Von der Abholung über die Scandienstleistung bis hin zum (optionalen) Rücktransport der Dokumente – Professionelle Scandienstleister bieten ihre Leistungen so weit wie möglich in einem Komplettpaket an. Doch ist das das bessere Geschäftsmodell, wenn möglichst wenige Subunternehmen an der Leistung beteiligt sind?

Könnte man als Unternehmer nicht noch Geld einsparen, wenn man Dritte bzw. Subunternehmen für die Dienstleistung hinzuzieht? Zum Beispiel für den Transport? Oder ist es auch wichtig, sich als Auftraggeber darüber zu versichern, dass der Scandienstleister nicht mit diversen Subunternehmen für seine Leistung zusammenarbeitet? Wo liegen für Kunde und Dienstleister die Vor- und die Nachteile? Werfen wir einen Blick darauf.

bmd gehört zu den Unternehmen, die eine Scandienstleistung anbieten, die alle relevanten Arbeitsschritte der Scandienstleistung vereint. Wir holen Ihre Dokumente und Aktenordner vor Ort ab, digitalisieren und indexieren sie. Auf Wunsch erhalten Sie alle Dokumente anschließend in speziellen Archivkartons von uns zurückgebracht. Außerdem ist eine GoBD- und DSGVO-konforme Aktenvernichtung möglich, die durch einen zertifizierten und langjährigen Partner von bmd durchgeführt wird.

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Warum werden häufig Subunternehmen in das Scanangebot integriert?

Die Arbeitsschritte bei der Digitalisierung sind weitaus größer, als es zunächst den Anschein hat. Auf den ersten Blick sieht man: Transport, Scannen, Indexierung und fertig. Doch allein die Vorbereitung auf den Scanvorgang erfordert sehr viele komplexe Arbeitsschritte.

Dokumente, die aus Altarchiven stammen, sind häufig getackert, miteinander verklebt, mit Büroklammern oder Heftern versehen. Unter Umständen können Dokumente aus Altbeständen sogar bereits leicht beschädigt oder sogar gerissen sein, sodass jede betroffene Seite einzeln auf den Scanvorgang vorbereitet werden muss.

Die Vorbereitung besteht aus zeitaufwändigen Aufgaben, die zugleich Erfahrung voraussetzen. Viele Scandienstleister, die vermehrt mit Subunternehmen zusammenarbeiten, nutzen diese Stelle, um durch die Projektweitergabe an Dritte Geld einzusparen. So können sie ihren eigenen Kunden ein günstigeres Angebot machen, die Dokumente werden für die Scanvorbereitung aber an Dritte weitergegeben.

Ähnlich verhält es sich auch mit dem Transport der Dokumente. Auch dieser wird in vielen Fällen an Subunternehmen ausgelagert, um etwa das Geld für eine eigene “Fahrzeugflotte” und Fahrer einzusparen. Auch hier kann durch die Auftragsvergabe an weitere Parteien der Angebotspreis gesenkt werden. Jedoch hat auch hier ein weiteres Subunternehmen Zugriff auf die Dokumente.

Die richtige Technologie zum Digitalisieren kann ein Problem darstellen, warum Anbieter sogar Teile ihrer Scandienstleistung “outsourcen”. Gerade hochwertige Scanner können mehrere zehntausend Euro kosten und benötigen wiederum gut ausgebildetes Personal, um ordnungsgemäß handgehabt zu werden. Auch das stellt einen hohen Kostenfaktor dar, warum bei bestimmten Scanangeboten Subunternehmen hinzugezogen werden.

Im Extremfall sind sehr viele Subunternehmen ein Teil des Gesamtangebots der Scandienstleistung einer Firma. Doch ist das dann noch professionell?

In unserem Digitalisierungszentrum arbeiten rund zwanzig gezielt ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Jede bzw. jeder mit viel Expertise in der eigenen Kernaufgabe. bmd bietet Ihnen daher eine volle Dienstleistung – von der Abholung der Dokumente über die Aufbereitung der Dokumente und den Scan bis hin zur digitalen Indexierung. Lediglich zur GoBD- und DSGVO-konformen Aktenvernichtung nach DIN 66399 arbeitet bmd seit vielen Jahren mit einem zertifizierten Partnerunternehmen zusammen. 

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Jetzt wird es brenzlig: Der Datenschutz

Je mehr externe Unternehmen Zugriff auf die Daten erhalten, umso unsicherer ist auch der Umgang damit. Wer hatte wann worauf Zugriff?

In unserem Artikel beziehen wir uns nicht nur auf den gesetzlichen Datenschutz, sondern weiten den Begriff ein wenig aus. Natürlich fallen etwa persönliche Dokumente wie z. B. die Personalakten aus der HR-Abteilung unter den gesetzlichen Datenschutz. Daher gibt es hier sowieso keinen rechtlichen Spielraum im Umgang mit diesen Dokumenten. Doch auch Daten seitens des Unternehmens, die nicht für Außenstehende bestimmt sind, können so in deren Hände gelangen.

Was macht ein Unternehmen etwa, wenn Informationen über Umsätze, Geschäftspartner oder Projektentwicklungen der letzten Jahre oder Jahrzehnte nach außen gelangen? Gerade in Zeiten des Internets kann das zum großen Problem werden, weil betreffende Dokumente etwa für die eigene Konkurrenz und darüber hinaus öffentlich zugänglich sind.

Aber auch für (potenzielle) Kunden des eigenen Unternehmens wirkt das eher unangenehm. So fahrlässig wird mit ihren Daten umgegangen, wenn Sie mit diesem Unternehmen zusammenarbeiten? Die Folge: Neue Aufträge bleiben nach der Veröffentlichung betroffener Daten zunächst aus oder die Zusammenarbeit wird ganz eingestellt.

Das alles klingt zunächst abschreckend, soll aber kein genereller Vorwurf an Firmen sein, die mit Subunternehmen zusammenarbeiten. Nicht jedes Unternehmen, das für die Scandienstleistung mit (mehreren) Subunternehmen zusammenarbeitet, übt deswegen eine schlechte Leistung aus. Oft lässt sich die Kooperation auch nicht vermeiden, da an bestimmte Verfahrensschritte sehr hohe Anforderungen gestellt werden – die Aktenvernichtung zum Beispiel.

Es gibt Unternehmen, die sich auf die Aktenvernichtung spezialisiert haben. Das Outsourcing ist aufgrund der Anforderungen an die GoBD- und DSGVO-konforme Vernichtung sinnvoll, denn es werden sehr große Spezialmaschinen benötigt und zertifizierte Prozesse genutzt. Auch professionelle Scandienstleister können diese in der Regel nicht selbst anbieten und setzen daher auf starke, zertifizierte Partnerunternehmen.

Aber das Beispiel über die Zusammenarbeit mit zu vielen Subunternehmen zeigt das Problem auf: Zu viele Hände führen zum Kontrollverlust über den Umgang mit internen Daten. Und das ist ein Risiko, das man nicht zwangsläufig eingehen muss, wenn man eine Scandienstleistung in Auftrag gibt.

Bei uns bei bmd steht der Schutz der Daten unserer Kunden an erster Stelle. Darum bieten wir auch alle Schritte rund um die Scandienstleistung aus einer Hand an. Selbst sensible Daten können GoBD- und DSGVO-konform verarbeitet werden, ohne dass das Risiko eines Kontrollverlusts über den Zugang entsteht. Alle Dokumente werden intern verarbeitet und mit der eigenen Technologie gescannt und anschließend von unserem Fachpersonal indexiert.

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Lassen sich durch beteiligte Subunternehmen Scandienstleistungen wirklich günstiger anbieten?

Die große Frage für die Auftraggeber: Macht die Zusammenarbeit das Angebot der Scandienstleistung wirklich günstiger bzw. führt zu einem besseren Preis-/Leistungsverhältnis? Um darauf eine Antwort zu finden, muss man die Dienstleistungen der Subunternehmen einzeln betrachten.

Der Transport der Dokumente ist z. B. eine Dienstleistung, die gerne an Subunternehmen ausgelagert wird. Auf den ersten Blick sinnvoll, dennoch sind hier die geringsten Einsparmöglichkeiten. Für die Digitalisierung von Altbeständen werden für den Transport zum Scandienstleister keine großen Lkw, Spezialfahrzeuge oder eine ganze Fahrzeugflotte benötigt. Für den Transport der Dokumente werden eher kleinere Transporter verwendet. Sollten Transportunternehmen hinzugezogen werden, fallen die Einsparungen hier eher marginal aus.

Mehr Einsparpotenzial bietet die zeitaufwendige Vorbereitung der Dokumente auf den Scanvorgang. Subunternehmen können hier geschultes Personal einbringen, das der eine oder andere Anbieter nicht hat – bzw. in diesem Fall Geld einsparen möchte, da er auf zusätzliches Personal verzichten kann. Doch hier kann bereits ein Problem mit dem Datenschutz auftreten, denn es gibt keine Kontrolle mehr, wer Zugang zu bestimmten Dokumenten hatte. Außerdem kann es zu Qualitätsproblemen kommen, wenn die Vorbereitung der Dokumente nicht auf die Scanhardware abgestimmt ist.

Das größte Einsparpotenzial bietet jedoch die Auslagerung der Scandienstleistung. Hochwertige Technologien wie Dokumentenscanner (bis zu 200 Blatt/min.), Großformatscanner und insbesondere Buch-/Archivscanner können hohe Kostenfaktoren sein. Wer diese Technologien nicht besitzt, sucht sich oft Subunternehmen, die darüber verfügen. Allerdings sollte man sich als Auftraggeber dann die Frage stellen: “Ist das überhaupt der richtige Scandienstleister, wenn ihm die Technologien zum Scannen fehlen?”

Wie bereits beschrieben, werden auch von professionellen Scandienstleistern häufig Subunternehmen zur Aktenvernichtung hinzugezogen. Hier spielt aber nicht die Auswirkung auf den Angebotspreis eine wichtige Rolle, sondern der sichere, GoBD- und DSGVO-konforme Umgang mit den Akten bei der Vernichtung. Sparpotenzial lässt sich hier nicht finden, da insbesondere zertifizierte Unternehmen hohe Ansprüche an ihr Produkt setzen – und das kostet nun mal.

bmd bietet Ihnen sämtliche Scandienstleistungen aus einer Hand, um Ihnen die beste Qualität zu liefern und zugleich keine Sicherheitslücken offen zu lassen. Auch wenn wir bis auf die Aktenvernichtung auf die Zusammenarbeit mit Subunternehmen verzichten, können wir Ihnen ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis für unsere Produkte bieten.

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Fazit: Kosten/Nutzen fällt gering aus

Die Auftragsvergabe an Unternehmen, die auf die Zusammenarbeit mit mehreren Subunternehmen setzen, kann durchaus etwas günstiger sein. Doch gibt es hier viele Sicherheits- und Qualitätsrisiken. Ähnlich wie im Alltag: Wer auf die günstigsten Produkte setzt, braucht nicht unbedingt eine hohe Qualität zu erwarten. Aber wer nach der Scandienstleistung die Akten vernichten lassen möchte, kann die Entscheidung nicht mehr rückgängig machen, wenn die Qualität nicht ausreicht.

Viel größer ist jedoch das Problem mit der Sicherheit der Daten auf den Dokumenten. Bei unprofessionellen Unternehmen kann bei der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Subunternehmen unter Umständen nicht mehr nachvollzogen werden, wer Zugriff auf welche Daten hatte. Im Falle eines Datenschutzvorfalls kann die Ursachenanalyse und die Klärung der Verantwortlichkeiten deutlich aufwendiger werden.

Wir raten deshalb, auf einen Scandienstleister zu verzichten, der mit zu vielen Subunternehmen zusammenarbeitet – nicht, weil wir eine umfassende Dienstleistung zur Digitalisierung anbieten, sondern weil wir uns bewusst dafür entschieden haben. bmd möchte nicht, dass unsere Kunden vor Risiken gestellt werden, die sich vermeiden lassen. Eine umfassende Scandienstleistung muss aber nicht zwangsläufig teurer sein. Besser ist es, sich mehrere Angebote einzuholen und die Preise zu vergleichen und dann zu entscheiden, ob die Dienstleistung mit mehreren Subunternehmen (Preis-)Vorteile tatsächlich bietet.

Haben Sie Fragen zur Scandienstleistung von bmd oder möchten Sie sich selbst ein Bild davon machen, welche Angebote wir Ihnen bieten können, um die Kosten für die Digitalisierung Ihres Archivs gering zu halten? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf.

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