Wer kennt die Situation nicht: Auf der Suche nach einem bestimmten Dokument öffnet man einen oder mehrere Aktenordner, aber die gesuchte Papierakte ist nicht da. Jetzt geht die Sucherei los, für die man sich umso mehr Zeit nimmt, je relevanter die Akte für einen Vorgang ist.

Gleiches gilt natürlich auch für Personalakten. Doch hier können fehlende Akten gravierende Folgen nach sich ziehen. Dass etwas fehlt, führt meist zu Konfrontationen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Der Arbeitgeber muss sich aber auch mit rechtlichen und organisatorischen Problemen auseinandersetzen.

In unserem neuen Blogbeitrag möchten wir Sie aufklären, worin die Gründe für eine unvollständige Personalakte zu finden sind. Wir zeigen Ihnen auch, welche Konsequenzen das nach sich ziehen kann, aber auch, wie Sie sich darauf vorbereiten können. Doch zunächst gilt es zu klären, welche Dokumente in eine Personalakte gehören und welche nicht – denn es gibt auch Daten, deren Erhebung bereits gesetzeswidrig ist. 

Haben Sie Fragen, wie Sie Ihre Personalakten digitalisieren und rechtssicher archivieren? Lassen Sie sich jetzt von unseren Experten beraten!

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Was darf in eine digitale Personalakte, was nicht?

“Was soll beim Führen einer Personalakte schon schieflaufen?” Das ist eine Frage, die sich nur wenige Unternehmer stellen – dabei gibt es klare datenschutz- und arbeitsrechtliche Vorgaben, welche Daten zulässig sind und welche nicht. Doch gerade hier werden die ersten Fehler gemacht, die schwere Folgen für den Arbeitgeber haben können.

Es ist wichtig, sich eines immer vor Augen zu halten: Der betroffene Mitarbeiter hat jederzeit das Recht auf Einsicht in seine persönliche Personalakte. Haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein gutes Verhältnis, wird in der Regel nicht nach der Einsicht verlangt. Doch kommt es zu einer (schweren) Streitigkeit, verlangen Arbeitnehmer oft nach ihrer Personalakte. Dann können unzulässig erhobene Daten oder fehlende Dokumente für den Arbeitgeber zum Problem werden.

Dies gilt insbesondere dann, wenn es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommt. Hier ist der Arbeitgeber in der Beweispflicht. Fehlen Dokumente oder sind Aufzeichnungen unvollständig, kann sich das im Streitfall für den Arbeitgeber negativ auswirken. Kündigungen oder Versetzungen sind angreifbar, ein Annullieren der Entscheidung oder hohe Abfindungen oft die Folge.

Daher zunächst der Blick auf das, was in keiner Personalakte fehlen sollte:

Vertrags- und Stammdaten (auch Personalfragebögen zulässig, solange diese auf sachlichen Daten beruhen)

Gehaltsabrechnungen und Arbeitszeiterfassung (inkl. Überstunden)

Beurteilungen von Leistung/Verhalten (typisch: Arbeitszeugnis oder Abmahnung mit Gegendarstellung des Arbeitnehmers)

Daten zur Abwesenheit (z. B. Urlaubsanträge und Anträge zur Elternzeit sind in Ordnung), Vorsicht bei Krankmeldungen!

Es fällt auf, dass sämtliche Daten, die überwiegend in eine Personalakte gehören, einen sachlichen Bezug aufweisen. Doch es wird bereits bei den Krankmeldungen schwierig, da spezifische Daten darauf nicht vom Arbeitgeber erhoben und geführt werden dürfen. Eine AU-Bescheinigung ohne eine ärztliche Diagnose sollte in einer Personalakte aufbewahrt werden, eine Bescheinigung mit Diagnose jedoch nicht.

Im zweiten Fall handelt es sich um persönliche und sensible Daten, die keiner Beweiskraft dienen. Arbeitnehmerrechte und die DSGVO legen für die Definition die gesetzliche Grundlage. Darum sollten folgende Unterlagen in keiner Personalakte aufbewahrt werden:

Persönliche und sensible Daten (Gesundheitszustand, Sexualität, Religion, Partei-/Gewerkschaftszugehörigkeit)

Wertende oder informelle Inhalte (Gerüchte/Meinungen, unsachliche Äußerungen von Führungskräften zu Mitarbeitern, private E-Mails)

Gesetzlich unzulässige Unterlagen (Strafregisterauszüge ohne berechtigtes Interesse, überholte/unzulässige Abmahnungen, Dokumentationen zur Social-Media-Aktivität) 

Typisch für die heutige Zeit ist die Analyse des Auftritts der eigenen Mitarbeiter auf den sozialen Medien. Die Auswertung öffentlich zugänglicher Inhalte kann im Einzelfall zwar zulässig sein, sofern sie arbeitsbezogen, verhältnismäßig und zweckgebunden erfolgt. Doch nachweisliche Dauerüberwachung oder die Nutzung von Fake-Profilen kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Der Arbeitgeber kann auch nur gegen die Social-Media-Aktivität des eigenen Mitarbeiters vorgehen, wenn dieser proaktiv gegen die Loyalitätspflicht verstößt (z. B. Interna veröffentlicht oder verfassungswidrige Meinungen vertritt).

Daten, die nichts in der Personalakte zu suchen haben, sollten unverzüglich und rechtssicher nach DIN 66399 entsorgt werden. bmd kann bei der Gelegenheit für Sie alle relevanten Dokumente einer Personalakte digitalisieren und sich anschließend um die gesamte Aktenvernichtung kümmern.

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Warum werden Personalakten unvollständig?

Wie auch bei vielen anderen Problemstellungen, ist der menschliche Faktor auch für die Vollständigkeit einer Personalakte das größte Risiko. Häufig werden Dokumente erstellt, aber nie abgelegt. Typische Gründe dafür liegen beim Vergessen oder dem Aufschieben, wenn plötzlich andere Aufgaben beim Personal eine höhere Priorität erhalten. Der Fall tritt häufig dann ein, wenn der zuständige Mitarbeiter unter großem Zeitdruck steht.

Aber auch organisatorische Faktoren können sich negativ auf die Vollständigkeit einer Personalakte auswirken. Personal fluktuiert über die Jahre, Zuständigkeiten verschieben sich und der Überblick über einen großen Aktenberg geht verloren. Die Angst, etwas gesetzlich falsch zu machen, kann gerade bei unerfahrenem Personal dazu führen, dass einzelne Dokumente lieber vernichtet als abgelegt werden.

Schwierig wird es dann, wenn sich Gesetze ändern. Die Aussage “Das haben wir aber immer schon so gemacht” ist gerade mit fortschreitender Digitalisierung längst überholt. Insbesondere die fortschreitende Digitalisierung führt zu neuen regulatorischen Anforderungen, um den richtigen Umgang mit den Daten aus der Personalakte zu gewährleisten.

Es gibt aber auch technische Ursachen im eigenen Unternehmen. Zum Beispiel existiert kein zentraler Ablageort oder die HR-Abteilung arbeitet mit einer ungeeigneten Softwarelösung. Fehlende Standards oder Medienbrüche – also Personalakten aus der Kombination von Papier und elektronischen Quellen – können ebenfalls zur Unvollständigkeit einer Personalakte führen.

Wir empfehlen Ihnen, Medienbrüche ganz auszuschließen und mit einer effizienten Kombination aus ERP- und DMS-Lösungen zu arbeiten. Akten werden elektronisch archiviert und Workflows auf Ihre HR-Arbeit zugeschnitten.

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Wie lässt sich eine Personalakte vollständig und gesetzeskonform aufbewahren?

Wie bereits im Kapitel zuvor beschrieben, sind die Medienbrüche ein großes Problem. Wir raten Ihnen deshalb, sich auf ein Medium zu konzentrieren. Da Papierakten nicht nur Platz, sondern auch Übersichtlichkeit kosten, führt kein Weg mehr an einer digitalen Personalakte vorbei. Viele Dokumente (wie z. B. Bewerbungen) liegen heute in fast allen Fällen nahezu nur noch digital vor.

Der große Vorteil an der digitalen Personalakte in einem DMS: Sie haben alle Dokumente zentral gespeichert und (für befugtes Personal) zugriffsbereit abgelegt. Sie können jederzeit und ortsunabhängig in wenigen Minuten prüfen, ob Dokumente fehlen. Sie können aber auch Dokumente löschen, sollten diese Daten enthalten, die nicht in eine Personalakte gehören. Gleiches gilt auch für rechtlich “abgelaufene” Dokumente wie jahrealte Abmahnungen.

Die Probleme, durch die erst unvollständige Personalakten entstehen, lassen sich mithilfe eines umfangreichen DMS vermeiden. DocuWare bietet zum Beispiel einen Workflow Manager, mit dem sich jeder Arbeitsprozess abbilden und in das DMS integrieren lässt. Nur noch Entscheidungsträger und autorisierte Personen haben Zugriff auf die in der digitalen Personalakte abgelegten Dokumente.

Durch den Einsatz der Workflows können menschliche Fehler auf ein Minimum reduziert werden. Auch an unternehmensinterne Strukturveränderungen lassen sich die Workflows problemlos anpassen. Das System kann – bei entsprechender Konfiguration – eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung ermöglichen. Auch das Archiv und der Zugriff auf einzelne Daten entsprechen der DSGVO.

Wie Sie sehen, können Sie, indem Sie mit einer digitalen Personalakte arbeiten, die Gefahr reduzieren, dass Dokumente innerhalb der Akte fehlen. Zugleich können Sie rechtzeitig reagieren, sollten darin Daten enthalten sein, die zu rechtlichen Problemen führen können. Mit der richtigen Scantechnologie lassen sich große Mengen von Papier-Personalakten in kurzer Zeit digitalisieren, sodass Sie zeitnah auf die digitale Variante umsteigen können.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? bmd besitzt die hochwertigen Technologien für die Digitalisierung von Papierdokumenten und kann Ihnen auch beim Einsatz der idealen Softwarelösung für Ihr Unternehmen weiterhelfen.

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