Der Urlaub für zwei Fachkräfte wird freigegeben. Plötzlich wird anschließend festgestellt, dass sich beide Urlaubszeiten teilweise oder vollständig überschneiden. Wie kann so etwas überhaupt passieren? Im schlimmsten Fall sind für die Arbeitsabläufe wichtige Stellen nicht mehr besetzt.

Was eigentlich nicht vorkommen darf, kommt in der Praxis häufiger vor, als man denkt. Dabei liegt der Grund nicht unbedingt im Leichtsinn bei den Verantwortlichen. Es handelt sich hierbei vielmehr um ein strukturelles Problem bei der Urlaubskoordination, weil Prozess-, System- oder Organisationslücken im Unternehmen bestehen.

Wir zeigen Ihnen nicht nur, wie es zu solchen schwerwiegenden Fehlern kommt und welche Folgen sie haben können. Lernen Sie Lösungen kennen, wie Sie derartige Situationen vermeiden und wie Sie sich darauf vorbereiten. 

Ein DMS (Dokumentmanagementsystem) kann Sie etwa dabei unterstützen, sich auf den Ausfall systemkritischer Mitarbeiter vorzubereiten. Das gilt nicht nur für Urlaubszeiten, sondern auch für weitere Ausfallzeiten wie Krankschreibungen oder Fortbildungen.

✆ Jetzt beraten lassen

Wie kann eine doppelte Urlaubsgenehmigung passieren und mit welchen Folgen ist zu rechnen?

Ein Kernpunkt, warum Fehler bei der Urlaubskoordination entstehen, ist eine fehlende Gesamtübersicht. Typisch dafür sind zum Beispiel HR-Abteilungen, in denen Zuständigkeiten unübersichtlich festgehalten werden oder in denen Fachvorgesetzte getrennt agieren. Kritisch wird es meistens, wenn der eigentliche Verantwortliche selbst nicht im Büro ist und eine Vertretung die Entscheidung übernehmen muss.

Insbesondere eine fehlende Transparenz über bereits genehmigte Urlaube kann in diesem Fall gefährlich werden. Sie stellt aber auch bereits ein Problem dar, wenn Verantwortliche die Entscheidung treffen. Spezialisierte Software und auch streng (digital) organisierte Arbeitsabläufe können hier Abhilfe schaffen.

Ein weiteres Problem entsteht bei der Frage “Welcher Mitarbeiter ist überhaupt systemkritisch?”. In der modernen Arbeitswelt sind nicht mehr alle Aufgaben von Angestellten streng voneinander getrennt. Verschiedene Kompetenzen fallen häufig abteilungsübergreifend zusammen. Erhalten jetzt beide Mitarbeiter unabhängig voneinander eine Urlaubsgenehmigung, sind bestimmte Kernpositionen nicht mehr besetzt. Wir raten daher, vor der Genehmigung eines Urlaubs immer eine akute Bedarfsplanung durchzuführen.

'Einmal genehmigter Urlaub kann vor dem Gesetz nur noch mit der Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers zurückgenommen werden. Ist keiner der Fachkräfte dazu bereit, auf den bereits genehmigten Urlaub zu verzichten, so hat der Arbeitgeber nur noch in extremen Ausnahmefällen (z. B. bei einer existenzbedrohenden Notlage) die Möglichkeit, die Urlaubsanträge nachträglich zu widerrufen.

Für Unternehmer können die Folgen einer organisatorisch problematischen Mehrfachgenehmigung von Urlaub weitreichend sein. Typische Konsequenzen von fehlendem Fachpersonal sind:

• Verzögerungen
• Kundenunzufriedenheit
• Mitarbeiterunzufriedenheit
• Vertragsverletzungen
• Umsatzverluste
• Haftungsrisiken
• Imageschäden

Möchten Sie sich vor den Folgen schützen, indem Sie mithilfe einer digitalen Personalakte derartige “Doppelbuchungen” bei der Urlaubsplanung verhindern? Vielleicht hat bmd hier die richtige Software-Lösung für Sie!

✆ Jetzt beraten lassen

So können Sie sich vorbereiten

Eine Nachlässigkeit kann – aber muss nicht – der Auslöser für einen fehlerhaft genehmigten Urlaubsantrag sein. Wichtiger ist es, die systematischen und organisatorischen Defizite bei der Personalplanung aufzulösen. Sie sind der häufigste Grund, warum eine effiziente Urlaubsplanung im Unternehmen nicht gelingt.

Spezielle Software und Tools zur Personalplanung können dabei mithelfen, die Übersicht zu behalten. Gleichzeitig sollten Sie spezielle Zeiträume im Auge behalten, in denen von allen Mitarbeitern gerne Urlaub genommen wird (z. B. während der Schulferien oder zur Überbrückung bei Feiertagen).

Was zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit führt, ist auch der Austausch der Mitarbeiter untereinander. Den können Sie etwa mithilfe der Einführung eines “Rotationssystems” erreichen, bei dem sich die Mitarbeiter mit den “beliebtesten Urlaubstagen” abwechseln.

Doch auch die Einführung einer digitalen Personalakte per DMS kann helfen, dass alle Zugriffsberechtigten einen Überblick über akute Urlaubsanträge erhalten. Softwarelösungen wie DocuWare bieten die Möglichkeit, Formularvorlagen zu erstellen und beim Absenden automatisch in der betroffenen Personalakte zu indexieren. Urlaubsanträge lassen sich so einfach erstellen und werden sofort dokumentiert.

Dokumentierte Arbeitsabläufe bieten neben der digitalen Personalakte einen weiteren Vorteil: Vertretungen können sich einfach mit den Aufgaben ihrer Kollegen auseinandersetzen. Sie erhalten schneller einen Überblick über aktuelle Situationen, sodass ein schnelleres Onboarding möglich ist. Das kann die vertretenden Mitarbeiter enorm entlasten!

Die Einbindung des Formulars in einen Workflow kann sogar Entscheidungsträger vor falschen Handlungen schützen. Die Indexwerte der Formulare oder digitalisierten Dokumente können abgeglichen werden. Stimmen bei betroffenen Mitarbeitern die Urlaubszeiträume überein, so lassen sich Workflows erstellen, bei denen Entscheidungsträger darauf hingewiesen werden. Durch Vertretungsregelungen im Workflow können sogar Dritte richtig handeln, selbst wenn ihre Vorgesetzten im Urlaub sind.

Können Sie sich eine Lösung per DMS vorstellen? Nutzen Sie bereits eines und suchen nach dem richtigen Workflow? Ist vielleicht sogar eine Schnittstelle mit einem anderen System die bessere Lösung?

✆ Jetzt beraten lassen