Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation gehört in vielen Unternehmen zu den Aufgaben, die häufig vernachlässigt werden. Wenn es dann zur Betriebsprüfung durch die Finanzbehörden kommt, kann eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation für die Unternehmen sehr teuer werden. Aber braucht es dafür eine professionelle Software oder reicht dafür eine einfachere Lösung aus?

In zahlreichen Unternehmen sind Office-Anwendungen sehr verbreitet. Word oder Excel bieten in vielen Augen eine einfache und günstige Lösung, um eine Verfahrensdokumentation durchzuführen. Aber reicht das wirklich, um bei einer Betriebsprüfung mit Hinblick auf die GoBD abgesichert zu sein? Nein, das tut es nicht – und wir erklären Ihnen warum!

Haben Sie Fragen zur Verfahrensdokumentation oder zum Dokumentenmanagement allgemein? Unsere Experten helfen Ihnen, die passende Lösung zu finden.

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Was schreibt die GoBD vor?

Zunächst einmal: Die GoBD schreibt nicht vor, dass eine fest definierte Software für die Verfahrensdokumentation genutzt werden muss. Sie schreibt jedoch vor, welche Daten erhoben werden, um eine vollständige Verfahrensdokumentation zu gewährleisten.
Dazu gehören zum Beispiel:

• Allgemeine Beschreibung (Unternehmensbeschreibung, Zweck des Verfahrens etc.)
• Anwenderdokumentation aus Sicht der Nutzer (Wer macht was? Wer macht es wann? Wie setzt er/sie es um?)
• Technische Dokumentation der Systeme (Welche Softwareversionen werden für welche Tätigkeit genutzt und warum?)
• Betriebsdokumentation (Wie wird im Alltag gearbeitet: Zugriffsberechtigungen, IT-Sicherheit, Datenschutz etc.)
• Dokumentation von Belegen: Wie werden Belege (Papier/elektronisch) erfasst, ➡ digitalisiert und ➡ revisionssicher archiviert? Welche Belege dürfen wann gelöscht werden?

Auf den ersten Blick lassen sich solche Informationen leicht in Word beschreiben oder zur Übersichtlichkeit mit einer Excel-Tabelle kombinieren. Trotzdem ist das nicht auf einfachem Weg zulässig, auch wenn die GoBD nicht festlegt, welche Software für die Verfahrensdokumentation genutzt werden darf. Warum das so ist und wie geeignete Lösungen aussehen, zeigen wir Ihnen jetzt.

Möchten Sie wissen, welche Systeme sich zum Erstellen einer Verfahrensdokumentation oder für eine revisionssichere Archivierung eignen? Lassen Sie sich vom Team von bmd beraten.

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Warum keine Verfahrensdokumentation mit Office-Anwendungen?

Da viele Unternehmen (verschiedenster Branchen) mit Microsoft Office oder ähnlichen Produkten anderer Softwarehersteller arbeiten, werden diese häufig auch für die Verfahrensdokumentation mitbenutzt. Das große Problem liegt aber darin, dass Dateiformate wie .docx oder .xlsx nachträglich veränderbar sind. Die GoBD besagt aber, dass Änderungen in der Datei oder einem Dokument nachvollziehbar sein müssen.

Die GoBD schreibt für die Verfahrensdokumentation kein bestimmtes Dateiformat vor. Aber aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen nicht jederzeit überschrieben werden können. Aber auch hier reicht ein Klick auf “schreibgeschützt” bei den Dateieigenschaften nicht aus, da es sonst beim Verarbeitungsprozess zu Einschränkungen kommt.

Um Dokumente GoBD-konform zu verarbeiten, ist es also zentral, dass ältere Versionen nachvollziehbar und zugänglich sein müssen. Eine Verfahrensdokumentation sichert ab, dass Dokumente eine revisionssichere Änderungshistorie hinterlegen. Es wird festgehalten, wer wann wie mit dem Dokument gearbeitet hat, was verändert wurde und warum es verändert wurde.

Die vorherige Version, bevor die Person das Dokument bearbeitet hat, bleibt aber immer noch einsehbar und ist unveränderbar. Formate wie .docx oder .xlsx können das aber nicht leisten. Das heißt nicht, dass diese Formate nicht für die alltäglichen Prozesse im Unternehmen geeignet sind. Sie eignen sich jedoch nicht für eine Verfahrensdokumentation, die sicher und GoBD-konform ist.

Welche Formate eignen sich z. B. für die Aufgaben einer Buchhaltung oder des Verwaltungswesens? Wir können Ihnen nicht nur bei der Formatierung weiterhelfen, sondern auch dabei, Systeme in Ihr Dokumentenmanagement zu integrieren, die Entscheidungs- und Freigabeprozesse eindeutig abbilden.

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Welche Dateiformate und Systeme eignen sich zur Verfahrensdokumentation?

Eine Möglichkeit, sich von Formaten wie .docx und .xlsx zu distanzieren, ist die Umwandlung in ein PDF/A. Das PDF/A-Format verhindert eine nachträgliche Bearbeitung und gilt daher weitestgehend als rechtssicher. Verlinkungen zu Daten außerhalb des PDFs (z. B. zu Websites oder externen Dateien) sind nicht möglich. Außerdem ist das Format unabhängig vom Betriebssystem.

Auch in Word und Excel können Dateien im PDF/A-Format exportiert bzw. umformatiert werden. Damit bietet auch Microsoft Office ein Format, das sich für eine GoBD-konforme Nutzung eignet, doch nur ein Format allein ist noch keine Verfahrensdokumentation. Doch durch die Unveränderbarkeit lassen sich diese Dateien nutzen, um eine Versionierung und damit eine Änderungshistorie zu beschreiben und eine revisionssichere Archivierung zu ermöglichen.

Für eine revisionssichere Archivierung sollten Dateien (insbesondere Buchungsbelege) nicht in der Ordnerstruktur am eigenen (Zentral-)Computer oder einer einfachen Daten-Cloud ohne Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert werden. Der Einsatz eines geeigneten DMS hingegen (egal, ob On-Premises oder Cloud) gewährleistet die Gesetzeskonformität. Außerdem werden Verarbeitungsprozesse der Dokumente leichter nachvollziehbar, da sie bereits im Vorfeld via Workflows festgelegt werden können. Das DMS kann außerdem den Zugriff auf Informationen beschränken, sodass es rechtssicher mit Blick auf die DSGVO arbeitet.

Für die Verfahrensdokumentation sollte zusätzlich eine geeignete Softwarelösung verwendet werden. Sämtliche Prozesse, die in der Arbeit mit den Dokumenten in einem DMS abgebildet werden, können so GoBD-konform erfasst und beschrieben werden. Dazu kommt die Flexibilität, da sich Prozesse im Unternehmen immer wieder verändern. Eine Verfahrensdokumentation sollte sich bei Änderungen an Prozessen, Systemen, Zuständigkeiten, Kontrollen oder mitgeltenden Unterlagen sofort anpassen. Gelegentliche Aktualisierungen reichen nicht aus, um steuerrelevante Daten ausreichend zu erfassen und bei einer Betriebsprüfung bereitzustellen.

Haben Sie Fragen, welche Softwarelösungen für Ihre individuellen Bedürfnisse die richtigen sind? Wir können Ihnen nicht nur dabei weiterhelfen, per Dokumentenmanagement Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, sondern auch dabei, die ideale Lösung zur Verfahrensdokumentation zu finden.

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Arbeit mit Office: ja. Nutzung zur Verfahrensdokumentation: nein

Für die Arbeitsaufgaben in Ihrem Unternehmensalltag stellt die Nutzung von Word, Excel oder anderen Software-Pendants natürlich kein Problem dar. Sie sollten jedoch im Hinterkopf behalten: Dokumente wie Belege sollten zumindest im PDF/A-Format abgespeichert und in einem DMS revisionssicher archiviert werden. Nur so lässt sich eine Grundlage für eine umfassende Verfahrensdokumentation schaffen.

Damit die gesamte Verfahrensdokumentation GoBD-konform ist, müssen alle steuerrelevanten Prozesse, Systeme, Belege, Zuständigkeiten und Kontrollen vollständig, schlüssig, aktuell und historisch nachvollziehbar sein. Außerdem müssen sie versioniert dokumentiert werden. Die Aufbewahrung und die Prüfbarkeit sollten mit einem DMS sichergestellt sein. Software wie Word/Excel oder ähnliche Software kann diese Vorgaben (insbesondere bei einer Grundlage auf einer herkömmlichen Ordnerstruktur am PC) allein nicht liefern.

Haben Sie Fragen zum Dokumentenmanagement oder der Verfahrensdokumentation? Wir können Ihnen zeigen, wie Sie Dokumente automatisch in ein DMS importieren und dort bearbeiten können, ohne dass die Verfahrensdokumentation Lücken aufweist.

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