Wer kennt es nicht? In wenigen Tagen muss die (private) Steuererklärung abgegeben werden – zumindest von denen, die sie selbst machen möchten. Wer sich jetzt nicht beeilt, riskiert Verspätungszuschläge oder verzögert eine mögliche Steuererstattung. Doch wer sich zu schnell und unvorbereitet an die Arbeit macht, macht ebenfalls schnell Fehler.

Blicken wir mal auf die Wirtschaft: Jetzt läuft zwar keine Deadline ab, aber je größer das Unternehmen, umso mehr Menschen arbeiten an steuerrelevanten Dokumenten. Die Gefahr von Fehlern ist hier ebenfalls sehr hoch. Kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Ordnung in die Vorgänge bringen und dazu beitragen, Steuerfehler zu reduzieren? Wie weit gehen die Möglichkeiten des DMS und wo hören sie auf? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr DMS richtig einsetzen und Fehler vermeiden können.

Haben Sie Fragen zu den Fähigkeiten eines DMS oder wie Sie diese einsetzen? Unsere Experten helfen Ihnen weiter!

✆ Jetzt beraten lassen

Wo liegen die Gefahren beim Umgang mit steuerrelevanten Vorgängen?

Es ist wichtig, im Auge zu behalten, dass die meisten Fehler nicht erst bei einer Steuererklärung entstehen, sondern im täglichen Umgang mit den steuerrelevanten Dokumenten – egal ob im privaten Bereich oder im Unternehmen. Sind die Fehler im Privaten, solange sie nicht vorsätzlich sind, geschehen, sind die Konsequenzen eher marginal. Für Unternehmen können finanzielle, rechtliche und organisatorische Konsequenzen aber gravierender sein. Doch wo sind die Fehlerquellen?

Typische Fehler beim Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten:

• Fehlende Belege
• Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen
• Verspätete Bearbeitung
• Doppelte Erfassung von Belegen oder Zahlungen
• Nachvollziehbarkeit ist nicht gegeben
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten werden vernachlässigt

🛈 Tipp:

Was häufig übersehen wird, sind Fehler, die erst durch ➡ Medienbrüche entstehen – also, wenn z. B. Rechnungen digital und in Papierform vorliegen. Das Risiko von Fehlern ist hier besonders hoch, da Dokumente an unterschiedlichen Orten verwahrt werden, sich nicht zweifelsfrei zuordnen lassen und oft nicht für alle relevanten Personen zugänglich sind. Das alles gehört unter anderem zu den Gründen, warum etwa die E-Rechnung zur Pflicht gemacht wird. Ein DMS verhindert Medienbrüche, da es alle Dokumente zentral und digital verwaltet. 

Konsequenzen des Fehlverhaltens wären:

• Steuernachzahlung (bei zu niedrigen Angaben)
• Evtl. Nachzahlungszinsen
• Verspätungszuschläge (bei nicht fristgerechter Anmeldung)
• Vorsteuer oder Betriebsausgaben werden nicht anerkannt
• Zusätzlicher Prüfungs- und Korrekturaufwand, sobald Betriebsprüfungen vom Finanzamt angekündigt werden
• Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen (bei schwerwiegenden Verstößen)
• Hoher Zeit- und Kostenaufwand, wenn fehlende Dokumente beschafft oder Sachverhalte/Verfahrensabläufe rekonstruiert werden müssen

Fehler bei der Verarbeitung von steuerrelevanten Dokumenten sind also nicht nur ärgerlich, sondern können auch ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen. Doch lassen sich mit einem DMS derartige Fehler vermeiden?

Nutzen Sie bereits ein DMS für die Archivierung und die Verarbeitung von steuerrelevanten Dokumenten? Unsere Experten aus der bmd IT-Abteilung können Ihnen dabei helfen, Ihr DMS und dessen Schnittstellen zu optimieren, um so Workflows zu schaffen, die Fehlerquellen deutlich reduzieren.

✆ Jetzt beraten lassen

Wie kann das DMS helfen, steuerrelevante Fehler zu vermeiden?

Zunächst einmal bleibt festzuhalten: Ein DMS allein kann nicht alle Fehlerquellen für den Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten ausschließen. Aber ein DMS kann dazu beitragen, die Fehlerquellen nachhaltig zu reduzieren. In Kombination mit qualifizierter Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen können die Ergebnisse sogar noch besser ausfallen.

Doch wie kann jetzt ein DMS dazu beitragen, die Fehlerquellen zu reduzieren? Welche Aufgaben übernimmt es dabei?

Ein DMS kann:

• Belege digital und vollständig erfassen und zentral ablegen
• Steuerrelevante Unterlagen via Suchfunktion zugänglich machen (aber: auch die Zugänglichkeit regulieren)
• Rechnungsprüfungen und -freigaben in digitale Workflows integrieren
• Fristen erfassen und Erinnerungen in Workflows einbinden
• Verfahren dokumentieren
• Alle Dokumente revisionssicher archivieren
• Als Schnittstelle für verschiedene Softwarelösungen und ERP-Systeme dienen, mit denen steuerrelevante Dokumente weiterverarbeitet werden.

🛈 Tipp:

Ein weiterer großer Vorteil eines DMS zeigt sich, wenn etwa das Finanzamt eine Betriebsprüfung anordnet. Wie bereits im ersten Tipp beschrieben, verhindert der Einsatz eines DMS Medienbrüche. Werden für eine Betriebsprüfung bestimmte Dokumente benötigt, lassen sich angeforderte Unterlagen schnell finden und zusammenstellen. Auch eine Verfahrensdokumentation kann dem Finanzamt gleich mitüberliefert werden. 

Zum Verständnis hier ein Beispiel, wie ein DMS die Abläufe vereinfachen kann: Nehmen wir an, ein Unternehmen erhält eine Eingangsrechnung via E-Mail. Das DMS kann die Rechnung automatisch auslesen und indexieren (z. B. mit DocuWare IDP). Über die zuvor definierten Workflows wird das Dokument für den zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung weitergeleitet. Nach der Freigabe und der Weiterleitung an die Buchungssoftware wird das Dokument revisionssicher archiviert und bleibt innerhalb der dokumentierten Prozesse jederzeit nachvollziehbar.

Haben Sie Fragen zu den Fähigkeiten eines modernen DMS wie DocuWare? Dann wenden Sie sich jetzt an das Expertenteam von bmd!

✆ Jetzt beraten lassen

Wo stößt das DMS an seine Grenzen?

Wie bereits beschrieben, kann ein DMS allein nicht alle Fehlerquellen verhindern, die Anzahl jedoch deutlich reduzieren. Die größte Fehlerquote entsteht leider durch die menschliche Beteiligung bei der Verarbeitung von Rechnungen, egal ob vom Lieferanten oder vom Kunden.

Dabei müssen die Fehler nicht mal vorsätzlich oder aus Unwissenheit heraus entstehen. Einfache Tippfehler bei der Eingabe (z. B. bei der Rechnungsnummer) reichen bereits aus, damit Dokumente falsch zugeordnet werden oder Prozesse ins Stocken geraten. Aber auch Rechenfehler, eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer, eine unpräzise Bewertung eines Steuervorteils oder fehlerhafte Kontierungen/Buchungen sind häufige Fehler, die ein DMS nicht verhindern kann. Das DMS kann im Workflow zwar die Aufgabe der Prüfung an die autorisierte Person weitergeben, doch entscheiden muss sie noch immer selbst.

🛈 Tipp:

Änderungen im Steuerrecht können auch zum Problem werden, sofern diese nicht berücksichtigt werden. Hier helfen nicht nur eine steuerrechtliche Beratung oder die Schulung der Mitarbeiter. Wir raten auch, sämtliche Systeme immer auf dem aktuellen Stand zu halten, damit es zu keinen Missverständnissen der Systeme untereinander kommt.

Haben Sie Fragen über die Möglichkeiten des Einsatzes eines DMS? Ein DMS kann nicht nur für die Verarbeitung steuerrelevanter Dokumente sinnvoll sein, sondern für die Verarbeitung aller Dokumente in einem Unternehmen. Wir beraten Sie gerne!

✆ Jetzt beraten lassen

Fazit: Fehler und ihre Folgen auf ein Minimum reduzieren

Ein DMS kann weder die Buchhaltung noch die steuerliche Fachkompetenz ersetzen. Es kann auch Fehler bei der Verarbeitung steuerrelevanter Dokumente nicht vollständig verhindern, aber sie deutlich begrenzen und die Konsequenzen verringern. Seine größten Vorteile kann das DMS dabei in Kombination mit ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware ausspielen.

Weitere Technologien wie die vollautomatische Indexierung via OCR (wie z. B. bei ➡ DocuWare IDP) können die Fehlerquellen weiter reduzieren. Neue Funktionen wie die elektronische Validierung (von E-Rechnungen) tragen ebenfalls dazu bei, die Quellen von "menschlichen Fehlern" weiter zu reduzieren.

Wer einen Blick in die Zukunft wagt, wird wahrscheinlich erkennen, dass bereits in den kommenden Jahren viele menschliche Aufgaben zunehmend von KI übernommen werden. Doch damit KI möglichst fehlerfrei arbeiten kann, benötigt sie seriöse Quellen – z. B. das eigene Unternehmensarchiv. Wichtig dabei ist, dass sich die KI nur auf diese Daten stützt und keine externen Daten (wie aus dem Internet) hinzuzieht. Gleichzeitig dürfen keine internen Dokumente aus dem eigenen Archiv nach außen gelangen.

Doch gerade beim Dokumentenabgleich oder beim Finden und Auswerten von Inhalten kann ➡ KI bereits heute große Sprünge leisten – DocuWare Aura hat es erst auf der DocuWorld 2026 vorgemacht. Auch hier steckt viel Potenzial, Fehler beim Umgang mit steuerrelevanten Unterlagen mithilfe eines DMS zu reduzieren.

Haben Sie Fragen zu allen Funktionen, die Ihnen ein DMS bieten kann? Oder möchten Sie die Funktionen von DocuWare kennenlernen? Wir können Ihnen nicht nur zeigen, wie es funktioniert, sondern Ihnen auch helfen, es in Ihren Unternehmensalltag zu integrieren.

✆ Jetzt beraten lassen