Übersichtlich als auch detailliert, Baupläne stellen an sich selbst hohe Anforderungen, damit Bauprojekte reibungslos umgesetzt werden. Besonders wichtig: Sie müssen auch einfach verstanden und immer nachvollziehbar sein. Darum enthalten sie so viele Informationen – und Informationen benötigen Platz. Darum ist es nicht unüblich, dass selbst Druckformate über DIN A0 hinaus für Baupläne genutzt werden.

Zwar befindet sich auch die Baubranche in einem digitalen Wandel, dennoch werden noch immer häufig Pläne aus Papier genutzt. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Wer ein Tablet nutzt, muss heranzoomen und kann so nur Bildausschnitte sehen. Ist der Akku leer, bremst das auch wieder die Arbeit auf der Baustelle aus. Und natürlich ist es typisch für Baustellen, staubig und nass zu sein – für moderne Computergeräte eher eine ungeeignete Umgebung.

Auch rechtliche Aspekte können bei der Nutzung von Bauplänen eine Rolle spielen. Viele Planstände müssen unterschrieben sein oder benötigen die Freigabe bei einer Revision (überarbeitete Bauplan-Versionen).

Man kommt am Papier in der Baubranche – je nach Größe des Bauprojektes – also nicht vorbei. Doch was, wenn das Projekt beendet ist und die übergroßen Baupläne aufbewahrt werden müssen? Bei einer derartigen Größe braucht es spezielle Technik, um sie zu digitalisieren. Andernfalls müssen sie im firmeneigenen Archiv in Papierform aufbewahrt werden – und das hat bei modernen Arbeitsprozessen gravierende Nachteile.

Wir zeigen Ihnen, wo die Vorteile eines digitalen Scans liegen, warum dies spezielle Technik benötigt und warum Sie die Nachteile ohne digitale Archivierung vermeiden sollten.

bmd nutzt als eines von wenigen Unternehmen aus Deutschland Großformatscanner, die hochauflösend Formate über DIN A0 hinaus digitalisieren können. Falls Sie selbst Baupläne oder andere Formate in dieser Größe digitalisieren möchten, sind Sie bei unseren Experten genau richtig!

✆ Wir beraten Sie gerne!

Vorteile nutzen: Die digitale Bauakte

Der zentrale Vorteil einer digitalen Bauakte liegt in der Verfügbarkeit aller Informationen für alle zugriffsbefugten Beteiligten. Nicht nur Baupläne, auch Protokolle, Genehmigungen und Verträge sind an einem Ort vorhanden. Für die moderne Arbeitswelt, die sich gerade im Wandel befindet, ist das besonders wichtig. Es spielt etwa keine Rolle mehr, von wo gearbeitet wird. Auf der Baustelle, im Büro oder im Homeoffice – überall liegen die gleichen Daten vor.

Auch die Zeitersparnis ist groß, da mit dem richtigen DMS Dokumente per (Voll-)Textsuche schnell gefunden werden können. Außerdem können verschiedene Prozesse bei der Bearbeitung automatisiert ablaufen.

Doch um effizient zu arbeiten, darf die digitale Bauakte nicht unvollständig sein. Und gerade dann, wenn Dokumente wie Baupläne fehlen bzw. nur in älteren oder nicht aktualisierten Versionen vorliegen, kann es zu schwerwiegenden Fehlern bei der Verarbeitung kommen. Die Papier-Originale wurden häufig nachträglich verändert oder gar mit Notizen versehen, die nun anderen Nutzern der digitalen Bauakte nicht vorliegen.

Nicht nur um der Vollständigkeit halber, auch um Revisionen dauerhaft nachvollziehbar zu machen, sollten Baupläne spätestens dann digitalisiert werden, sobald mit ihnen innerhalb der digitalen Bauakte weitergearbeitet wird. Erst dann kann eine bessere Zusammenarbeit gewährleistet werden.

Pläne, die auf Papier gedruckt sind, bieten zwar den großen Vorteil der Übersicht und Detailliertheit, haben aber die großen Nachteile, dass sie bei der Archivierung viel Platz einnehmen und vor Verfall bedroht sind. Digitale Scans hingegen sind vor dem Verfall geschützt, nehmen keinen physischen Platz ein und sind jederzeit in der digitalen Bauakte verfügbar. Damit diese Vorteile gewährleistet werden, muss die Digitalisierung professionell vorgenommen werden, denn auch hier verbirgt sich eine Gefahr von Fehlern.

Haben Sie Fragen, wie eine professionelle Digitalisierung von Bauplänen und Dokumenten vorgenommen werden sollte? Möchten Sie wissen, wie Sie eine digitale Bauakte rechtskonform anlegen und Prozesse optimieren?

✆ Wir beraten Sie gerne!

Gefahren: So sollten Baupläne nicht digitalisiert werden

Es gibt nur wenige Technologien, die Großformate über DIN A0 hinaus in hoher Qualität digitalisieren können. Wer dennoch versucht, Baupläne mit ungeeigneten Mitteln zu scannen oder sogar zu fotografieren, wird sich vor ungeeigneten Digitalisaten wiederfinden.

Zunächst der Blick auf den Scan: Wenn der Scanner nicht das volle Format bietet, um Baupläne zu digitalisieren, so können jeweils nur Teilbereiche erfasst werden. Wenn man anschließend den vollen Bauplan möchte, müssen die Teilbereiche anschließend zusammengefügt werden.

Doch das bringt nicht nur einen hohen zusätzlichen Zeitaufwand mit sich. Wird nicht jeder Teilbereich exakt gleich digitalisiert, kommt es auf der Zusammenführung aller Teilbereiche zu Verzerrungen. Werden bei den Scans nicht alle Elemente des Bauplans erfasst oder reicht die Qualität nicht aus, ist ein Verlust von Informationen nicht auszuschließen. Insbesondere bei älteren Plänen kann eine niedrige Scanqualität nicht ausreichen.

Noch problematischer wird es, Baupläne in Übergröße als Ganzes zu fotografieren. Selbst mit einer guten Kamera wird die Qualität des digitalen Plans eher minderwertig sein. Bereits das falsche Objektiv oder die Entfernung kann verzerren, Lichtverhältnisse und falsch eingestellte Blenden/Verschlusszeiten können die Bildqualität ebenfalls so stark beeinflussen, dass die Fotografie des Bauplans nicht alle Informationen vollständig erfasst, sodass auch hier mit einem Datenverlust zu rechnen ist.

Wer Baupläne in Übergröße digitalisieren möchte, braucht hochwertige Technologien und geschultes Fachpersonal. Für zahlreiche Unternehmen ein hoher Kostenfaktor, der sich durch die Zusammenarbeit mit einem professionellen Scandienstleister vermeiden lässt.

bmd blickt auf über 50 Jahre Erfahrung im Dokumentenmanagement zurück und besitzt moderne Technologien, um Überformate in hoher Qualität zu digitalisieren.
✆ Wir beraten Sie gerne!

Exkurs: Darum ist die Archivierung von Bauplänen so wichtig

Vereinfacht gesagt, ist ein Bauprojekt niemals abgeschlossen – zumindest nicht, solange es nicht zerstört wurde. Auch nach Fertigstellung benötigen Bauwerke langfristig Wartung.

Das bekannteste Beispiel für die Bedeutung der Wartung: der Kölner Dom. Der Bau begann im Jahr 1248 und wurde 1880 nach den Originalplänen aus dem Mittelalter offiziell fertiggestellt. Dennoch wird er häufig als “niemals vollendetes Bauwerk” bezeichnet, da am Dom permanent Restaurierungsarbeiten vorgenommen werden. Für Bauunternehmer spielt die Aufbewahrung von Bauplänen aber eine weitere wichtige Rolle als nur die Wartung von Bauten. Auch nach der Fertigstellung können zukünftig Erweiterungen in Auftrag gegeben werden. Wer jetzt mit den Originalplänen arbeitet, spart bei der Planung Zeit und kann bessere Ergebnisse erzielen. Fußballstadien bieten hier ein passendes Beispiel, denn auch sie werden mit wachsendem Fanaufkommen oder Verbandsauflagen stetig aus- bzw. umgebaut. Wer jedoch einen Blick auf die historische Bedeutung von Bauplänen werfen möchte, findet in der Dresdner Frauenkirche ein sehr gutes Beispiel. Die Frauenkirche aus dem 18. Jh. wurde während des Zweiten Weltkrieges 1945 nahezu komplett zerstört. Nur, weil die Originalbaupläne rund 250 Jahre nach dem Bau noch existierten, konnte die Frauenkirche zwischen 1994 und 2005 nach dem historischen Vorbild wiedererrichtet werden.

Sie sehen, wie wichtig die Archivierung von Bauplänen ist. Die digitale Archivierung bietet gegenüber Papierplänen den Vorteil, dass sie dauerhaft verfügbar und vor äußeren Einflüssen geschützt sind. Wenn Sie Ihren Bauprojekten auch nach Fertigstellung eine feste Zukunft bieten möchten, sollten Sie die Baupläne digitalisieren. Unsere Experten werden Ihnen dabei weiterhelfen.

✆ Wir beraten Sie gerne!