Die KI hat in unserem Berufsleben Prozesse automatisiert und stark beschleunigt. Daten werden von allein ausgelesen und weiterbearbeitet, Fehlerquellen reduziert und selbst bei kleineren Problemen kann vielleicht der Chatbot helfen. Der massive Ausbau und die Verbreitung von künstlicher Intelligenz scheinen in der Arbeitswelt keine Grenzen zu kennen, da sie nahezu in jeden Bereich des Alltags eingreift – egal ob beruflich oder privat.

Dennoch: Auch KI stößt an ihre Grenzen, wenn ihr die Quellen zur Bearbeitung von Anfragen oder Aufträgen fehlen. Besonders schwierig wird es, wenn es bereits vor der Nutzung von KI Medienbrüche im eigenen Unternehmen gibt. Ein typisches Beispiel: Manche Akten liegen digital vor, andere befinden sich ausgedruckt im hauseigenen Ordner-Archiv.

Wenn Sie KI im Unternehmen effizient nutzen möchten, dann müssen Sie Medienbrüche auf ein Minimum reduzieren, im besten Fall sogar ganz ausschließen. In unserem neuen Artikel zeigen wir Ihnen, wo die großen Probleme liegen und wie Sie darauf reagieren können. 

Haben Sie bereits Medienbrüche im Unternehmen – z. B. mit gedruckten oder digitalen Dokumenten? Unsere Experten stehen Ihnen gerne beratend zur Seite!

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Problem: Welche Quelle ist die richtige?

Damit eine KI nutzbare Ergebnisse liefern kann, braucht sie eine seriöse Quelle. Der tagesaktuelle Journalismus ist dafür ein passendes Beispiel: KI kann nur etwas über Ereignisse ausspielen, von denen sie selbst weiß. Journalisten sind vor Ort und berichten über Ereignisse – erst dann liegt eine Quelle vor, auf die sich die KI berufen kann. (Zum Verständnis: KI ist neuen Ereignissen nicht zwangsläufig auf den Journalismus angewiesen, sondern kann sich auch an Quellen wie Social Media orientieren.)

Aber bereits hier stellt sich die Frage, welche Quelle ist die richtige? Kommt es etwa zu einem bedeutenden Ereignis, berichten und bewerten Journalisten es jederzeit anders. Als einfacher Leser/Zuschauer sucht man sich selbst seine Quellen aus. Lese ich eine eher linksgerichtete Zeitung oder entscheide ich mich für die konservative Ausgabe? Schaue ich lieber das öffentlich-rechtliche Fernsehen oder berufe ich mich doch lieber auf die Berichterstattung des Privatfernsehens?

Eine KI kann selbst nicht entscheiden, welche Quelle die richtige ist. Sie kann aber den Nutzer kennenlernen und sich dann auf Quellen berufen, die er bevorzugt. Doch liefert sie dann die einzig richtigen Ergebnisse? Auch das ist wiederum eine Sache der Interpretation.

Für Chatbots, die sich hauptsächlich auf Online-Quellen berufen, ist das ein Problem, weshalb die Fehleranfälligkeit sehr hoch liegt. So berichtete die Tagesschau bereits im Oktober 2025 darüber, dass die Fehlerquote von ChatGPT, Gemini und Co. bei bis zu 40 Prozent liegt. Ein Problem, das sich noch ausweiten kann, da das Internet mittlerweile mit sehr vielen KI-generierten Inhalten “geflutet” wird. Die KI nimmt fehlerhafte Ergebnisse als Quelle, die sie selbst produziert hat.

Es geht also darum, sämtliche Outputs der KI immer zu hinterfragen und die Fehlerquote auf ein Minimum zu reduzieren. Wer die Fehlerquote reduzieren möchte, sollte selbst über die Quellen bestimmen, die die KI für Ergebnisse verwendet.

Wer seine KI intern im Unternehmen effizient umsetzen möchte, sollte sie selbst an eigene Prozesse mit unternehmenseigenem Material antrainieren. In DocuWare lässt sich so die Fehlerquote um bis zu 97% reduzieren. Eine KI ist nicht vollends fehlerfrei – aber auch Menschen machen Fehler.

🛈 Tipp für Chatbots:
Bauen Sie Prompts gezielt auf und werden Sie präzise. Insbesondere Internet-Chatbots greifen gerne auf veraltete Quellen zurück. Beauftragen Sie den Chatbot, nur aktuelle Quellen zu verwenden und nennen Sie einen konkreten Zeitpunkt. Was auch zu guten Ergebnissen führen kann, ist, wenn Sie dem Chatbot die Quelle direkt vorgeben und im Prompt dazu auffordern, sich nur darauf zu berufen.

Haben Sie Fragen zum Antrainieren der KI-Lösung von DocuWare? Unsere Experten zeigen Ihnen, wie es mit DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) ganz einfach gelingt!

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Wie treffen Medienbrüche Unternehmen?

In vielen Unternehmensbereichen zu großen Teilen vermeidbar, aber doch häufig vorhanden: Medienbrüche.

Doch was versteht man unter Medienbrüchen? Einfach beschrieben ist ein Medienbruch die Unterbrechung eines Informationsflusses. Dieser kommt zustande, weil mit verschiedenen Medien gearbeitet wird. Typisches Beispiel: Die Personalakte. Sie wird in vielen Unternehmen auf Papier gedruckt und in Ordnern hinterlegt, wird aber zur Verarbeitung digital benötigt.

Die Personalakte wird häufig ausgedruckt hinterlegt, weil sie mit personenbezogenen Inhalten sehr sensible Informationen enthält. Nur Befugte haben Zugriff darauf. Eine digitale Personalakte hingegen kann schneller bearbeitet werden, muss aufgrund der Daten dementsprechend abgesichert sein. Auch digital dürfen nur befugte Personen, wie z. B. die Geschäftsführung oder Leitung der HR-Abteilung, darauf zugreifen.

Der Medienbruch zwischen digitaler und gedruckter Personalakte erfordert ein hohes Maß an Mehraufwand. Gerade dann, wenn ab dem 1. Januar 2027 Teile der Personalakte laut Gesetz digital vorliegen müssen (z. B. Entgeltabrechnungen). Wer auch nach diesem Datum ein hybrides System aus Digital- und Papierakte fortführt, nutzt seine Ressourcen nicht richtig und muss mit unnötigen Mehrausgaben rechnen.

Gleiches gilt aber auch für Verträge und Rechnungen. Bereits hier liegt ein unnötiger Mehraufwand vor, wenn man damit nicht gleich digital arbeitet: Rechnung/Vertrag digital erhalten, ausdrucken, unterschreiben, einscannen und weiterbearbeiten – vier Medienbrüche in nur einem Vorgang. Dabei gibt es längst Möglichkeiten, auch digital zu unterschreiben. Ein Klick mit der Maus und das war es – ohne Medienbruch.

Medienbrüche verursachen nicht nur höhere Kosten durch deutlich mehr Arbeitsaufwand für alle Beteiligten, es können auch andere Prozesse dadurch ausgebremst werden. Dazu gehört auch das Antrainieren von KI. 

Haben Sie Fragen, wie Sie im Dokumentenmanagement Medienbrüche vermeiden oder interessieren Sie sich für die digitale Unterschrift? Wir helfen Ihnen weiter!

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Medienbrüche vermeiden, KI selbst antrainieren

Wer Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare verwendet, kann bereits heute Funktionen wie IDP nutzen. Im Prinzip fängt man bei der KI bei “Null” an, da sie noch keine Quellen kennt. Je mehr Quellen sie jedoch kennenlernt und versteht, umso besser funktioniert sie.

IDP von DocuWare kann Dokumente erkennen und alle wichtigen Daten herauslesen und indexieren, die für weitere Arbeitsprozesse/Workflows notwendig sind. Die Dokumente werden automatisch erkannt, auch wenn sie ein unterschiedliches Layout verwenden (etwa bei jeder PDF- oder Papierrechnung eines Geschäftspartners). Der große Vorteil von IDP liegt also darin, dass keine Arbeitskraft mehr dafür Zeit aufwenden muss, um alles per Hand einzutippen. Jedes Dokument wird vollautomatisch in Systeme und die richtigen Workflows eingepflegt.

Doch hier gilt auch das Gleiche wie mit dem Beispiel mit dem Journalisten: Dokumente, von denen die KI nichts weiß, werden auch nicht indexiert bzw. können zum Antrainieren der KI genutzt werden. Umso wichtiger ist es, dass Dokumente digital vorliegen und nicht mehr in Aktenschränken verstauben. Mithilfe der KI lassen sich – einmal antrainiert – sämtliche Altakten in kurzer Zeit in das DMS indexieren, ohne dass die eigenen Mitarbeiter einen nennenswerten Mehraufwand dadurch hätten.

🛈 Tipp:
Professionelle Scandienstleister wie bmd können mithilfe moderner Technik und langjähriger Erfahrung, mehrere tausend Seiten in kurzer Zeit digitalisieren. Auch Übergrößen oberhalb von DIN A0 sind möglich. Alles DSGVO- und GoBD-konform, von der Abholung bis zur ordnungsgemäßen Vernichtung nach DIN 66399. Ihre Dokumente liegen Ihnen in kurzer Zeit digital vor!

Sobald Dokumente digital vorliegen, können sie zum Antrainieren von KI genutzt werden. Durch das Einfügen in digitale Workflows nach der Indexierung durch die KI, lassen sich die Dokumente weiterverarbeiten, in ERP-Systeme übertragen, digital signieren oder einfach archivieren. Die Medienbrüche sind aufgehoben, die Automatisierung sorgt für mehr Einfachheit und Schnelligkeit bei der Bearbeitung. 

Haben Sie Fragen zu den Scandienstleistungen von bmd oder der Nutzung von DocuWare IDP? Das Team von bmd steht Ihnen gerne zur Seite.

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Fazit: Durch Digitalisierung Medienbrüche vermeiden

Sie sehen, durch den Einsatz von digitalisierten Dokumenten und dem Einsatz von KI-Technologien lassen sich Medienbrüche deutlich reduzieren oder sogar ganz vermeiden. Mithilfe eines auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Workflows können Dokumente in kurzer Zeit von allen Beteiligten schnell verarbeitet werden, da auch hier keine Medienbrüche zwingend sind.

Aber Sie sehen auch, indem Sie mit digitalen Dokumenten arbeiten, mit denen Sie die KI antrainieren können, können Sie deutlich bessere Ergebnisse erzielen. Darum ist bei Chatbots rund jede dritte Antwort falsch und muss hinterfragt werden, während IDP von DocuWare eine Fehlerquote von gerade einmal drei Prozent aufweist. Sollte es zu Fehlern kommen, lassen diese sich auch leicht und kurzfristig händisch ausbessern. Eine gut antrainierte KI hilft dabei, Medienbrüche zu reduzieren und Prozesse flexibel und mit deutlich weniger Zeitaufwand zu gestalten. 

Haben Sie Fragen zur Digitalisierung von Akten, der Nutzung von DMS und Workflows oder KI-Technologien wie IDP? Dann wenden Sie sich jetzt an das Team von bmd!

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