Bereits heute gibt es branchenübergreifend im Finanz- und Rechnungswesen einen akuten Fachkräftemangel – Tendenz stark steigend. Bis 2030 wird ein erheblicher Teil der Babyboomer-Generation altersbedingt aus dem Erwerbsleben ausscheiden.

Doch auch der Nachwuchs bleibt im Finanz- und Rechnungswesen aus. Unternehmen werden sich nach anderen Lösungen umsehen müssen, um das Loch bei den Fachkräften zu schließen oder zumindest die Folgen daraus abzufedern.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dazu beitragen, indem es bestehendem Personal Arbeitsabläufe deutlich erleichtert. Doch auch hier sind einige Dinge zu beachten, um eine effiziente Nutzung zu gewährleisten.

Unsere Experten von bmd haben sich näher mit dem Fachkräftemangel im Finanz- und Rechnungswesen auseinandergesetzt. Wir zeigen Ihnen, woher der Fachkräftemangel stammt und wie sich die Situation in den kommenden Jahren entwickeln wird. Lernen Sie die Vorteile kennen, wenn Sie ein DMS einsetzen, um den Fachkräftemangel abzumildern oder um sich als attraktiver Arbeitgeber gegenüber der Konkurrenz zu behaupten. 

Haben Sie Fragen zum Einsatz eines DMS oder möchten sich über die Vorteile für Ihr Unternehmen informieren?

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Wohin steuert der Fachkräftemangel?

Häufig wird das Hauptproblem für den Fachkräftemangel im demografischen Wandel gesehen. Aber im Finanz- und Rechnungssektor ist das Problem deutlich größer: Es fehlt qualifizierter Nachwuchs.
Viele Hochschulen berichten von rückläufigen Studierendenzahlen in klassischen Accounting-Studiengängen. Berufe im Rechnungswesen wirken auf Schulabsolventen eher unattraktiv, gelten dort eher als typische Back-Office-Tätigkeiten mit hoher Komplexität ohne große Aufstiegschancen. Gleichzeitig steigt das Interesse in “konkurrierenden” Studiengängen im Finanzsektor mit dem Fokus auf Banking und Consulting.

Viele Studierende sehen im Rechnungswesen eine komplexe Tätigkeit, bei der sie sich stets auf neue Steuer- und Compliance-Richtlinien (z. B. Vorschriften und internationale Standards wie IFRS und GAAP) einstellen müssen.

Die jüngeren Generationen sehen sich deshalb mit einer anspruchsvollen Arbeit konfrontiert, die ebenfalls häufig mit engen Deadlines verknüpft ist. Dabei fordert insbesondere die Generation Z eine höhere Work-Life-Balance mit flexiblen Arbeitszeiten und mehr Homeoffice. Firmen, die vollständig digital arbeiten (auch im Dokumentenmanagement) wirken von vornherein auf den Nachwuchs deutlich ansprechender.

Unternehmen, die im Finanz- und Rechnungswesen nach jungen Fachkräften suchen, müssen sich am Arbeitsmarkt gegenüber ihren Konkurrenten stark aufstellen. Sie brauchen ein Image als guter Arbeitgeber, der auf die Bedürfnisse der jungen Generation eingeht. Wer nicht mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice wirbt, verschlechtert seine Wettbewerbsposition deutlich. Doch derartige Angebote erfordern eine komplexe Infrastruktur. 

Ein DMS ist ein zentraler Teil dieser Infrastruktur, denn so sind auch im Homeoffice revisionssicher archivierte Dokumente zugänglich. Möchten Sie Ihr ERP-System mithilfe eines DMS effizienter gestalten? Unsere Experten von bmd helfen Ihnen gerne weiter!

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Darum sollten Unternehmen schnell reagieren

Wer jetzt nicht auf den demografischen Wandel reagiert, indem er sich als Arbeitgeber attraktiver positioniert oder die eigenen Arbeitskräfte entlastet, sieht sich mit schwerwiegenden Problemen konfrontiert.

Oft bleiben Arbeiten liegen, Prozesse werden übersehen oder wichtige (steuerliche) Dokumente nicht fristgerecht bearbeitet. Das führt nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen, sondern kann auch eigene Geschäftspartner verärgern. Langfristig schwächt das die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Es können weitere hohe Kosten dazukommen, wenn die eigenen Mitarbeiter der Masse an Finanzvorgängen nicht mehr gerecht werden und Drittanbieter hinzugezogen werden müssen.

Arbeitsdruck auf unterbesetzte Teams kann die Lage weiter verschlimmern. Wenn die eigenen Mitarbeiter mit steigender Mehrbelastung konfrontiert werden, kann das die Attraktivität des eigenen Arbeitsplatzes ins Bodenlose stürzen lassen.

Die Folge: Die verbleibenden Fachkräfte verlassen über kurz oder lang das Unternehmen, sobald sie eine Alternative gefunden haben. Aber auch potenzielle Bewerber werden von einer solchen Situation direkt abgeschreckt. Deshalb ist es unbedingt notwendig, dem eigenen Personal Arbeitsdruck abzunehmen. 

Ist die Kombination aus einem ERP-System und einem DMS eine passende Lösung, um Ihre Finanzbuchhaltung zu entlasten?

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Fachpersonal halten, Bewerber finden und ROI steigern

Ein ERP-System oder ein DMS allein können den Fachkräftemangel im Finanz- und Rechnungswesen nicht lösen. Aber sie können Unternehmen dabei helfen, sich attraktiver als Arbeitgeber zu positionieren und zugleich den Return on Investment (ROI) zu fördern.

Zunächst einmal: Ein DMS ist nicht nur dafür da, um digitalisierte Dokumente revisionssicher zu archivieren. Mit den Tools eines DMS lassen sich Workflows erstellen und nutzen, die auf das jeweilige Dokument und die betroffene Fachkraft (und sogar Vertretung!) zugeschnitten sind. Ganze digitalisierte Akten durchlaufen innerhalb weniger Minuten dokumentierte Bearbeitungsschritte und Freigabeprozesse.

Auch digitale Signaturen, die vor dem Gesetz einer handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt werden (z. B. eine qualifizierte elektronische Signatur), sind mit dem passenden DMS möglich. DMS lassen sich mithilfe spezieller Schnittstellen direkt mit einem ERP-System verknüpfen.

Ihre Vorteile:

Zeit-/Ortsunabhängige Nutzung:
Homeoffice und flexible Arbeitszeiten sind problemlos möglich.

Attraktivität als Arbeitgeber:
Digital aufgestellte Unternehmen arbeiten nicht nur effizienter, sondern wirken auf Arbeitnehmer ansprechender (gerade bei “Nachwuchs-Fachkräften”!)

Zeitersparnis:
Mitarbeiter können sich auf andere Arbeiten konzentrieren und werden beim Arbeitspensum entlastet.

ROI:
Arbeitsschritte werden zügig und mit deutlich weniger Fehlern durchschritten. Langfristig können so hohe Kosten eingespart werden.

Skalierbarkeit:
Auch ein steigendes Belegvolumen kann durch ein DMS einfacher aufgefangen werden.


Wichtig ist, dass das DMS passgenau in Ihre Geschäftsprozesse integriert wird. Das gilt nicht nur für die Verbindung mit ERP-Schnittstellen, sondern auch für den Aufbau der Archive, die Verteilung der Zuständigkeiten und der Gestaltung der Workflows.

Moderne KI-Technologien wie → Intelligent Document Processing (IDP) können die positiven Effekte noch verstärken. Durch die automatisierte Datenextraktion und -klassifizierung lassen sich Fehlerquellen deutlich verringern und viel Zeit einsparen, da große Dokumentenmengen in kurzer Zeit verarbeitet werden können.

Sobald das DMS korrekt eingerichtet ist, arbeitet das Unternehmen wirtschaftlicher. Allein kann der Einsatz eines DMS den Fachkräftemangel im Finanz- und Rechnungswesen nicht besiegen. Aber es kann einen Arbeitgeber deutlich besser am Arbeitsmarkt aufstellen und dazu beitragen, Fachkräfte langfristig im Unternehmen zu halten.

Wirken Sie gegen den Fachkräftemangel im eigenen Unternehmen. Nehmen Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben ab und positionieren Sie sich als attraktiver Arbeitgeber. Nutzen Sie noch heute die Vorteile eines DMS und profitieren Sie von dem Expertenwissen von bmd.

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