Entenrennen 2025
Das hat Susi bei uns erlebt!
Im November und Dezember vergangenen Jahres war die kleine Ente Susi von der Südwestfalen Agentur GmbH zu einem zweiwöchigen Praktikum bei bmd. Rund zwei Wochen vor Weihnachten musste sie uns wieder verlassen und sammelt seitdem weitere Erfahrungen in anderen Unternehmen.
Als Teil des Entenrennens der Südwestfalen Agentur GmbH hat bmd Susi am 26. November von Christian Kleber, dem Bereichsleiter Unternehmenskommunikation der connecT Systemhaus AG, erhalten. Am 9. Dezember gab unser Geschäftsführer Jan Soose Susi an Christian Schneider, den Geschäftsführer der Walter Schneider Gruppe, schließlich weiter.
Das gesamte Team von bmd hatte eine schöne Zeit mit der kleinen Ente. Darum möchten wir einen Rückblick darauf werfen, was Susi in ihrem Praktikum bei uns gelernt hat – vom Eintreffen der Dokumente und deren Eingangsbearbeitung über unsere Scanverfahren bis hin zum digitalen Dokumentenmanagement.
Wo alles seinen Anfang nimmt: Die Dokumentenannahme
Bevor sie unsere Expertinnen und Experten im Scanzentrum in der Siegener Fölzerstraße digitalisieren, holt unser Fahrer und Lagerist Sven Brüning alle Dokumente bei unseren Kunden vor Ort ab. Diesmal durfte auch Susi ihm dabei mithelfen, die beladenen Kisten in unseren Transporter zu tragen. Wie Susi richtig bemerkte, hatte bmd seinen Kunden die Kisten für den Weitertransport der Dokumente bereits im Vorfeld zur Verfügung gestellt.
Anschließend fuhren Susi und Sven gemeinsam zurück in das Digitalisierungszentrum in der Fölzerstraße. Jetzt wurden alle Kisten vorsichtig aus dem Wagen in unseren Lagerraum gebracht, wo die Dokumente immer sachgerecht und sicher gelagert werden. Dort warten die Dokumente auf die Digitalisierung, den Rücktransport oder auf Wunsch unserer Kunden auch auf die fachgerechte Vernichtung nach DIN 66399.
Die richtige Lagerung
Susi war überwältigt, als sie den Lagerraum zum ersten Mal sah. So viele Kisten voller Dokumente, die bald digitalisiert werden sollten. Noch beeindruckter war Susi, als Sven ihr sagte, dass das nur die erste Etage des Lagerraums sei, denn ein Lastenaufzug verbindet beide Lagerräume direkt miteinander.
So viele Kisten voller Dokumente von zahlreichen Kunden, dachte sich Susi. Doch sind sie hier nicht nur sicher aufbewahrt, sondern auch vor dem Zugang Dritter geschützt? “Sicher doch!”, sagte ihr Sven. “Zu unseren Lagerräumen hat nur befugtes Fachpersonal Zutritt. bmd legt einen sehr hohen Anspruch auf Datenschutz und Sicherheit, wenn für die Digitalisierung mit den Dokumenten unserer Kunden gearbeitet wird.”
Die Vorbereitung auf den Scan
Nach dem Lager sah sich Susi die verschiedenen Bereiche der Scandienstleistungen von bmd an. Bevor Dokumente digitalisiert werden können, müssen die meisten von ihnen speziell darauf vorbereitet werden. Insbesondere Akten sind häufig mit Büroklammern, Hefterklammern und ähnlichem versehen, was zunächst vorsichtig gelöst werden muss. Außerdem werden sämtliche Dokumente geglättet und geordnet, bevor es weiter zum geeigneten Scanner geht.
“Wir haben ein erfahrenes und eingespieltes Team, wenn es um die Vorbereitung auf den Scan geht”, erklärt Michael Soose, der bei bmd als Leiter des Qualitätsmanagements für die Digitalisierung die Verantwortung trägt. “Bevor wir mit der Digitalisierung beginnen, analysieren wir zunächst die Dokumente unserer Kunden. Anschließend entwickeln wir gemeinsam eine Strategie für das weitere Vorgehen.”
Flexibilität beim Scannen
Als Susi ein sehr breites Gerät sah, fragte sie sich, was das sei. “Das ist unser Großformatscanner”, erklärte ihr Linore Meschkat, die Leiterin des Digitalisierungszentrums in der Fölzerstraße. Eine Seltenheit in der Branche: Selbst Überformate stellen für bmd kein Problem dar. Aber auch sehr kleine Formate lassen sich bei bmd dank der richtigen Scantechnologien mit einer sehr hohen Qualität digitalisieren.
bmd setzt moderne Scanner ein, die eine große Anzahl Seiten pro Minute digitalisieren können. “Mithilfe unserer Scantechnologien digitalisieren wir jeden Monat eine siebenstellige Anzahl von Seiten”, so Linore. Ein Scanner weckte bei Susi ein besonderes Interesse. Der Buch- und Archivscanner kann Dokumente digitalisieren, die eines besonders vorsichtigen Umgangs bedürfen – sehr alte Urkunden zum Beispiel. Dokumente mit einem Alter von mehreren Jahrzehnten oder sogar weit über 100 Jahren werden hier unversehrt und in hoher Qualität in ein digitales Archiv aufgenommen.
Alle Dokumente sind gescannt – und jetzt?
Nachdem die Arbeit in der Fölzerstraße erledigt ist, nimmt Michael Susi mit zur Zentrale von bmd in der Schmiedestraße. Susi fragt sich, warum es noch mehr zu tun gibt und die Reise nach Siegen-Weidenau weitergeht. “Natürlich geht es weiter”, sagt Michael. “Unsere Kunden möchten doch ihre digitalen Dokumente wiederfinden und weiternutzen! Darum ist auch das Dokumentenmanagement ein zentraler Bestandteil unserer Dienstleistung!”
bmd setzt für das Dokumentenmanagement seit 1997 auf das Dokumenten-Management-System (DMS) von DocuWare. Seit 2003 ist bmd sogar ein autorisierter Partner von DocuWare und besitzt heute als Platinum-Partner den höchsten erreichbaren Status. Aufgrund unseres erfahrenen und schnell agierenden Kundenservices gehört bmd außerdem seit 2022 zur weltweit stark begrenzten Auswahl der DocuWare Customer Service Champions.
Die Ablage der Scans in ein DMS wie DocuWare bietet Vorteile, wie etwa dass sämtliche Dokumente revisionssicher archiviert und GoBD-konform indexiert werden. Unter tausenden von Akten lässt sich das gesuchte Dokument schnell finden, doch nur autorisierte Mitarbeiter haben Zugriff darauf. Durch individuell ausgearbeitete Workflows erhalten berechtigte Personen sogar Aufgaben, wie mit dem Dokument weitergearbeitet wird. Typisch dafür ist zum Beispiel die Freigabe oder die Ablehnung einer Rechnung und das Setzen von Stempeln.
Jederzeit erreichbar: Unser Supportteam
Anschließend durfte Susi einmal unserem IT- und DMS-Support über die Schulter schauen. “Jedes Unternehmen braucht eine individuelle Lösung bei der Einrichtung und der Nutzung des DMS. Die Schnittstellen zu unterschiedlichen ERP-Systemen und Workflows können ganz unterschiedlich aussehen”, sagt der Leiter der IT- und DMS-Abteilung Franc Hribar.
Es ist uns ein zentrales Anliegen, jederzeit für unsere Kunden erreichbar zu sein”, erklärte Franc der kleinen Ente Susi. Das Team für IT und DMS ist aber bei bmd nicht nur für den Support zuständig. Bei ihnen werden auch Verfahren für die IDP- und KI-Nutzung entwickelt, Workflows erstellt und Lösungen für Programmschnittstellen erarbeitet – nur, um ein paar Beispiele zu nennen.
Auf Wiedersehen, Susi!
Zum Ende ihres Praktikums fuhr Susi zusammen mit Jan zurück in das Digitalisierungszentrum, wo zwei Wochen zuvor ihr Praktikum bei bmd begonnen hatte. “Ich hoffe, du hattest hier eine schöne Zeit! Während deines Praktikums durftest du unserem gesamten Team einmal über die Schulter schauen und hast dabei viel gelernt. Schade, dass du uns jetzt verlässt”, sagte ihr Jan zum Abschluss. Nun stand für Susi im Rahmen des Entenrennens ein weiteres Praktikum an – diesmal in den Autohäusern der Walter Schneider Gruppe. Das gesamte Team von bmd wünscht Susi alles Gute für die Zukunft!
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