Das Onboarding stellt Unternehmen vor große Schwierigkeiten – nicht nur beim Erlernen der Arbeitsabläufe und beim Kennenlernen des Unternehmensalltags. Fühlt sich der neue Mitarbeiter nicht richtig betreut oder abgeholt, verlässt er möglicherweise selbst das Unternehmen noch vor dem Ende der Probezeit. Der Job muss neu ausgeschrieben werden und das “Ringen” um eine geeignete Fachkraft geht am Arbeitsmarkt von vorne los.

Dabei stellt der Arbeitsmarkt neue Herausforderungen an Arbeitgeber. Hat das Homeoffice vor noch nicht einmal zehn Jahren nur eine Nebenrolle gespielt, ist es heute – insbesondere für Berufseinsteiger – ein Must-Have. Doch Onboarding im Homeoffice? Wie soll so etwas gelingen?

Selbst beim Onboarding von Führungskräften kann es zu schwerwiegenden Problemen kommen, die sich letztlich auf alle Mitarbeiter einer Abteilung auswirken können. Hier braucht es strukturierte Onboarding-Prozesse, damit neue Führungskräfte die internen Abläufe in kurzer Zeit verstehen und sich Konflikte mit Mitarbeitern vermeiden lassen.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) allein kann die Herausforderungen beim Onboarding natürlich nicht lösen. Doch sind Aufgaben und Prozesse effizient darin eingefügt, kann das DMS die Risiken beim Onboarding massiv verringern. Das Team von bmd möchte Ihnen zeigen, worin die Vorteile eines DMS beim Onboarding liegen.

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Wo liegen die Schwierigkeiten beim Onboarding?

Die größte Gefahr beim Onboarding ist eine mangelhafte Struktur und ein undurchdachter Einarbeitungsplan. Es gibt keine klaren (Lern-)Ziele, keine eindeutigen Aufgaben und natürlich – aus Sicht des neuen Mitarbeiters – keine übersichtliche Rollenverteilung. Welcher seiner neuen Kollegen ist wofür zuständig?

Und wer ist für ihn zuständig? Dieser Gedanke bringt uns zu dem nächsten Punkt: Wer hat überhaupt Zeit, sich um das Onboarding zu kümmern? Gerade, wenn es aktuell an Fachpersonal fehlt und etablierte Mitarbeiter bereits Mehrarbeit zu tragen haben, kann es für sie schwierig werden, genügend Zeit für das Onboarding aufzubringen.

Besonders kritisch kann es jetzt werden, wenn Hierarchien oder Arbeitsabläufe für den “Neueinsteiger” nicht klar erkennbar sind. Schwierig wird es gerade dann, wenn sie nur den eingearbeiteten Kollegen bekannt sind, diese aber keine Zeit haben, derartig komplexe Strukturen im Onboarding zu vermitteln. Zugleich fehlen häufig Möglichkeiten zur Onboarding-Dokumentation, zum Feedback und zum Monitoring.

Ein weiteres (häufig übersehenes) Problem liegt in der Unternehmensskalierung, die auch ortsunabhängig ablaufen kann. Typisch sind hierfür mehrere neue Mitarbeiter, die an verschiedenen Unternehmensstandorten die gleiche Tätigkeit ausüben. Mal läuft das Onboarding besser, mal schlechter – es kommt ganz darauf an, wie viele neue Fachkräfte gleichzeitig anfangen und wie in jedem Einzelfall die Onboarding-Voraussetzungen vor Ort sind.

Das sind natürlich nicht alle Problemstellungen, mit denen das Mitarbeiter-Onboarding verbunden ist. Auch das kulturelle Onboarding, also die Integration in das Team und das Unternehmen, spielt eine zentrale Rolle dafür, dass sich der neue Mitarbeiter wohlfühlt. Beim kulturellen Onboarding kann ein DMS nicht zwangsläufig weiterhelfen. Doch bei allen zuvor genannten Problemstellungen kann das DMS einen wichtigen Stützpfeiler bieten. Wir zeigen Ihnen, wie.

Haben Sie Fragen zum Aufbau oder den Funktionen eines DMS wie DocuWare? Unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter!

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Wie Onboarding per DMS gelingen kann

Wie bereits beschrieben, stellen eine mangelhafte Struktur und ein undurchdachter Einarbeitungsplan eines der Kernprobleme bei Onboarding dar. Doch hier kann ein DMS Ordnung hereinbringen.

Der wohl größte Vorteil eines DMS: Der Einsatz eines DMS schafft Struktur. Es ist möglich, für die Dokumentenverarbeitung bestimmte Rollen zuzuweisen oder für Aufgaben gezielte Workflows zu entwickeln. Alle bearbeiteten Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind für befugte Personen einsehbar. Die Rollen und Nutzungsrechte können dabei über Gruppen bis auf einzelne Personen individuell eingerichtet werden. Abteilungsspezifische Einarbeitungsprozesse lassen sich damit einfacher gestalten.

Das Gute an den Workflows: Sämtliche Arbeitsabläufe können strukturiert erstellt und an die jeweiligen Rollen und Nutzer angepasst werden. Workflows können so aufgebaut sein, dass Aufgaben parallel verlaufen. Vorgesetzte können so z. B. transparent prüfen, wie der Prozess der Eingliederung verläuft. Die strukturelle Gestaltung durch Workflows macht es sogar möglich, dass das Onboarding in Kombination mit dem Homeoffice oder bei vollständigen Remote-Jobs einfacher gelingen kann.

Es ist gut, wenn Vorgesetzte für Nachfragen der neuen Mitarbeiter jederzeit bereitstehen. Doch mittlerweile sind viele Berufe so eng getaktet, dass das nicht immer möglich ist. Im DMS können How-Tos und Checklisten hinterlegt werden, die beim Onboarding weiterhelfen können, wenn bei Vorgesetzten oder Kollegen gerade kein Raum für Rückfragen ist. Volltextsuche auf Basis von OCR macht es neuen Mitarbeitern sogar ganz einfach, relevante Dokumente in kurzer Zeit zu finden – ganz ohne die Hilfe der Vorgesetzten.

Das soll aber nicht heißen, dass kein persönlicher Kontakt mehr stattfinden sollte. Theoretisch ließe sich ein solches Onboarding per DMS umsetzen. Wir vertreten die Meinung, dass ein persönlicher Kontakt zwischen Team, Vorgesetzten und neuen Mitarbeitern unerlässlich ist, damit sich Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlen. Das ist besonders wichtig bei neuen Mitarbeitern, damit die sich ab dem ersten Arbeitstag im Unternehmen gut aufgehoben fühlen.

Haben Sie Fragen zur Vergabe von Rollen und Nutzerrechten? Interessieren Sie sich für die Gestaltung von einfachen oder gar komplexen Workflows, die ideal auf die Onboarding-Maßnahmen Ihres Unternehmens passen? Unsere Experten beraten Sie gerne!

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Monitoring per digitaler Personalakte

Ein DMS kann aber nicht nur dem neuen Mitarbeiter beim Onboarding helfen, sondern auch dem Arbeitgeber. Die digitale Personalakte bietet dafür die passende Grundlage.

Eine digitale Personalakte bietet beim Onboarding weit mehr Potenziale als ihr analoges Pendant auf Papier. Sie ist umfassender als eine typische Akte mit einem Arbeitsvertrag, mehreren Abschlusszeugnissen, einer Datenschutzvereinbarung oder Feedbackprotokollen.

Der große Vorteil der digitalen Personalakte liegt in ihrer Aktualität. Während des Mitarbeiter-Onboardings können jederzeit Leistungsnachweise hinzugefügt werden. Vorgesetzte erhalten schnell einen Überblick darüber, auf welchem Stand sich ihre neuen Mitarbeiter befinden.

Erlangte Zertifikate aus Weiterbildungen oder (Online-)Seminaren können auf einfache Weise digital hinzugefügt werden. Gerade beim Homeoffice oder Remote-Job ist das sehr wichtig, da hier das Onboarding auf einem Vertrauensverhältnis beruht.

Ein DMS kann bei korrekter Konfiguration und Nutzung helfen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Zugriffsrechte, Revisionssicherheit und Löschfristen können leichter überwacht und eingehalten werden. Ein DMS hilft also nicht nur beim Onboarding, sondern bietet für die digitale Personalakte die zentrale Struktur. 

Haben Sie Fragen zur digitalen Personalakte oder möchten Sie selbst eine digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einrichten?

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Fazit: DMS kann Onboarding massiv erleichtern

Ein DMS kann zwar nicht automatisch alle Aufgaben beim Onboarding ersetzen, aber es kann dabei helfen, Herausforderungen einfacher entgegenzutreten und bietet ganz neue Chancen. Mit festen Strukturen, auf die sich die neuen Mitarbeiter berufen können, kann der Arbeitgeber das Onboarding gezielt steuern. Angebote wie die digitale Personalakte bieten Vorgesetzten neue Möglichkeiten beim Monitoring.

Beim Onboarding in das Kollegium und die Unternehmensphilosophie kann das DMS nicht helfen. Hier sind der Arbeitgeber, die Vorgesetzten und das Mitarbeiterteam gefragt. Aber was die Einbindung in die alltäglichen Arbeitsaufgaben angeht, kann das DMS alle beteiligten massiv entlasten.

Haben Sie Fragen zur Einrichtung oder zum Einsatz Ihres DMS? Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Seite!

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