Ab dem 1. Januar 2027 gelten neue gesetzliche Voraussetzungen für bestimmte Dokumente aus der Personalakte. Entgelt- und Lohnunterlagen, sozialversicherungsbezogene Nachweise und Arbeitszeit-/Beschäftigungsnachweise müssen für bestimmte Institutionen digital geführt und prüfbar sein. Das gilt auch für Papier-Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Warum sollten Sie betroffene Dokumente aber nicht einfach einscannen und z. B. als PDF auf dem Arbeitscomputer hinterlegen? Schließlich klingt das nach einer einfachen Lösung, damit Dokumente (auf den ersten Blick) zeitnah und digital vorliegen. Doch ist es mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vereinbar und spielt vielleicht sogar die GoBD eine Rolle?

Wir zeigen Ihnen, warum Sie Ihre Personalakten nicht einfach selbst digitalisieren sollten. Denn kommt es bei der Digitalisierung zu Verletzungen des Datenschutzes, kann es unvorteilhafte Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben. Ist es hier vielleicht besser, einen professionellen Scandienstleister zu beauftragen? 

Bieten sich beim professionellen Scannen noch mehr Möglichkeiten als nur der Datenschutz? Etwa beim Zeitaufwand oder der Papiervernichtung?

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Warum nicht selbst digitalisieren?

Auch heute ein typisches Bild trotz Digitalisierung: In zahlreichen Unternehmen werden immer noch Papiere abgeheftet und gelegentlich auch eingescannt. Personalakten finden sich in den meisten Fällen in Ordnern oder Mappen im betriebseigenen Archiv.

Ab dem 1. Januar 2027 geht das, zumindest was die Personalakte betrifft, nicht mehr ganz so einfach. Unterlagen, die für Ämter relevant werden könnten – z. B. Entgeltabrechnungen oder Dokumente für Rentenbezüge – müssen dann digital verfügbar und prüfbar sein. Zwar sind Zeugnisse, Zertifikate, Bewertungen der Mitarbeitenden davon nicht betroffen, aber ergibt es dann nicht Sinn, diese Dokumente bei der Gelegenheit mitzudigitalisieren? Eine gemischte Personalakte aus digitalen Scans und einzelnen Papierakten kann schließlich sehr unübersichtlich werden.

Aber selbst “einfach einscannen” kann man dann doch nicht so einfach. Wie auch etwa bei Entgeltunterlagen handelt es sich hier um persönliche Dokumente, in die nur befugte Personen Einblick haben dürfen. Oft sind das nur Betriebsleitende, Führungskräfte der Personalabteilung oder die betroffenen Mitarbeiter selbst. Würden Unbefugte Einblick in die persönlichen Daten erhalten, wäre das ein klarer Verstoß gegen die DSGVO.

Da Scannen eine sehr zeitaufwendige Arbeit sein kann – insbesondere dann, wenn man einen handelsüblichen Büroscanner verwendet – wird so wichtiges Führungspersonal von seinen eigentlichen Aufgaben abgehalten. Denn nur autorisierte und zur Vertraulichkeit verpflichtete Personen sind befugt, die Dokumente zu digitalisieren. Auch wenn das einfache Scannen im Büro eine typische Aufgabe für einen Azubi oder Praktikanten sein kann, dürfen diese nur eingebunden werden, wenn sie entsprechend berechtigt und verpflichtet sind. Alles andere entspricht nicht den Vorgaben des Datenschutzes.

Es spricht vieles dagegen, die Digitalisierung der Personalakte selbst durchzuführen. Doch es gibt noch weitere Gründe, warum Sie mit der Digitalisierung einen Experten beauftragen sollten. Ein typisches Beispiel ist die Aufbewahrung der digitalisierten Dokumente. Durch eine halbwegs übersichtliche Ordnerstruktur ist keine revisionssichere Archivierung gegeben, die etwa die GoBD fordert.  

Wie archivieren Sie Ihre Personaldokumente richtig? Worauf muss geachtet werden, wenn Sie die Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichten möchten?

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Exkurs: Veröffentlichte Dokumente

In vielen Fällen kommt es vor, dass Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente bereits selbst veröffentlicht haben. Typisch sind dafür soziale Medien wie z. B. LinkedIn. Dort finden sich häufig Lebensläufe, Zeugnisse, Zertifikate und mehr. Da die Daten und Dokumente öffentlich zugänglich sind, dürfen sie dann auch von allen Mitarbeitern in der Firma offen bearbeitet werden?

Die Antwort ist klar: Nein! Auch dann, wenn der betroffene Mitarbeiter die Daten und die (Original-)Dokumente selbst veröffentlicht hat, unterliegen die Personalakten im Unternehmen immer noch dem Datenschutz! Alle Dokumente der Personalakte dienen einer Zweckbindung und dürfen nur von befugten Personen genutzt werden. Außerdem kann der Mitarbeiter die Veröffentlichung jederzeit rückgängig machen. 

Darum einen Scandienstleister beauftragen

Externe Scandienstleister können weit mehr als Zeit- und Kostenersparnis für Sie sein. Professionelle Unternehmen wie bmd haben ein geschultes Personal mit Vertrauensverpflichtung, das persönliche Dokumente wie Personalakten digitalisieren darf.

“Zum Schutz von sensiblen Daten haben wir ein ‘Informationssicherheits-Managementsystem' eingeführt, das mit der Norm ISO 27001 zertifiziert ist. Regelmäßige Backups erfolgen bei uns an dezentralen Standorten. Qualitätsstandards nach ISO 9001, gesetzliche Anforderungen wie die der GoBD und DSGVO, der versicherte Transport Ihrer Dokumente bis zur Entsorgung nach DIN 66399 sind unsere Standards”, sagt Michael Soose, der als Digitalisierungsexperte bei bmd die Verantwortung für alle Scandienstleistungen trägt.

Durch die Zusammenarbeit mit einem Scandienstleister wie bmd können Fehlerquellen vermieden werden. Wer selbst scannt, wird häufig mit unklaren Berechtigungen oder fehlenden Konzepten zur gesetzeskonformen Dokumentenvernichtung konfrontiert.

Bei bmd findet eine revisionssichere Digitalisierung und eine strukturierte Indexierung ihrer Dokumente statt. Sämtliche Prozesse werden dokumentiert. Mit modernen Scan-Technologien lassen sich auch größere Dokumentenmengen schnell digitalisieren. Während das eigene Einscannen oft Tage oder sogar mehrere Wochen Personal bindet, liegen die Scans bereits nach kurzer Zeit vor. Ihr Personal kann sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren. 

Haben Sie Fragen zur Scandienstleistung oder möchten Sie einen Scanauftrag aufgeben? Unsere Experten werden Ihnen weiterhelfen!

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