Wer mit (Papier-)Dokumenten arbeitet, sieht sich mit dem Problem des Verfalls konfrontiert. Das gilt nicht nur für einfache Unternehmensarchive, sondern auch für Bibliotheken oder Museen. Es gibt zahlreiche Gefahren, die je nach Material, aus dem die Dokumente bestehen, unterschiedliche Auswirkungen haben können. Je früher Schäden erkannt werden, desto besser lassen sich Informationsverluste verhindern.

Der Begriff “konservatorische Dringlichkeit” beschreibt, wie schnell bei einem Dokument gehandelt werden muss. Ist es bereits von schweren Beschädigungen betroffen, ist es an der Zeit zu reagieren. Andernfalls gehen das Wissen oder die Informationen auf den Dokumenten für immer verloren.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wo die Gefahren für Dokumente zu finden sind, was Sie dagegen tun können, wo Handlungsbedarf besteht und wie Sie dabei von den Möglichkeiten der Digitalisierung unterstützt werden.

Haben Sie Fragen zur konservatorischen Dringlichkeit oder den Arbeitsschritten bei der
➡ Digitalisierung von Dokumenten? Wenden Sie sich noch heute an unser Expertenteam!

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Warum sollte gehandelt werden?

Dokumente enthalten immer wichtige Informationen, die Bibliotheken, Archive und Museen für die Nachwelt erhalten wollen. Insbesondere für die Geschichtsforschung bieten Dokumente eine wichtige Quellengrundlage – denn ohne Quellen werden aus Erkenntnissen ganz schnell einfache Behauptungen ohne einen Mehrwert.

Dabei müssen die Dokumente nicht mehrere hundert Jahre alt sein. Bereits die Dokumente von gestern können für die Forschung von morgen wichtige Informationen enthalten: Es kommt immer auf die Fragestellung an, die man den Quellen stellt, um wichtige Erkenntnisse daraus zu gewinnen.

Unternehmen nutzen ihre eigenen Archive zu großen Teilen, um geschäftlich relevante Dokumente nach gesetzlichen Fristen zu lagern und anschließend zu vernichten. Doch auch wenn viele Informationen etwa für die Finanzbuchhaltung irrelevant werden, jedes Blatt ist ein Teil der eigenen Firmengeschichte.

Doch in derartigen Archiven finden sich auch weitere wichtige Dokumente, die über die ➡ gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus wichtig für Rückblicke oder kommende Projekte werden können. Typisch sind dafür etwa Bau- und Lagepläne. Doch auch sie sind in ihrer physischen Form über kurz oder lang dem Verfall ausgesetzt.

Sie sehen anhand dieser Beispiele also, wie wichtig es ist, Wissen zu erhalten. Doch physisches Material wie Papier ist ständigen Verfallsprozessen ausgesetzt. Wir zeigen Ihnen daher, wo die Gefahren liegen und wann die konservatorische Dringlichkeit beginnt.

Haben Sie bereits den Eindruck, dass bei einigen Ihrer Dokumente eine konservatorische Dringlichkeit besteht? Unsere Experten aus der Fachabteilung für Digitalisierung beraten Sie gerne weiter!

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Wo liegen die Gefahren durch physische Schäden?

Museen, Bibliothekare und Archivare kennen die hohen Anforderungen, welche die physische Erhaltung von Dokumenten an die Aufbewahrung stellt. Bereits die Luftfeuchtigkeit oder die Umgebungstemperatur müssen je nach Zusammensetzung des Papiers stimmen, damit die Gefahr von Schäden auf ein Minimum reduziert werden kann.

Feuchtigkeit führt nicht nur zur Schimmelbildung. Auch das Papier selbst kann sich verformen, Tinte verblassen oder Seiten können verkleben. Zu hohe Temperaturen hingegen trocknen das Papier aus, fördern Verfärbungen, machen es brüchig und lassen es schneller altern. Aber selbst wenn Temperatur und Luftfeuchtigkeit nicht gleichbleibend sind, sondern schwanken, kann dadurch das Papier schwere Schäden erhalten. Papier arbeitet und verzieht sich damit, Einbände lösen sich und die Gefahr von Rissbildung ist ebenfalls sehr hoch.

Wer für die Lagerung von Dokumenten keine passende Umgebung bietet, geht außerdem ein hohes Risiko von Schädlingsbefall ein. Folgen sind Fraßschäden oder Verunreinigungen durch Ausscheidungen. Papier- bzw. Silberfischchen wird etwa durch zu viel Luftfeuchtigkeit und große Mengen an Papier ein wahres “Schlaraffenland” geboten, in dem sie sich rasch vermehren. Trotzdem finden sich viele Firmenarchive noch immer in feuchten Kellerräumen.

Immerhin ist in solchen Räumen das Papier in den meisten Fällen vor Tageslicht geschützt. Auch durch Lichteinwirkung können Informationen aus dem Papier ausbleichen oder durch Verfärbungen unlesbar werden. Für das typische Unternehmensarchiv ist aber auch die Verwendung von Metall wie z. B. Büroklammern oder Heftzwecken prägend. Auch hier besteht die Gefahr durch Verunreinigungen durch Rost – insbesondere in Räumen mit hoher Luftfeuchtigkeit.

Was jedem Archivar historischer Dokumente außerdem als Gefahr bekannt sein dürfte: Die Zusammensetzung des Papiers. Bis zur Mitte des 19. Jahrhunderts war Papier recht robust, weil es überwiegend aus Baumwolle oder Leinenfasern hergestellt wurde. Doch mit der Industrialisierung wurde auch Industriepapier bzw. das Holzschliffpapier hergestellt, welches sich dem Säurefraß ausgesetzt sieht. Bereits das Holz enthält Lignin, das bei der Alterung Säuren bilden kann. Aber auch bei der Herstellung können bereits Säuren auf dem Papier hinterlassen worden sein, die jetzt noch immer eine Gefahr darstellen.

Wie Sie sehen, gibt es eine Vielzahl an Gefahren, denen sich Dokumente bei einer ungeeigneten Aufbewahrung ausgesetzt sehen. Insbesondere für die Langzeitarchivierung historischer Dokumente stellen die Umgebungsbedingungen der Aufbewahrung eine große Herausforderung dar. Dennoch sollten alle Inhalte immer zugänglich sein – aber wie?

Haben Sie den Eindruck, dass bestimmte Dokumente bereits vom physischen Verfall betroffen sind? Wir können Sie dabei unterstützen, wichtige Informationen mit einem Scan und einem digitalen Archiv zu bewahren und für die Zukunft zu erhalten.

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Wann besteht konservatorische Dringlichkeit?

Der Begriff “konservatorische Dringlichkeit” beschreibt, mit welcher Priorität konservatorische oder restauratorische Maßnahmen an einem Dokument durchgeführt werden sollen. In vielen Einrichtungen werden Prioritätsstufen verwendet, um Maßnahmen zu planen. Ein mögliches Schema umfasst vier Dringlichkeitsstufen:

1. Stufe: Akut bzw. hoch
Es besteht ein sofortiger Handlungsbedarf, denn das Dokument ist bereits massiv beschädigt. Wer jetzt keine konservatorischen oder restauratorischen Maßnahmen ergreift, nimmt einen Totalverlust des Dokuments in Kauf.

2. Stufe: Dringend
Das Dokument ist bereits geschädigt, jedoch nicht so schwer, dass sofort konservatorische und restauratorische Schritte ergriffen werden müssen. Dennoch sollte man sich auf eine zeitnahe Bearbeitung einstellen – oft in einem Zeitrahmen von sechs bis zwölf Monaten.

3. Stufe: Mittelfristig
Einzelne Dokumente weisen leichte bis mäßige Schäden auf. Eine typische Ursache sind hier ungünstige Lagerbedingungen, bei denen der physische Verfall der Dokumente langsam voranschreitet. Handlungsbedarf ist in den meisten Fällen erst in wenigen Jahren erforderlich.

4. Stufe: Präventiv
Die Dokumente befinden sich in einem guten Zustand und es besteht kein dringender Handlungsbedarf. Meist sind die Dokumente nur leicht vom Verfall betroffen (z. B. durch Vergilbung). Dennoch kann bereits hier eine Digitalisierung hilfreich sein, um von den Dokumenten eine möglichst originalgetreue digitale Kopie vor den Verfallserscheinungen anzufertigen.

Aber an welchen Kriterien lässt sich festmachen, in welcher Stufe der konservatorischen Dringlichkeit sich das Dokument befindet? Typisch sind dafür:

• Erhaltungszustand (z. B. Schimmel, Säurefraß, Risse, Wasserschäden, Verbleichung, etc.)
• Gefährdungspotenzial (Wie schnell verschlechtert sich der Zustand?)
• Bedeutung/Wert des Dokuments (rechtlich/historisch/kulturell)
• Nutzung (Wird das Dokument häufig benötigt?)
• Folgeschäden für andere Bestände (insb. bei Schimmel- oder Schädlingsbefall)

Sollten eine oder mehrere dieser Kriterien auf ein Dokument zutreffen, kann eine konservatorische Dringlichkeit bestehen. Wir können Ihnen dabei helfen, den Zustand Ihres Dokuments zu bewerten und weitere Handlungsstrategien zu entwickeln.

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Darum nicht selbst scannen

Auch wenn es verlockend wirkt, Dokumente mit dem eigenen Büroscanner zu digitalisieren, ist es gerade bei älteren Dokumenten die bessere Lösung, einen professionellen Scandienstleister wie bmd zu Rate zu ziehen. Insbesondere Dokumente mit einer hohen konservatorischen Dringlichkeit müssen mit besonderer Vorsicht behandelt werden. Derartige Dokumente sind häufig:

• Brüchig oder eingerissen
• Mehrfach gefaltet
• Durch Feuchtigkeit und Schimmel beschädigt
• Auf säurehaltigem Papier gedruckt
• Gebunden oder geheftet und damit schwer zu separieren

Ein professioneller Scandienstleister wie bmd muss beurteilen, ob und wie ein Dokument digitalisiert wird. Restauratorische Vorarbeiten wie das Entfernen von Heftklammern oder Reißzwecken gehören zur Dienstleistung dazu.

Außerdem können passende Scantechnologien gewählt werden, die die Möglichkeiten eines herkömmlichen Büroscanners weit übertreffen. Typisch für historische oder stark beschädigte Dokumente sind etwa unsere ➡ Buch/Archivscanner. Die Buch- und Archivscanner arbeiten besonders schonend. Die Dokumente werden nicht durch einen automatischen Einzug transportiert, sondern liegen offen auf einer Auflagefläche und werden berührungslos mit minimaler Belastung digitalisiert.

Aber auch sehr große Dokumente wie etwa Baupläne erfordern spezielle Technologien für die Digitalisierung, die normalerweise kein Büro oder Archiv aufbietet. Wir nutzen dafür ➡ Großformatscanner, die sogar Übergrößen über DIN A0 hinaus scannen können. Selbst ➡ sehr große Baupläne stellen kein Problem dar.

Aber auch große Archive stellen eine Herausforderung dar, selbst wenn wichtige Dokumente im DIN A4 Format vorliegen. Wer jedes Dokument mit einem Büroscanner digitalisieren möchte, wird dafür Wochen oder gar Monate benötigen. bmd nutzt Technologien wie Dokumentenscanner, die bis zu 200 Seiten pro Minute digitalisieren können.

Digitalisate haben auch einen weiteren Vorteil: Sie können nachbearbeitet werden. Verunreinigungen oder optische Beschädigungen werden von Grafikern aus den Dokumenten entfernt und verblasste Schrift wieder lesbar gemacht. Auch dafür hat bmd eigene Experten.

Was ist für Ihre Bedürfnisse die richtige Lösung? Das Team von bmd hilft Ihnen gerne weiter!

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Fazit: Bei konservatorischer Dringlichkeit sofort handeln!

Sobald eine konservatorische Dringlichkeit der Stufe 1 besteht, ist ein sofortiger Handlungsbedarf da. Jeder Tag, der vergeht, beschädigt das Dokument weiter, bis es zu einem Totalverlust kommt. Sämtliche Informationen sind dann verloren. Gerade bei ➡ historischen Dokumentenh, die für die Geschichtsforschung wichtig sind, oder bei Dokumenten, die für Unternehmen eine rechtliche Relevanz aufweisen, können die Folgen gravierend sein.

Aber auch gemäß der Stufe 4 kann es durchaus Sinn machen, präventiv zu handeln – und das nicht nur, um die Informationen auf den Dokumenten langfristig vor dem Verfall zu schützen. Heutzutage können digitalisierte Dokumente auch genutzt werden, um etwa KI (z. B. ➡ DocuWare IDP) mit dem ➡ eigenen Archiv im Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Quelle anzutrainieren. Das digitale Archiv wird so auf die kommenden Anforderungen digitaler Prozesse vorbereitet, nutzt dafür nur eigene Quellen und erzielt so deutlich bessere und präzisere Ergebnisse als etwa ein Chatbot aus dem Internet.

Haben Sie Fragen zur konservatorischen Dringlichkeit, zu Prozessen bei der Digitalisierung oder zur Nutzung von KI im eigenen DMS? Das gesamte Expertenteam von bmd steht Ihnen stets zur Seite!

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