Bei XRechnung handelt es sich um ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat. Im Gegensatz zu Formaten wie ZUGFeRD basiert es auf einer einzigen XML-Datei. Um daraus also eine optisch “lesbare” Rechnung zu erstellen, wird spezielle Software benötigt.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht (Empfangs- und nun auch Ausstellungspflicht) ab dem 01.01.2027 für Unternehmen (mit einem Jahresumsatz oberhalb von 800.000 Euro) spielt XRechnung eine wichtige Rolle. Zwar sind nicht alle Unternehmen dazu gezwungen, XRechnung selbst als Format für alle eigenen E-Rechnungen einzuführen, doch im öffentlichen Bereich wird überwiegend XRechnung gefordert. Im B2B-Bereich hingegen wird das Format ZUGFeRD präferiert.

Die aktuelle Version von XRechnung ist 3.0.2, die der vorherigen Version 3.0.1 aus dem Jahr 2024 sehr ähnlich ist. Doch noch in diesem Jahr wird die neue Version XRechnung 4.0 erwartet. Wir zeigen Ihnen, welchen Einfluss das auf die Einführung der E-Rechnungspflicht hat, worin die Neuerungen liegen und wie Sie sich auf XRechnung 4.0 vorbereiten können.

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Warum kommt jetzt die Umstellung auf XRechnung 4.0?

Der Umstieg auf XRechnung 4.0 mag so kurz vor der Einführung der E-Rechnungspflicht ein wenig seltsam erscheinen, doch es gibt dafür Gründe. Zunächst aber: XRechnung 4.0 soll dieses Jahr in der zweiten Jahreshälfte nur veröffentlicht werden. Einen konkreten Zeitpunkt (Stand: 13.05.2026) gibt es dafür noch nicht.

Die Veröffentlichung bedeutet aber nicht zugleich die Einführung. XRechnung wird sich zunächst in einer Testphase befinden und wahrscheinlich erst im kommenden Jahr XRechnung 3.x nach und nach ablösen. Wer also zum 01.01.2027 XRechnung benötigt, wird wahrscheinlich mit einer der “3er-Versionen" arbeiten können.

Der Grund, warum die nationale Koordinierungsstelle für IT-Standards (KOSIT) an XRechnung 4.0 arbeitet, liegt in der Überarbeitung der europäischen Norm EN16931. Die Norm regelt die Mindestanforderungen an eine europäische E-Rechnung. Es wurde im März bereits ein Text zur überarbeiteten Norm veröffentlicht, der aber noch nicht durch die nationalen Standardisierungsgremien ratifiziert ist. Eventuell muss die neue Version von XRechnung noch angepasst werden, sollte es zu Änderungen der Norm EN16931-1:2026 kommen. Darum gibt es auch noch kein festes “Release-Datum” von XRechnung 4.0.

Der Fokus der Anpassung der Norm EN16931 liegt hauptsächlich darin, sie besser an B2B-Geschäftsmodelle anzupassen. Aktuell kann man davon ausgehen, dass die Anpassungen der E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD sehr zeitnah umgesetzt werden, sobald die Norm in ihrer finalen Fassung eingeführt wird.

🛈 Tipp:

Behalten Sie bereits jetzt die Entwicklungen der Norm EN16931-1:2026 im Auge. Wenn Sie Ihr DMS und Ihre ERP-Systeme auf die E-Rechnung einstellen, können Sie sich daran orientieren. Wenn schließlich XRechnung 4.0 erscheint oder ZUGFeRD ebenfalls angepasst wird, müssen Sie keine zusätzliche Zeit in die neue Umstellung investieren und können gleich von den Vorteilen der neuen E-Rechnungsformate profitieren.

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Was ändert sich bei XRechnung 4.0?

XRechnung 4.0 bringt einige Neuerungen mit sich, mit denen sich das Format deutlich von der Vorgängerversion abhebt. Gleiches gilt auch für die kommende Version von ZUGFeRD (neuer als 2.5), die sich ebenfalls an der Norm EN16931-1:2026 orientiert und zu einem ähnlichen Zeitpunkt wie XRechnung 4.0 erscheinen wird.

Die wohl größte Neuerung ist, dass komplexere Prozesse wie Sammel- oder Teilrechnungen abgebildet werden können. Somit lassen sich mehrere Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und sogar Kundenreferenzen zusammenfassen. Geschäftsbeziehungen bzw. Lieferketten lassen sich leichter nachvollziehen, was für mehr Flexibilität im elektronischen Rechnungstausch sorgen soll. Änderungen wie diese sollen XRechnung 4.0 auch attraktiver für den B2B-Bereich machen. Darum werden in der XML-Struktur weitere Felder aufgenommen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Käufer-Identifikation
• Auswahl des Zahlungswegs bzw. der Zahlungsbedingungen
• Mehr Details zu Bankverbindungen
• Skonto
• Verzugszinsen

Durch die neue Datenstruktur soll XRechnung die Anforderungen von ViDA (VAT in the Digital Age) erfüllen. ViDA spielt für die digitalen Meldepflichten der Mehrwertsteuer eine zentrale Rolle. Durch die Strukturanpassung wird XRechnung 4.0 auf das Digital Reporting (DRR) vorbereitet, dessen Umsetzung bis etwa 2030 geplant ist. Es handelt sich bei DRR um ein Echtzeit-Reporting, bei dem E-Rechnungen (auch B2B) europaweit automatisch an die zuständigen Finanzbehörden weitergegeben und verarbeitet werden.

Zusätzlich wird für mehr Flexibilität die Extension Component Library (Branchen- und Erweiterungslogik) mit XRechnung 4.0 eingeführt. Mit der Funktion lassen sich branchenspezifische oder nationale Anforderungen als Erweiterungen in das Standardformat integrieren. Diese können ebenfalls veröffentlicht werden, sodass nicht auf eine Anpassung des Kernstandards gewartet werden muss.

Nutzen Sie E-Rechnungen nicht nur für den Eingang, sondern auch für den Ausgang? Wie sind Ihre Erfahrungen? Wo liegen bei den aktuellen Versionen noch die Problematiken? Können die Funktionen von XRechnung 4.0 sie lösen? Tauschen Sie sich gerne mit unseren Experten aus, denn auch wir sind an Ihrer Meinung interessiert! 

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Wie können Sie Ihr Unternehmen vorbereiten?

Aktuell ist das noch eine Frage, die sich nur schwer beantworten lässt. Der Grund liegt in der Norm EN16931-1:2026, die noch nicht ratifiziert wurde. Einen konkreten Zeitpunkt gibt es dafür aktuell noch nicht. Doch erst nach der Ratifizierung kann die neue Syntax basierend auf UBL 2.5 und UN/CEFACT CII D25A entstehen, welche die Grundlage für die Entwicklung von XRechnung 4.0 bietet.

Das Thema E-Rechnung lässt sich allerdings nicht beiseiteschieben, da die E-Rechnung je nach Jahresumsatz des Unternehmens bereits ab dem 01.01.2027 ausgestellt werden muss. Aktuell ist aber davon auszugehen, dass für die Umstellung zum Jahreswechsel das neue XRechnung 4.0 nicht vorgeschrieben ist. Wahrscheinlich werden die neuen Versionen von XRechnung und ZUGFeRD erst im Herbst oder zum Jahresende hin in die Testphase übergehen. Wir gehen daher aktuell davon aus, dass für den Umstieg zur E-Rechnungspflicht zunächst XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.4 bzw. 2.5 relevant sein werden.

🛈 Hinweis:

Peppol ist der Standard für den digitalen Rechnungsaustausch. Ab dem 1. August 2026 werden dort alle Profile entfernt, die nicht mindestens den Anforderungen von XRechnung 3.0 genügen. Wenn Sie noch immer Versionen von XRechnung 2.1 oder darunter verwenden, sollten Sie zeitnah die Systeme Ihrer Finanzbuchhaltung auf XRechnung 3.0.2 umstellen.

Trotzdem sollten die neuen E-Rechnungsversionen auf Basis von EN16931-1:2026 nicht ignoriert werden. Lösen diese nämlich die vorherigen Standards ab, kann es bei der Rechnungsverarbeitung zu Problemen kommen – insbesondere bei der Validierung. Aufgrund der neuen XML-Syntax werden für die Validierung neue Datenfelder relevant. E-Rechnungen auf Basis von z. B. XRechnung 3.0.2 können dann (nach heutigen technologischen Standards) nicht mehr validiert werden und entsprechen daher nicht mehr den Gesetzesänderungen zur E-Rechnungspflicht.

Möchten Sie wissen, ob Ihr DMS oder Ihre ERP-Systeme mit den aktuellen Versionen von XRechnung oder ZUGFeRD arbeiten können? Unsere Experten können Ihnen hier weiterhelfen. 

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Ausblick: Was passiert bis zum 01.01.2027?

Es bleibt also spannend, wohin die Reise geht. Der Zeitpunkt der Ratifizierung von EN16931-1:2026 könnte nicht unpassender sein. Eine Umstellung auf XRechnung 4.0 und das Pendant von ZUGFeRD ist in so kurzer Zeit wahrscheinlich nicht möglich, um auf die Veränderungen zum 01.01.2027 zu reagieren. Es bleibt also abzuwarten, ob bei der Einführung der E-Rechnungspflicht mit den älteren Versionen der E-Rechnungen gearbeitet werden muss.

Diese Ungenauigkeiten treffen aktuell auch die Software-Hersteller, die noch keine genauen Angaben dazu geben können, wie die E-Rechnungspflicht umgesetzt werden soll. Ihnen für die finale Lösung fehlt noch die Grundlage – nämlich die fertigen neuen E-Rechnungsformate –, um effiziente Lösungen für XRechnung 4.0 und Co. zu entwickeln.

Wir gehen zurzeit davon aus, dass Formate wie XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.4/2.5 für die Einführung der E-Rechnungspflicht relevant sein werden. Die Umstellung wird dann schrittweise im kommenden Jahr erfolgen, sobald auch die führenden Software-Anbieter Lösungen dafür entwickelt haben. Das größte Problem stellt heute noch die Validierung dar, die zwischen den Versionen (z. B. XRechnung 3.0.2 und XRechnung 4.0) mit aktuellen Lösungen nicht möglich wäre.

Haben Sie Fragen zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen in Ihrem DMS oder sind Sie auf der Suche nach einer passenden Lösung? Unser Team hilft Ihnen gerne weiter!

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