Hohe Kraftstoffpreise treffen alle, egal ob die gesamte Wirtschaft oder die Verbraucher. Logistikunternehmen sind jedoch besonders stark betroffen, wenn sie plötzlich durch spontane Preiserhöhungen getroffen werden.

Energiepreisentwicklungen lassen sich nicht vorhersagen und damit auch nicht in der eigenen Finanzplanung kalkulieren. Globale Krisen, Börsenspekulationen, Naturkatastrophen, Produktionsschwierigkeiten, gestörte Lieferketten und sogar schwankende Wechselkurse können den Ölpreis stark beeinflussen. Kommt es jedoch zu einem massiven Preisanstieg des Rohöls oder bestimmter Kraftstoffe, gilt es, schnell zu reagieren.

Wie schwer die wirtschaftlichen Folgen für Unternehmen sein können, möchten wir Ihnen anhand von zwei Beispielen zeigen. Wie kann ein kleines Logistikunternehmen reagieren, wie ein großer Wettbewerber? Welche Möglichkeiten bieten sich, um die Folgen der Spritpreiserhöhungen abzufedern und sich auf kommende Krisen vorzubereiten? 

Ein modernes Dokumentenmanagement kann Unternehmen dabei unterstützen, durch die Optimierung von Prozessabläufen langfristig Kosten zu senken.

✆ Jetzt beraten lassen

Fall 1: Das Großunternehmen

Großunternehmen lassen sich in der Logistikbranche nicht präzise definieren. Bereits mit 200 oder mehr Fahrzeugen kann man schon dazugehören. Die “Big-Player” der Branche haben weltweit sogar mehrere tausend LKW und Transporter im Einsatz. Der Einfachheit halber gehen wir von einem Großunternehmen aus, das sich mit 200 Fahrzeugen noch nah an einer eher mittelständisch geprägten Firma befindet, das aber dennoch hohe Umsätze erzielt.

Der Ölpreis hat sich zuletzt stark nach oben entwickelt. Im vergangenen Februar kostete der Liter Diesel in Deutschland im Schnitt noch 1,72 € (Quelle: → ADAC). Heute (19.03.2026 um 8:00 Uhr) liegt der Preis bei der Tankstelle um die Ecke schon bei 2,18 Euro. Ein Anstieg von rund 26,7 Prozent innerhalb weniger Wochen!

Ein typischer 18-Tonner-LKW verbraucht im Schnitt etwa 25 Liter Diesel auf 100 Kilometern. Sattelzüge mit einem Maximalgewicht von bis zu 40 Tonnen benötigen rund 10 Liter mehr. Da es sich in diesem Beispiel um ein Großunternehmen handelt, rechnen wir einfach, dass die gesamte Flotte etwa 30 Liter Dieselkraftstoff auf 100 Kilometern pro Fahrzeug verbraucht.

Bei einem Mehrpreis im Vergleich zum Februar und einer durchschnittlichen Jahreslaufleistung von 120.000 Kilometern bedeutet das:

• Jahresverbrauch pro Fahrzeug: 36.000 Liter Diesel
• Jahresverbrauch der Flotte: 7,2 Millionen Liter Diesel
• Gesamte Kraftstoffkosten (heute): 15.696.000 Euro
• Unterschied zum Februar 2026: 3.312.000 Euro an Mehrkosten (p.a.)

Die zusätzlichen Spritkosten sollte man bei einer so hohen Summe nicht auf die leichte Schulter nehmen. Viele Großunternehmen haben deshalb vorgesorgt, betreiben eigene Tanklager oder haben langwierige Verträge mit Kraftstoffzulieferern. Trotzdem werden die zusätzlichen Kosten nur temporär abgefedert und müssen früher oder später an die Kunden weitergegeben werden.

Das ist auf einem stark umkämpften Markt ein schweres Problem – insbesondere zu der Konkurrenz aus dem Ausland. Es braucht also eine nachhaltige Lösung, um selbst bei hohen Spritpreisen mit dem Markt mithalten zu können.

Weg von Papier, hin zu digitalen Lösungen - Kann ein DMS ein Teil einer nachhaltigen Lösung sein? Lohnt sich die Investition?

✆ Jetzt beraten lassen

Das Kleinunternehmen

Kleinunternehmer in der Logistikbranche nutzen nicht zwangsläufig große Sattelzüge. Oft werden sogar nur kleinere Transporter verwendet, die häufig auf Kurzstrecken eingesetzt werden. Um den massiven wirtschaftlichen Druck zu zeigen, den die hohen Energiepreise erzeugen, hat die Beispielfirma eine Flotte von 10 herkömmlichen Transportern und keine LKWs.

Ein herkömmlicher Transporter verbraucht je nach Beladung, Strecke und Fahrweise etwa 9 bis 13 Liter auf 100 Kilometern. Da viele Kleintransporter nicht nur über die Autobahn fahren, sondern häufig über städtische Kurzstrecken ausliefern, gehen wir von einem Mittelwert von 12 Litern Dieselkraftstoff aus. Typische Paketzulieferer legen im Durchschnitt ca. 40.000 Kilometer im Jahr zurück. Dann sieht die Rechnung so aus:

• Jahresverbrauch pro Fahrzeug: 4.800 Liter Diesel
• Jahresverbrauch der Flotte: 48.000 Liter Diesel
• Gesamte Kraftstoffkosten (heute): 104.640 Euro
• Unterschied zum Februar 2026: 22.080 Euro an Mehrkosten (p.a.)

Für ein kleines Unternehmen können die Mehrkosten beim Betrieb der Flotte zu einem existenzbedrohlichen Problem werden. Oft lassen sich die zusätzlichen Betriebskosten der hauseigenen Transporterflotte nicht direkt an Kunden weitergeben, da in einigen Fällen längerfristige Verträge vereinbart wurden. Die Verträge haben oft keinen Dieselzuschlag, weil sich kleine Unternehmen in der Transportbranche auf einem hart umkämpften Markt befinden. Preise müssen möglichst niedrig gehalten werden.

Ein weiteres großes Problem: Im Gegensatz zu Großunternehmen verfügen kleine Firmen in der Regel über keine eigenen Kraftstoffreserven. Es muss also jedes Mal an der Tankstelle nachgetankt und die hohen Kraftstoffkosten hingenommen werden. Dazu kommt das Problem der Barzahlung, die die Liquidität des Unternehmens kurzfristig stark einschränken kann. Was also tun?

Ein DMS bietet Potenzial, Kosten langfristig zu senken und hat weitere Vorteile bei der digitalen Prozessoptimierung und Übersichtlichkeit.

✆ Jetzt beraten lassen

Wie können Unternehmen auf die hohen Spritpreise reagieren?

Hohe Kraftstoffkosten müssen hingenommen werden, denn ohne Diesel oder Benzin steht die Flotte still. Langfristig kann es sich besser auswirken, die Flotte auf andere Antriebsarten wie Elektro, LNG oder Wasserstoff umzusteigen. Doch kurzfristig ist dies keine Lösung. Investitionen – finanziert durch Kredite – sind gerade bei Kleinunternehmen, die jetzt schon mit der Liquidität zu kämpfen haben, keine Option. Es muss also an einem anderen Ende gespart werden – doch wo?

Ein paar Möglichkeiten gibt es tatsächlich, um den Kraftstoffverbrauch direkt zu senken. Damit dies gelingen kann, sollten Fahrer langsamer fahren. Bereits die Geschwindigkeit von 90 km/h auf 80 km/h zu senken, kann deutlich Kraftstoff einsparen. Gleichzeitig sollten Fahrer geschult werden, wie auch ihr Fahrstil Kraftstoff einsparen kann. Typisch dafür ist etwa, in höheren Gängen zu fahren oder das Fahrzeug ausrollen zu lassen, anstatt spät vor einer roten Ampel zu bremsen. Insgesamt können so zwischen drei und acht Prozent Kraftstoff eingespart werden. Bei einer Flotte von 200 Fahrzeugen können das +/- 400.000 Liter Diesel im Jahr sein!

Auch die Nutzung von Telematiksystemen kann dabei helfen, unrentable Fahrzeuge zu erkennen. Damit kann nicht nur der Kraftstoffverbrauch festgehalten werden, sondern auch Fahrverhalten oder unpassende Routen (z. B. mit viel Verkehr oder schlechter Straßenführung) nachvollzogen werden. Wenn sich die Auftragslage plötzlich verschlechtert, sollten ineffiziente Fahrzeuge als erstes stillgelegt oder Routen neu geplant werden.

Wer an den Fahrzeugen selbst Hand anlegen möchte, kann über einfache Maßnahmen die Aerodynamik von Fahrzeugen verbessern. Mit einfachen Mitteln wie Dachspoiler, Unterboden- und Seitenverkleidungen kann insbesondere bei Langstrecken-Fahrzeugen auf der Autobahn der Luftwiderstand und damit auch der Kraftstoffverbrauch dauerhaft reduziert werden. 

Sparen Sie Kosten, indem Sie Ihre Räumlichkeiten effizienter nutzen. Oft blockieren zahlreiche Aktenordner Lager- und Büroräume im Unternehmen. Lassen Sie jetzt Ihre → Akten scannen und digitalisieren!

✆ Jetzt beraten lassen

Großes Sparpotenzial: ERP, TMS und DMS

Ein großer Hebel, um Kosten einzusparen, ist die Routenplanung und -optimierung. Leerfahren müssen auf ein Minimum reduziert werden. Wie bereits gesagt, können Telematiksysteme dabei helfen, Daten dafür zu gewinnen. Zur Auswertung der Daten und zur Überarbeitung der Routen können zusätzlich ERP-Softwarelösungen (Enterprise-Resource-Planning) und TMS (Transport Management Systeme) unterstützen. Auch hier kann mit auf das Unternehmen zugeschnittenen Lösungen kurzfristig als auch langfristig viel Geld eingespart werden.

Die Kombination zwischen ERP und einem DMS macht die Prozessoptimierung noch effizienter. Mit dem DMS können Dokumente nicht nur DSGVO- und GoBD-konform digital archiviert, sondern auch in eigens zugeschnittene Workflows integriert werden. Das spart Personal und Zeit.

Für kleine Unternehmen bietet die Arbeit mit einem DMS in Kombination mit einem ERP eine sehr gute Möglichkeit, um die Liquiditätssituation zu entlasten. Wir haben bereits gesehen, dass aufgrund der hohen Spritpreise in Verbindung mit der Barzahlung die Zahlungsfähigkeit beeinträchtigt werden kann.

Jetzt spielt das DMS einen großen Vorteil aus: Rechnungen, egal ob eingehend oder ausgehend, lassen sich deutlich schneller bearbeiten. Kunden erhalten Rechnungen früher und können diese wiederum schneller begleichen. Das Unternehmen erhält eine größere finanzielle Flexibilität und kann auf die steigenden Spritpreise besser reagieren, ohne dass die Liquidität stark beeinträchtigt wird. Auch die Bearbeitung von Eingangsrechnungen kann durch vollständig digitalisierte Unternehmensprozesse mit DMS und ERP die Liquidität steuern. Im Notfall können zum Beispiel Zahlungsfristen gezielt gestreckt werden, ohne Mahngebühren zu riskieren. Aber umgekehrt können auch Skonto-Nachlässe genutzt werden, wenn die Rechnungen schnell bezahlt werden.

Wie Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung beschleunigt werden können, kann man am Beispiel DocuWare sehr gut sehen: Tankstellenbelege können nach der Barzahlung noch vor Ort per Handy-App eingescannt werden. Mithilfe von Intelligent Indexing oder, noch besser, dem KI-System → Intelligent-Document-Processing (IDP) werden Belege automatisch in das digitale Archiv aufgenommen und darin indexiert.

Fachkräfte können die Belege direkt in der Firma weiterbearbeiten. Das hat nicht nur den Vorteil einer besseren Kostenkontrolle, es werden auch doppelte Abrechnungen oder die Buchung falscher Beträge verhindert.

Fazit: Allein können → digitalisierte Arbeitsprozesse mit DMS und ERP die aktuell sehr hohen Kraftstoffpreise nicht ausgleichen. Aber sie leisten einen starken Beitrag zur finanziellen Flexibilität von Logistikunternehmen und können daher massiv dazu beitragen, die Krise zu überstehen.

Das gilt nicht nur für die “Big-Player” in der Logistikbranche, sondern auch für Kleinunternehmer. Zusammen mit den oben genannten Maßnahmen lassen sich die steigenden Kraftstoffpreise zunächst abfedern. Unternehmen können in der Krise aber auch eine Chance sehen, um sich für die Zukunft kosteneffizienter aufzustellen.

Nutzen Sie bereits ERP-Systeme, haben aber noch kein DMS wie DocuWare integriert? Vielleicht haben wir die → richtige Schnittstelle für Sie. Reagieren Sie auf die hohen Kraftstoffpreise und sparen Sie langfristig Kosten ein, indem Sie jetzt Ihr Dokumentenmanagement digitalisieren!

✆ Jetzt beraten lassen