Vor wenigen Jahren bei vielen Unternehmen noch ein No-Go, heute schon fast Voraussetzung: Das Homeoffice. Wer sich heute Jobanzeigen auf dem Arbeitsmarkt ansieht, erkennt, wie häufig das Homeoffice als Benefit beworben wird. Insbesondere für den Nachwuchs ist das Homeoffice ein wichtiges Kriterium, um sich für eine neue Arbeitsstelle zu entscheiden: Kein Homeoffice? Dann ist das der falsche Job für mich!

Das kann insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels für die meisten Unternehmen ärgerlich sein. Wer im Kampf um neue Stellen erfolgreich sein will, wird um die Zusage zum Homeoffice nicht herumkommen.

Aber wie lässt sich Homeoffice effizient gestalten? Welche Voraussetzungen müssen vorliegen, um auch zuhause ein leistungsstarkes Arbeitsumfeld zu schaffen? Wo liegen die Vorteile, wo die Nachteile von Homeoffice? Und wie können Sie Ihren Betrieb auf Homeoffice vorbereiten?

Werden Sie häufig mit Anfragen nach Homeoffice konfrontiert, Ihre Mitarbeiter können es aber nicht effizient nutzen? Ein digitales Dokumentenmanagement kann die Arbeit von zuhause aus strukturierter gestalten und damit deutlich erleichtern.

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Warum ist die Nachfrage nach Homeoffice plötzlich so hoch?

An sich war Homeoffice lange ein Nischenthema – insbesondere in Deutschland. Oft stellte sich die Frage gar nicht, obwohl es technisch bereits vor Jahrzehnten möglich gewesen wäre. Mit Computern in den 1970er/1980er-Jahren und später mit dem “bezahlbaren” Internet der 2000er ließen sich Jobs bereits damals in die eigenen vier Wände verlegen. Trotzdem geschah das nur in Ausnahmefällen, die Anwesenheit am Arbeitsplatz wurde von Arbeitnehmern nicht hinterfragt.

Erst mit der Covid-19-Pandemie änderte sich alles. Durch die Lockdowns wurden Arbeitnehmer mehr oder weniger dazu “gezwungen”, von zuhause aus zu arbeiten – und sie haben Gefallen daran gefunden. Länger schlafen, kein Pendelverkehr und eine bessere Work-Life-Balance. So sehen es die meisten Arbeitnehmer bis heute, die gerne ins Homeoffice wechseln.

Als die Pandemie zu Ende ging und die Leute zurück an ihren Arbeitsplatz mussten, war zumindest bei einem Teil der Arbeitnehmer der Frust groß. Jetzt begann wieder der normale Arbeitsalltag, dabei war das Homeoffice doch so angenehm. Und viele Fachkräfte erinnern sich an diese Zeit.

“Wer meine volle Leistung will, der muss mir auch die Möglichkeit geben, aus dem Homeoffice zu arbeiten!”, so die Einstellung. Zwar gibt es kein Anrecht auf Homeoffice (solange es nicht im Arbeitsvertrag vereinbart wurde), doch viele Arbeitnehmer sehen es so. Doch wie damit umgehen? Arbeiten die eigenen Mitarbeiter im Homeoffice noch effizient?

Lässt sich die Effizienz im Homeoffice vielleicht durch ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) erhöhen? Unsere Experten von bmd können Ihnen nicht nur dabei helfen, ein hochwertiges DMS in Ihr Unternehmen zu integrieren, sondern auch automatisierte Workflows zu erstellen!

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Wo ist das Problem am Homeoffice?

Arbeitgeber stehen dem Homeoffice meist skeptisch gegenüber. Naheliegend dafür ist häufig der Verdacht, die Kontrolle über die eigenen Mitarbeiter zu verlieren. Auch wenn die Arbeitnehmer von zu Hause aus ihren Acht-Stunden-Tag durcharbeiten, bliebe doch immer ein Gefühl, dass die pure Arbeitszeit doch nicht ganz so ernst genommen werde. Zwischendurch kurz mal Wäsche waschen, für die Familie etwas zum Essen kochen oder nebenbei den Fernseher laufen lassen, all das macht Arbeitgeber eher unruhig. Dabei liegt da nicht das Kernproblem des Homeoffice.

Das Kernproblem sind die fehlenden sozialen Kontakte mit den Kollegen. Jeder, der von zu Hause aus arbeitet, arbeitet für sich. Die Kommunikation gerät ins Stocken. Kleine, auflockernde Gespräche mit den Kollegen fallen unter den Tisch. All das wirkt sich schlecht aufs Teambuilding aus – doch gerade hier möchten viele Arbeitgeber mit glänzen. Ein eingespieltes Team arbeitet gerne zusammen, schafft auch hochwertigere Lösungen und arbeitet insgesamt effizienter.

Da aber auch ein offener Standpunkt gegen das Homeoffice unter den Mitarbeitern für schlechte Stimmung sorgen kann, wird meist ein Mittelweg gesucht. Es gibt zwar kein Anrecht auf Homeoffice, aber 1-2x pro Woche darf man sich nach Rücksprache auch dahin verabschieden – zumindest sehen das die meisten Mitarbeiter so, wenn im Beruf eine Möglichkeit zum Homeoffice besteht.

Aber auch hier wird es problematisch, gerade in kleineren Abteilungen. Nimmt man eine Abteilung mit fünf Mitarbeitern, in der sich jeder einen Tag pro Woche für das Homeoffice nehmen darf, solange die anderen vier im Büro arbeiten, ergibt sich folgendes Bild: Es gibt nicht einen Tag mehr, an dem das gesamte Team komplett vor Ort zusammenarbeitet. Kann die gesamte Abteilung dann überhaupt noch einem “gesunden” Arbeitsalltag nachgehen?

Sie wollen trotz Homeoffice die Kommunikation unter den Mitarbeitern aufrechterhalten? Gerade Ordnung bei den Zuständigkeiten kann hier weiterhelfen. Ein modernes DMS kann Rollen festlegen und für automatisierte Arbeitsabläufe weiternutzen. Wie? Das zeigen Ihnen unsere Experten!

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Umfeld für ein effizientes Homeoffice schaffen

Viele glauben, ein einfacher Laptop von der Arbeit oder Zugänge zu internen Clouds reiche aus, um das Homeoffice effizient zu gestalten. Aber ohne Struktur bei Arbeitsprozessen bringt auch die beste Technik nichts. Aufgaben müssen gezielt verteilt, Zuständigkeiten klar geregelt sein. Am Arbeitsplatz kann man sich mit seinen Kollegen kurz abstimmen. Vom Homeoffice aus muss man erst seine Kollegen häufig erreichen, bevor es weitergeht.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare bieten einen Workflow-Manager, mit dem sich Arbeitsprozesse automatisieren lassen. Sind neue Dokumente eingegangen oder Aufgaben hinzugekommen? Alles wird direkt an die zuständige Person weitergeleitet. Eine Rücksprache ist hier nur mit den Kollegen notwendig, sollte etwas mit dem Inhalt auf dem Dokument nicht stimmen.

Ein DMS bietet genau die strukturelle Grundlage, die es braucht, um das Homeoffice effizienter zu gestalten. Software für Videokonferenzen, öffentliche Kalendereinträge oder ganz einfach E-Mail und Telefon zwar unterstützen ebenfalls den Aufbau des Homeoffice, reichen aber oft nicht aus. Auch kurze Nachfragen zu bestehenden Aufgaben können sich hier in die Länge ziehen, weil nicht sofort eine Antwort kommt.

Das DMS weist Aufgaben automatisch zu, bietet die Möglichkeit, Entscheidungen mit Kommentaren zu versehen und informiert alle Beteiligten mit einer E-Mail, sobald Entscheidungen getroffen wurden. Natürlich nur, wenn dies gewünscht ist, denn jeder Workflow lässt sich für jede Aufgabe individuell anpassen – perfekt, um das Homeoffice strukturiert und effizient aufzubauen.

Haben Sie Fragen zum Aufbau von Workflows oder generell zum Einsatz eines DMS in Ihrem Unternehmen? Oder möchten Sie auch ohne Homeoffice im Büroalltag von den Vorteilen profitieren? bmd hilft Ihnen gerne weiter!

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Digitalisieren, Grundlage schaffen und zukunftsreif aufstellen

Ein DMS einzurichten kann aber nur der Anfang sein. Für Mitarbeiter ist es ebenso wichtig, auf frühere Dokumente zugreifen zu können. Altarchive, im Büro noch zugänglich, sollten deshalb digitalisiert werden. Dokumente lassen sich jetzt aber nicht nur ortsunabhängig finden, sondern auch direkt abrufen – ohne große Suche versteht sich.

Aber hierin liegt auch wieder eine Schwierigkeit: Die Masse von Dokumenten oder sogar ihre Größe. Baupläne etwa, die sogar ➡ Großformate über DIN A0 hinaus gehen können, lassen sich nicht mit einem handelsüblichen Büroscanner einscannen. Aber auch der Zeitaufwand, den ein normaler Büroscanner benötigt, um tausende von Dokumenten einzuscannen, ist enorm. Es macht daher durchaus Sinn, einen Scandienstleister wie bmd zu beauftragen, der über die Technik verfügt, um in kurzer Zeit hunderte von Ordnern, tausende von Dokumenten und sogar Großformate zu scannen.

Aber die Digitalisierung der Dokumente bringt einen weiteren Vorteil. Der Ausbau von KI hat in den vergangenen Jahren extrem zugenommen und wird auch vor der Arbeitswelt keinen Halt machen – egal ob im Büro oder im Homeoffice. Wer auch hier KI effizient einsetzen möchte, braucht eine Grundlage. Und genau diese Grundlage kann ein digitalisiertes Datenarchiv bieten, denn mit den Digitalisaten lässt sich KI antrainieren. Informationen werden nicht vom Internet bereitgestellt, sondern von dem firmeninternen Archiv – komplett geschützt vor äußeren Zugriffen.

Um die Effizienz zu erhöhen, darf es nicht zu ➡ Medienbrüchen kommen. Medienbrüche bezeichnen etwa ein duales System aus Digitalisaten und gedruckten Dokumenten. Gedruckte Dokumente können weder die KI antrainieren noch dabei helfen, das Angebote wie das Homeoffice effizient aufzubauen.

Damit auch Ihr Unternehmen sich auf zukünftige Technologien vorbereiten kann, sollten Sie auf ein digitales Dokumentenarchiv setzen. bmd kann Ihnen nicht nur dabei helfen, ein DMS einzurichten, sondern hilft Ihnen mit unserer Scandienstleistung auch dabei, Ihr Altarchiv in ein digitales Archiv umzuwandeln.

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Fazit: Kein effizientes Homeoffice ohne digitales Dokumentenmanagement

Wer das eigene Angebot vom Homeoffice effizient gestalten und nutzen möchte, kommt um ein digitales Datenarchiv nicht herum. Mitarbeiter brauchen nicht nur Zugriff auf bestehende Daten, sondern müssen Rollen übernehmen und Entscheidungen treffen, die ihnen durch einen Workflow klar zugeteilt wurden. Ein modernes DMS kann dies leisten.

Auch der Einsatz von KI kann das Homeoffice effizienter machen. Aber gerade dann, wenn es um sensible Daten geht, sollte man diese nicht über offene Chatbots wie ChatGPT, Gemini oder Claude bearbeiten lassen. Das digitale Archiv bietet außerdem für die eigene KI die Grundlage, um präzisere Lösungen zu entwickeln, und hilft den Mitarbeitern, auch von zuhause aus die richtigen Entscheidungen in kurzer Zeit zu treffen.

Haben Sie Fragen zur Scandienstleistung von bmd oder den Möglichkeiten des Dokumentenmanagements? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne und werden Ihnen weiterhelfen.

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