Das Digitalisieren und Archivieren von Firmendokumenten sind keine Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter nebenbei erledigen sollten. Es braucht nicht nur Expertenwissen, sondern auch moderne Technologien, die hochwertige Scans erstellen können. Das gilt auch für die Verwendung verschiedener Formate oder Papierqualitäten. Außerdem müssen bei der Digitalisierung rechtliche Vorgaben eingehalten werden, um eine revisionssichere Archivierung zu ermöglichen.

Anhand der folgenden Vorteile möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie davon profitieren können, einen Dienstleister für die Digitalisierung Ihrer firmeninternen Dokumente zu beauftragen. Außerdem möchten wir Ihnen die Risiken aufzeigen, die entstehen können, wenn Sie die Digitalisierung ohne erfahrenes Personal oder die notwendigen Technologien selbst in die Hand nehmen.

Haben Sie Fragen zu den Leistungen eines Scandienstleisters oder dem Angebot von bmd? Dann lassen Sie sich jetzt kostenlos von unseren Experten beraten!

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1. Vorteil: Vielfalt und hohe Qualität

Nicht jeder Scanner ist für jedes Format oder jede Dokumentenart geeignet. Für Formate wie DIN-A0 werden andere Technologien benötigt wie für das typische DIN-A4-Format. Gleiches gilt auch für die Anforderung an das, was gescannt und digitalisiert werden soll. Fotos, Bilder, Pläne stellen andere Ansprüche an den Scanvorgang als die typischen Papiere aus den Aktenordnern. Historische Dokumente stellen besonders hohe Ansprüche an die Scantechnik.

Die Scantechnologien von bmd bieten ein großes Sortiment an Formatoptionen und arbeiten zugleich mit einer hohen Qualität. Unser Digitalisierungszentrum in der Fölzerstraße in Siegen bietet spezielle Dokumentenscanner für verschiedene Anforderungen. Dazu kommen Großformatscanner, mit denen etwa Baupläne in Überformaten digitalisiert werden können. Ein spezieller Buch-/Archivscanner ist ebenfalls darauf ausgelegt, jahrhundertealte Dokumente in sehr hoher Qualität zu digitalisieren, ohne dass die Dokumente dabei beschädigt werden. Dokumente werden auf dem Scanner mit einer hochauflösenden Optik kontaktlos digitalisiert.

Haben Sie selbst anspruchsvolle Formate oder Dokumente, die Sie digitalisieren möchten? Lassen Sie sich jetzt von unserem Expertenteam beraten!

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2. Vorteil: Zeitersparnis durch Technik und Erfahrung

Die Digitalisierung von Dokumenten ist deutlich aufwändiger, als es zunächst den Anschein hat. Technologien wie unsere Dokumentenscanner, die bis zu 200 Blätter pro Minute ohne Qualitätsverlust digitalisieren können, sind nicht die einzige Grundlage für einen schnellen Scanvorgang. Scanbegleitarbeiten sind ebenfalls sehr zeitaufwendig und werden häufig übersehen.

Zu den Scanbegleitarbeiten zählen etwa das Entheften, Entklammern, Glätten, Sortieren und Entkleben. Zuvor ist es nicht möglich, Dokumente geordnet und fehlerfrei zu scannen. Während des Scans muss darauf geachtet werden, dass die Qualität der Scans stimmt – bei rund 200 Blättern pro Minute eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel Konzentration erfordert. Auch das Nachbearbeiten der Scans spielt eine wichtige Rolle, da hier z. B. eine zielgerechte Komprimierung vorgenommen wird.

Zum Team von bmd gehört ein geschultes und erfahrenes Fachpersonal, das diesen Anforderungen gerecht wird. Mit ihrer Unterstützung kann die Scandienstleistung deutlich schneller erfolgen, als wenn dies zu einer “Nebenaufgabe” von ungeschultem Personal im eigenen Unternehmen wird.

Indem Sie unsere Experten beauftragen, können Sie davon ausgehen, innerhalb kürzester Zeit eine große Menge an Dokumenten digitalisiert zu bekommen.

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3. Vorteil: Kosten senken und Ressourcen schonen

Die hohe Scanqualität, das Fachpersonal und die Zeitersparnis sind nicht die einzigen Faktoren, von denen Sie durch die Zusammenarbeit mit bmd profitieren können. Sie selbst benötigen kein eigenes Fachpersonal oder müssen kostenintensive Scantechnologien bereitstellen. Bereits der Kauf eines geeigneten Scanners wird mehr Geld kosten als die Scandienstleistung an sich.

Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihre eigenen Ressourcen schonen können – z. B. beim Personal. Setzen Sie Ihre Fachkräfte für die Aufgaben ein, für die sie eigentlich ausgebildet wurden. Bearbeiten Sie mehr Aufträge und bieten Sie eine höhere Qualität, indem sich die Mitarbeiter Ihres Teams auf die Kernaufgaben Ihres Unternehmens konzentrieren.

Erwirtschaften Sie selbst mehr Geld, indem Sie durch die Inanspruchnahme einer Scandienstleistung selbst Ressourcen sparen. Lassen Sie sich jetzt von unserem Expertenteam beraten!

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4. Vorteil: Rechtssicher archivieren

Für eine revisionssichere Archivierung reicht es bei Weitem nicht aus, Dokumente einfach einzuscannen und digital abzulegen. Nach der Digitalisierung nimmt deshalb die Indexierung inklusive der ➡ Verfahrensdokumentation eine zentrale Rolle ein.

Dokumente müssen für Rechtssicherheit über Jahre hinweg beweisfähig bleiben. Das bedeutet, dass die Scans unveränderbar bleiben und sämtliche Bearbeitungsschritte nachvollziehbar sind. Vorgaben geben dafür etwa die DSGVO oder die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können Scans revisionssicher archivieren, wenn die folgenden Bedingungen der GoBD erfüllt werden:

• Dokumente müssen erfasst, archiviert und indexiert werden
• Sämtliche Dokumente müssen verschlüsselt abgelegt werden
• Die Verarbeitung der Dokumente muss gewährleistet sein )
• Nur befugte Personen dürfen auf die Dokumente Zugriff haben
• Jeder Zugriff und jede Aktion (z. B. eine E-Signatur) müssen belegt werden und rückverfolgbar sein

Haben Sie Fragen zur revisionssicheren Archivierung, einem geeigneten DMS oder der Verfahrensdokumentation? Das Team von bmd berät Sie gerne!

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5. Vorteil: Immer einen Ansprechpartner an Ihrer Seite

Ein weiterer großer Vorteil, wenn Sie einen Scandienstleister beauftragen, ist, dass Sie immer einen Ansprechpartner haben. Das gilt nicht nur für die Digitalisierung selbst, sondern auch für die Arbeit mit den Dokumenten danach. Wir können für Sie:

• Dokumente indexieren
• Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einrichten oder betreuen
• Strukturen für Ihr Dokumentenmanagement entwickeln
• Workflows erstellen und optimieren
• Ihr Personal in DMS-Anwendungen weiterbilden
• Jederzeit für Nachfragen zur Verfügung stehen

Das Gute: Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, haben Sie immer einen direkten Ansprechpartner, sei es vom Dokumententransport über die Scandienstleistung bis hin zum modernen digitalen Dokumentenmanagement. Auf Wunsch können wir uns auch um die DSGVO- und GoBD-konforme Aktenvernichtung nach DIN 66399 kümmern.

Haben Sie Fragen zu den Leistungen von bmd? Da wir ein umfassendes Dienstleistungsangebot bieten, sind wir vielleicht der richtige Partner, damit Sie von allen Vorteilen einer Scandienstleistung profitieren. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Kosten einzusparen und sich auch mit unserem Support zukunftssicher aufzustellen.

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