Die Begriffe DMS (Dokumentenmanagementsystem) und CMS (Content-Managementsystem) werden häufig als Synonym verwendet. Dabei bezeichnen DMS und CMS zwei völlig unterschiedliche Systeme.

Der Grund für die Verwechslung liegt wahrscheinlich darin, dass beide Systeme trotz ihrer unterschiedlichen Zielsetzung auch Überschneidungen haben. Darum möchten wir uns die Funktionen beider Systeme einmal näher anschauen. Wo liegen die Unterschiede, wo die Überschneidungen? Wie funktionieren beide Systeme? Brauchen Sie beide Systeme oder reicht eines für Ihre Bedürfnisse?

bmd ist ein Partner des DMS-Entwicklers DocuWare. Wir können Sie nicht nur dabei unterstützen, ein DMS einzurichten, sondern bieten auch Unterstützung beim Betrieb sowie bei Aktualisierungen, neuen Technologien, Updates, Schnittstellen, Systemmigration und ähnlichen Anforderungen.

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Was ist die Aufgabe eines DMS?

Die zentrale Aufgabe eines ➡ Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist es, Dokumente zu erfassen, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Das gilt sowohl für digitalisierte Papierdokumente als auch für rein elektronische Formate wie E-Mails, PDFs, E-Rechnungen etc. Aus diesem Grund werden DMS typischerweise in Bereichen wie Buchhaltung, Vertragsmanagement und im Personalwesen eingesetzt.

Technologien wie DocuWare bieten außerdem die Möglichkeit, Rollenbilder für Nutzer festzulegen und interne Verarbeitungsschritte in Workflows abzubilden, um so z. B. Freigabeprozesse deutlich zu beschleunigen. Die Nutzung von Rollen macht es möglich, dass mit Dokumenten DSGVO-konform gearbeitet werden kann, da der Zugriff auf Dokumente beschränkt wird. Ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung hat keinen oder nur einen sehr eingeschränkten Zugriff auf die Akten aus der Personalabteilung.

Damit auch nach den Richtlinien der GoBD gearbeitet werden kann, bietet ein DMS auch die Möglichkeit der Versionisierung abgelegter Dokumente. So kann jederzeit nachverfolgt werden, wer wann was mit dem Dokument gemacht hat. Gerade bei Freigabeprozessen oder Prüfungen ist dies besonders wichtig.

DMS bieten außerdem die Möglichkeit von Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind ein typisches Beispiel dafür. So werden etwa sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente wie Rechnungen automatisch erfasst und automatisch im DMS abgelegt. Auch das E-Mail-Postfach lässt sich bei Bedarf mit dem DMS synchronisieren.

Umfangreiche DMS können durch Module erweitert werden. So bietet DocuWare Technologien wie ➡ Intelligent Document Processing (IDP) oder die gerade erst veröffentlichte KI-Lösung DocuWare Aura an, um Prozesse zu beschleunigen und Ergebnisse zu verbessern. IDP kann mithilfe von künstlicher Intelligenz Daten aus Dokumenten extrahieren und klassifizieren. DocuWare Aura nutzt, anders als typische KI-Chatbots, das eigene Dokumentenarchiv als Datenquelle, um so Ergebnisse zu liefern, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind.

Im Kern bestand die Aufgabe eines DMS vor ein paar Jahren noch darin, Dokumente vom Eingang über ihre Bearbeitung bis hin zur finalen Archivierung zu begleiten. KI-Technologien haben das Funktionsspektrum, das DMS leisten können, massiv erweitert. Durch den Einsatz einer KI wie DocuWare Aura lassen sich neue Erkenntnisse aus bereits archivierten Dokumenten gewinnen. Ein typisches Beispiel: Preisentwicklungen in bestimmten Geschäftsbereichen - früher aufwendig aufzubereiten, mit Aura nur einen Prompt entfernt.

Haben Sie Fragen zu dem Einsatz eines DMS oder den erweiterbaren Funktionen von DocuWare? Unsere IT-Experten bei bmd unterstützen Sie dabei, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden!

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Was ist die Aufgabe eines CMS?

Ein Content-Managementsystem (CMS) zielt nicht auf die Archivierung von Dokumenten ab. Seine Kernaufgabe besteht darin, Prozesse planbar zu machen und übersichtlich zu halten. Es hilft bei der Erstellung, Verwaltung und der Veröffentlichung von Inhalten (Content) und soll Nutzer dabei unterstützen, Projektfortschritte nachzuvollziehen und den Content auch über mehrere Plattformen (Websites, Social Media etc.) hinweg aktuell zu halten. Aus diesem Grund werden diese Systeme eher zur Projektplanung, insbesondere im Marketingbereich, eingesetzt.

Um etwa Veröffentlichungszeitpunkte festzulegen, bieten CMS häufig die Möglichkeit, bereits fertiggestellte Inhalte vorher in einer Datenbank abzulegen. Typische Inhalte sind etwa Websites, Blogbeiträge, Whitepaper, Fotos, Videos etc. Bei einer wachsenden Anzahl von Inhalten und sozialen Medien ist es immer wichtiger, mit einem strukturierten Ansatz an die Veröffentlichungszeitpunkte heranzugehen. Diesen Ansatz kann ein gutes CMS leisten.

Die Funktionen der CMS verschiedener Anbieter können weit auseinanderreichen. Eins haben alle aber gemein: Sie bieten die Grundlage zur Content-Planung und -veröffentlichung. Bestimmte Systeme bieten sogar die Möglichkeit, Content direkt zu erstellen bzw. selbst zu bearbeiten (z. B. Fotos oder Videos).

CMS können außerdem dabei helfen, auch ohne Programmierkenntnisse eine Website aufzubauen und mit neuen Inhalten zu versorgen. Trotzdem gibt es auch die Möglichkeit, im sogenannten “Backend” selbst Hand anzulegen und den HTML-Code umzuschreiben. Das erfordert zumindest etwas Verständnis für den Aufbau eines HTML-Codes. Das Umschreiben kann aber dabei helfen, die eigene Website etwa für die Suchmaschinenoptimierung aufzubereiten.

bmd ist kein Unternehmen, das sich auf den Betrieb bzw. die Wartung von CMS spezialisiert hat. Sie können aber auf uns vertrauen, wenn es um die Themen ➡ Dokumentenmanagement und ➡ Digitalisierung geht. Haben Sie Fragen oder suchen Sie nach einer passenden DMS-Lösung? Wir helfen Ihnen weiter!

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Was sind die Gemeinsamkeiten von DMS und CMS?

Wie Sie gesehen haben, erfüllen DMS und CMS komplett unterschiedliche Aufgaben und haben auch eine stark voneinander abweichende Funktionsweise. Trotzdem werden diese Begriffe immer noch häufig miteinander verwechselt. Doch woran liegt das? Wahrscheinlich liegt es daran, dass es Überschneidungen gibt.

Beide Systeme können Inhalte speichern und verwalten. Das DMS bietet jedoch eine revisionssichere Archivierung, während in einem CMS der Content nur so lange gespeichert wird, wie er genutzt wird. Warum etwa sollte man eine veraltete Internetseite weiterhin betreiben? In einem DMS hingegen sind Dokumente archiviert, die häufig einer ➡ gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.

CMS und DMS bieten beide die Möglichkeit, Inhalte zu versionieren. Im DMS ist das eine wichtige Funktion, um Bearbeitungen nachvollziehen zu können. Beim CMS ist das wichtig, um Entwicklungen und Aktualität von dem Content zu prüfen. Das macht es auch möglich, dass beide Systeme auf Workflows zurückgreifen, um Arbeitsschritte und Zuständigkeiten zu strukturieren. Informationen werden im DMS sowie im CMS unter allen beteiligten Mitarbeitern ausgetauscht und verbessern so die Zusammenarbeit.

Und zuletzt noch ein Gedanke: Worin unterscheiden sich eigentlich die Begriffe Content und Dokument? Auch hier kann der Übergang sehr fließend sein. Ein abgelegtes Dokument in einem DMS ist noch kein Content. Doch, sofern es dafür freigegeben ist, kann ein Dokument zum Content werden, wenn es aus dem DMS über das CMS veröffentlicht wurde. Jetzt dient das Dokument z. B. als Beleg für das eigene Leistungsangebot auf der Internetseite oder ist Teil eines Social-Media-Beitrags.

Aufgrund dieser Überschnitte ist es kein Vorwurf, wenn Personen, die vielleicht nicht ganz so in der Thematik drin sind, DMS und CMS miteinander verwechseln. Doch dafür ist ein Blogbeitrag wie dieser da, um darüber aufzuklären. Vereinfacht dargestellt, kann man ein DMS als das Rückgrat moderner interner Dokumentenprozesse bezeichnen. Hingegen bildet das CMS eine Grundlage für die öffentliche und digitale Präsenz des Unternehmens.

Haben Sie Fragen, wie Sie die Funktionen Ihres DMS am effizientesten einsetzen? Wir helfen Ihnen dabei, die Prozesse und das System dahinter auf Ihre Bedürfnisse individuell und optimal einzurichten.

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DMS oder CMS – Was ist für Sie die beste Lösung?

Zuletzt stellt sich noch eine Frage: Was von beiden benötigen Sie? Macht das DMS Sinn oder sollten Sie auf das CMS setzen? Oder ist vielleicht eine Kombination aus beiden Systemen die beste Lösung? Da beide Systeme vollkommen unterschiedliche Zielsetzungen haben, sollten Sie sich fragen, was Sie mit den Systemen erreichen wollen.

Wir glauben, dass man heutzutage an einem DMS nicht mehr vorbeikommt – egal, wie groß das Unternehmen ist. Bis vor kurzem konnte ein DMS noch Papierakten ersetzen und die Verarbeitung beschleunigen. Doch jetzt, wo E-Rechnungen zur Pflicht werden (auch für Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2028), müssen diese auch verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Ausdrucke oder einfache PDFs werden vom Finanzamt nicht mehr anerkannt. Rechnungen werden nur noch in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung anerkannt.

Ein DMS wie DocuWare bietet etwa die Möglichkeit, E-Rechnungen zu verarbeiten, zu validieren und auch für das menschliche Auge lesbar zu machen. E-Rechnungen bestehen aus einem Programmcode, der in einer XML-Datei gespeichert ist. Der Programmcode ist eher unübersichtlich und für die meisten Mitarbeiter unverständlich. Dennoch muss eine Validierung erfolgen, damit die E-Rechnung von den Finanzbehörden anerkannt wird.

Aber auch wer mit auf den KI-Zug aufspringen möchte, wird dafür mit einem DMS arbeiten müssen. Und um sich auf dem Markt flexibel aufzustellen und um mit der Konkurrenz mithalten zu können, wird man zukünftig um den Einsatz von KI im Unternehmen nicht herumkommen.

Bei der Nutzung eines CMS hängt die Effizienz eher von der Größe des Unternehmens und dem Engagement in Marketing und Vertrieb ab. Kleinere Unternehmen haben z. B. oft keine eigenen Marketingabteilungen. Demnach können auch nicht viele Marketingkanäle betreut werden, sodass der Überblick über den eigenen Content relativ leicht zu behalten ist.

Ist das Unternehmen größer und investiert stärker in Marketing und Vertrieb, sollte man dringend mit einem CMS arbeiten. Je größer die Teams, desto schwieriger wird die Koordination untereinander. Gleiches gilt umso mehr, je mehr Kanäle (Website, Social Media, Print-/Fernsehwerbung etc.) mit Content bespielt werden. Auch hier geht ohne ein gutes CMS die Übersichtlichkeit verloren.

Tipp:
Überprüfen Sie stets die Kanäle, auf denen Sie Marketing betreiben, und vergleichen Sie diese mit Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe. Im B2B-Bereich werden Sie wahrscheinlich keine Kunden auf Netzwerken wie TikTok finden. Dafür eignen sich eher Netzwerke wie LinkedIn. TikTok wird aber von vielen Schülern verwendet. Sind Sie also auf der Suche nach potenziellen Auszubildenden, die bald die Schule verlassen? Dann kann es durchaus Sinn ergeben, auch auf solchen Netzwerken Content zu platzieren.

Sie sehen, DMS und CMS bringen beide Vorteile. Es kann Ihr Unternehmen unterstützen, auf beide Systeme zu setzen. Sollten Sie noch kein DMS haben, raten wir Ihnen dringend dazu, eines einzuführen – allein schon wegen der Einführung der E-Rechnungspflicht. Ein CMS kann eine gute Investition sein. Ob Sie bereit sind, die Kosten zu tragen, müssen Sie aber selbst abwägen.

Haben Sie Fragen zur Arbeit mit einem DMS? Besitzen Sie bereits ein DMS? Welche DMS-Lösung ist für Ihre Bedürfnisse die bessere: On Premises oder Cloud? Wir beraten Sie gerne!

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