in das Archiv automatisch übernehmen.

Technologien wie DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) gehen sogar noch einen Schritt weiter. IDP kann neben den Indexierungswerten auch relevante Inhalte und strukturierte Daten extrahieren. Auf dieser Grundlage lassen sich Dokumente klassifizieren und automatisch relevanten Workflows zuordnen. Anwendungen wie IDP zeichnen sich außerdem durch maschinelles Lernen aus. Das bedeutet, je mehr Dokumente darüber analysiert und indexiert werden, desto stärker kann sich die Erkennungsgenauigkeit verbessern.

In DocuWare IDP finden sich ebenfalls Funktionen wie die optische Zeichenerkennung (OCR) als auch die handschriftliche Texterkennung (HTR). Gescannte Dokumente, Bilder und Notizen lassen sich so leichter erfassen und indexieren. HTR stellt jedoch sehr hohe Anforderungen an die Technik, da Handschriften sehr unterschiedlich sein können. Aber wer kennt nicht die Situation, dass man unter Umständen seine eigene Handschrift nicht mehr lesen kann?

Der Einsatz von KI wird das Dokumentenmanagement von Grund auf verändern. Wahrscheinlich wird es sogar möglich sein, Daten aus den eigenen Dokumenten zu nutzen, etwa zum Erstellen einer Statistik.

Die KI wird es auch ermöglichen, den Zugriff von Personen auf Dokumente zu organisieren. Damit ist nicht gemeint, den Zugang auf einen Personenkreis zu beschränken, sondern Personen nur die Daten zugänglich zu machen, die für sie relevant sind. Jeder im Unternehmen kann zwar das gleiche Dokument öffnen, doch die Daten, die für die Position des Mitarbeiters keine Rolle spielen, werden automatisch geschwärzt dargestellt.

KI kann die Arbeit mit einem DMS noch sehr stark erweitern und dadurch Arbeitsprozesse im Unternehmen beschleunigen und Mitarbeiter dauerhaft entlasten. Repetitive Arbeiten wie z. B. das händische Indexieren von Dokumenten können dann wegfallen. Mitarbeiter können sich auf andere Kernaufgaben konzentrieren.

Wie schnell derart fortschrittliche KI-Funktionen im DMS angeboten werden, lässt sich noch nicht vorhersagen. Trotz eines schnellen Fortschreitens bei der Entwicklung müssen sie effizient arbeiten und sichere Ergebnisse liefern – insbesondere mit Blick auf den Datenschutz. Doch es ist davon auszugehen, dass sich diese Technologien weiter etablieren werden. Möglicherweise liegt der Moment gar nicht mal so weit in der Zukunft. Wer hätte vor ein paar Jahren schließlich gedacht, dass allein die Chatbots so gut funktionieren?

Haben Sie Fragen zu aktuellen Technologien in Ihrem oder für Ihr DMS? Wir können Ihnen dabei helfen, Intelligent Indexing oder IDP richtig zu nutzen und in effiziente Workflows zu integrieren.

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Fazit: Chancen nutzen

Man sollte keine Angst vor neuen (KI-)Technologien haben – weder als Arbeitgeber noch als Arbeitnehmer. Arbeitnehmer etwa verlieren nicht direkt ihren Job, bloß weil ihnen langwierige und repetitive Aufgaben abgenommen werden. Stattdessen sorgen sie für mehr Flexibilität am Arbeitsplatz und verändern auch den Fokus der täglichen Aufgaben.

Unternehmer profitieren hingegen nicht nur von einem entlasteten, zufriedeneren Personal, sondern können Prozesse effizienter gestalten – und damit natürlich Zeit und Geld einsparen. Das ist ein klarer Vorteil gegenüber der Konkurrenz, wenn diese die Technologie nicht nutzt. Außerdem kann dies auch die Kundenzufriedenheit steigern, da Aufgaben schneller erledigt werden.

Wer also am Markt erfolgreich sein möchte, kommt an dem Einsatz von KI nicht herum – genau wie in dem Beispiel mit der Einführung des Computers am Arbeitsplatz. Wichtig ist es, jetzt zu den ersten zu gehören, die sich auf diese Technologien einlassen. Wer sich aufgrund der Angst vor Veränderungen nicht damit beschäftigt, verpasst diese Chance.

Haben Sie Fragen zum Einsatz von KI in Ihrem DMS? Wir können Ihnen dabei helfen, schon jetzt auf den aktuellen Stand der Technik aufzurüsten. Außerdem stehen wir Ihnen gerne zur Seite, wenn die KI neue Möglichkeiten für Ihr Dokumentenmanagement bietet.

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