Wer sein Unternehmen zukunftssicher aufstellen möchte, kommt um den Einsatz von KI nicht herum. Doch KI unterliegt einem ständigen Wandel. Auch für digitale Archive werden in den kommenden Jahren durchgehend neue Funktionen hinzugefügt werden. Bereits heute gibt es Möglichkeiten, KI für die Auswertung der eigenen Archive zu nutzen.

Aber ist Ihr digitales Archiv bereit für KI? Wer KI im Dokumentenmanagement effizient nutzen möchte, sollte einige Dinge beachten – und das nicht nur mit Blick auf den Datenschutz. Darum zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr digitales Archiv bereit für den Einsatz von KI machen und worauf Sie dabei achten müssen.

Ohne Input keine Ergebnisse

Das Wichtigste bei einer KI: Sie funktioniert nur, wenn sie eine Datengrundlage erhält. Gängige Chatbots wie ChatGPT oder Gemini nutzen zu großen Teilen Internetseiten als Datenquelle. Auch wenn die Ergebnisse auf den ersten Blick richtig wirken, können hier Fehler versteckt sein. Die Tagesschau berichtete etwa im Oktober 2025 darüber, dass KI-Chatbots mehr als jede dritte Antwort erfinden.

Quelle: Tagesschau.de
➡ KI-Chatbots machen bei 40 Prozent der Antworten Fehler

Ein Grund dafür sind die Daten, mit denen die KI trainiert worden ist. Falsche oder veraltete Daten aus dem Internet können so zu falschen Ergebnissen führen. Dennoch braucht KI eine solide Datengrundlage, um Ergebnisse zu liefern. Das Internet bietet ein großes Fundament für den KI-Output, doch ist es für nahezu fehlerfreie Ergebnisse ungeeignet.

Wer beim eigenen digitalen Archiv effizient mit KI arbeiten möchte, kann ein solch hohes Fehlerrisiko nicht eingehen. Um Fehler auf ein Minimum zu reduzieren, sollte man die eigene Archiv-KI selbst mit Daten antrainieren. Bei einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare lassen sich bei Funktionen wie ➡ IDP (Intelligent Document Processing) Fehlerquellen um bis zu 97 Prozent reduzieren. Doch wie viel Input braucht es, um derart präzise Ergebnisse zu erzielen?

Möchten Sie mehr über den Einsatz von KI in einem DMS wie DocuWare erfahren? Unsere Experten stehen Ihnen gerne beratend zur Seite!

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Woher nutzbare Daten für das KI-Training nehmen?

Wie auch bei anderen KI-Lösungen gilt: Je größer die Datenmenge, mit der die KI trainiert wird, desto genauer werden die Ergebnisse – zumindest, wenn man die Kontrolle über den Input behält. Chatbots nehmen sich die Daten aus dem Internet, während man seine DMS-KI mit dem eigenen digitalen Archiv antrainieren kann. Fehler werden so auf ein Minimum reduziert und die Ergebnisse werden besser, je mehr Dokumente zum Antrainieren genutzt werden.

Viele Unternehmen verfügen noch nicht über die Masse an digitalisierten Dokumenten, um die eigene KI nachhaltig zu trainieren. Dabei liegen die Dokumente für das Training eigentlich schon vor – nur nicht in digitaler Version. Wer noch mit klassischen Papierarchiven zur revisionssicheren Archivierung arbeitet, hat bereits alles, was er braucht, um die KI zu trainieren.

Um erste brauchbare Ergebnisse zu erzielen, werden für jeden Dokumenttyp in der Regel mehrere hundert Dokumente benötigt. Wer nun seine KI-Nutzung im Unternehmen ausbauen möchte, sollte die Gelegenheit jetzt nutzen, um auf ein digitales Archiv umzustellen. Mit unserer ➡ Scandienstleistung können wir Ihnen dabei helfen, innerhalb kürzester Zeit genügend eigenes Material zu nutzen, um Ihre KI effizient anzutrainieren.

Selbst Scannen kann ein zeitaufwendiger Prozess sein – nicht, weil man eventuell die falsche Scantechnologie hat, sondern weil Dokumente für den Scanvorgang vorbereitet werden müssen. Dazu gehört zum Beispiel das Begradigen der Dokumente oder das Entfernen von Klammern/Reißzwecken. Möchten Sie Ihre Dokumente in kurzer Zeit digitalisieren lassen? Unsere Experten aus dem Digitalisierungszentrum können Ihnen weiterhelfen!

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🛈 Tipp:

Damit die KI zu besseren Ergebnissen kommt, ist es wichtig, möglichst ganz auf ➡ Medienbrüche zu verzichten. Das bedeutet, man sollte darauf verzichten, gleichzeitig mit Papier und digitalen Dokumenten zu arbeiten. Das ist nicht nur wichtig, um Löcher in der Verfahrensdokumentation zu vermeiden, sondern auch, um laufende Prozesse für die KI sichtbar zu machen.

So liest KI die Dokumente aus

Für das Antrainieren und die Nutzung von KI im Dokumentenmanagement spielt nicht nur die Anzahl der Dokumente eine relevante Rolle. Viel wichtiger für das Antrainieren ist es, dass das Auslesen der Dokumente richtig funktioniert. Dazu gehört es etwa, dass das adaptive KI-Modell lernt, Muster und Formate richtig zu erkennen. DocuWare IDP nutzt für den ersten Schritt des KI-Trainings bzw. für die Klassifikation der Dokumente die Technologie OCR (Optical Character Recognition).

Bei OCR handelt es sich um eine optische Zeichenerkennung. Mit OCR wird die Basis gebildet, mit der die KI die Dokumente automatisch auslesen und dabei z. B. den Dokumenttyp bestimmen kann. Durch diese Klassifizierung werden alle nachfolgenden Extraktionsschritte eingeleitet. Selbst Handschriften können sich inhaltlich auslesen lassen und vordefinierten Indexfeldern hinzugefügt werden.

Gerade zu Beginn des Anlern-Prozesses von neuen Dokumenten ist es wichtig, dass die Scanqualität stimmt. Wenn etwa die KI mit einem neuen Layout konfrontiert wird, muss sie die Daten sicher klassifizieren können, um im fortlaufenden Prozess Fehler zu vermeiden. Das gilt insbesondere für Handschriften.

Damit die Scanqualität stimmt, raten wir Ihnen, sich mit einem professionellen Dienstleister wie bmd in Verbindung zu setzen. Bei der Scanqualität geht es nicht nur um die dpi-Auflösung, sondern um eine Qualität, mit der die OCR Layout und Inhalte deutlich separieren und zuordnen kann.

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🛈 Tipp:

Insbesondere bei den ersten Dokumenten, die für den KI-Einsatz vorbereitet werden, sollten Metadaten zunächst überprüft werden. Das gilt auch für Dokumente mit einem neuen Layout. Sobald aber die KI damit genügend antrainiert wurde, wird sie bekannte Dokumente direkt auslesen können und damit viel Zeit bei der Indexierung ins digitale Archiv einsparen. 

Darum KI im Dokumentenmanagement einsetzen

Durch den Einsatz von KI im Dokumentenmanagement lassen sich insbesondere repetitive Aufgaben wie die Indexierung dauerhaft ablösen. Das Personal hat mehr Zeit, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Auch die nachträgliche Indexierung von Dokumenten aus dem Papierarchiv geht mit dem Einsatz von KI-Anwendungen wie IDP deutlich schneller von der Hand.

Doch das ist noch nicht alles: Die Fähigkeiten von KI entwickeln sich aktuell exponentiell weiter. Künftig werden vereinzelte Indexierungsfelder nicht mehr nötig sein, weil die KI über die Volltextsuche die richtigen Dokumente liefert. Auch die Auswertung der Dokumenteninhalte oder das Erstellen von Statistiken werden deutlich einfacher gelingen. Das Prompting wird dann etwa so funktionieren, wie es zurzeit bei den Chatbots abläuft – nur mit den eigenen Dokumenten als einziger Datenquelle.

Der Einsatz von KI im Dokumentenmanagement kann ebenfalls dabei helfen, Nutzern nur Zugriff auf Daten zu gewähren, zu denen sie auch Zugriff haben dürfen. Denkbar wären beispielsweise automatisch geschwärzte Bereiche in Dokumenten, auf die ein bestimmter Nutzer keinen Zugriff haben darf. So werden keine Persönlichkeitsrechte oder Vorgaben des Datenschutzes verletzt. Aktuell noch “Zukunftsmusik”, in ein paar Jahren aber vielleicht schon ganz normaler Arbeitsalltag.

Interessieren auch Sie sich für den Einsatz von Technologien wie IDP in Ihrem Unternehmen? Wir können Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre Dokumente zu digitalisieren, sondern auch ein DMS mit DocuWare IDP in Ihr Unternehmen zu integrieren.

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Fazit: KI für zukunftssicheres Unternehmen

KI ist etwas wie die Dampfmaschine oder das Fließband für die Industrialisierung. Einmal eingeführt, haben Technologien wie diese bis heute die Welt weitreichend verändert. Auch die KI ist eine Technologie, deren Auswirkungen auf Wirtschaft und Arbeitsmarkt enorm sein werden. Wer sich mit seinem Unternehmen davor verschließt, wird sich nicht zukunftssicher am Markt platzieren können.

Der KI-Einsatz im Dokumentenmanagement ist nur ein Teil davon, doch es ist ein sehr wichtiger Teil. Repetitive und langwierige Aufgaben werden durch sie abgelöst und Arbeitsprozesse für Mitarbeiter (z. B. die Auswertung von Geschäftsprozessen und Projektanalysen) dauerhaft erleichtert. KI wird die Mitarbeiter im eigenen Unternehmen nicht ersetzen, doch sie wird Ressourcen schaffen, damit sich Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Wer jetzt nicht auf den Zug aufspringt, wird künftig Schwierigkeiten haben, mit der Konkurrenz mitzuhalten, die KI effizient nutzt.

Haben Sie Fragen zu den Möglichkeiten von KI im Dokumentenmanagement oder möchten Sie mit digitalisierten Papierakten Ihrer KI eine gute Grundlage bieten? Dann setzen Sie sich mit unseren Experten in Verbindung. Wir begleiten Sie von der Scandienstleistung über die Einrichtung des DMS und das Anlernen der KI bis hin zur Integration neuer KI-Funktionen in Ihr System.

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