Egal ob von Material, Gebrauch, ungeeigneten Lagerungsbedingungen oder einfach von äußeren Einflüssen: Papier ist anfällig für Umwelteinflüsse und ist stets dem Verfall ausgesetzt. Und wenn es zu Beschädigungen kommt, können auch die Informationen darauf verloren gehen.

Die Digitalisierung von Dokumenten und Akten kann eine Möglichkeit sein, dem Verfall des Papiers vorzubeugen. Aber was tun, wenn Papierakten bereits beschädigt wurden? Jetzt kann es zum Scannen zu spät sein – oder doch nicht?

Wir zeigen Ihnen, wo die Gefahren liegen, von denen Papierakten häufig betroffen sind. Außerdem möchten wir Ihnen zeigen, was zu tun ist, wenn der ➡ Ernstfall mit beschädigten Dokumenten bereits eingetreten ist. Lernen Sie die Vorteile der Digitalisierung älterer Aktenbände kennen und wie Sie diese für Ihren Berufsalltag richtig nutzen!

Haben Sie Fragen zur Digitalisierung von Aktenbeständen? bmd blickt auf über 50 Jahre Erfahrung im Bereich der Speichermedien. Was 1975 mit der Archivierung auf Mikrofilm begann, ist heute unsere ➡ Hightech-Scandienstleistung für die Digitalisierung. Unsere Experten helfen Ihnen weiter!

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Wo liegen die Gefahren für Papierakten?

Dokumente müssen nicht zwangsläufig schwer beschädigt sein, damit Informationen für immer verloren gehen. Natürlich sind Brände oder starke Wasserschäden in den meisten Fällen irreparabel. Aber auch auf den ersten Blick kleine Schäden können weitreichende Folgen haben.

Was heute noch nicht sichtbar ist, kann morgen schon einiges Material zerstören. Feuchtigkeit, Schimmel, Trockenheit sind solche Beispiele dafür. Für besonders wichtige oder auch historische Dokumente werden deshalb die Umgebungsbedingungen des Archivs an das Archivgut angepasst.

Auch Schädlingsbefall wie z. B. durch Silber- oder Papierfische ist nicht nur ein Zeichen für eine unpassende Umgebung zur Lagerung. Tiere wie diese ernähren sich sogar vom Papier. Sollten Schädlinge im eigenen Archiv entdeckt werden, besteht dringender Handlungsbedarf!

Aber auch die chemische Alterung des Papiers (auch durch den Einfluss von Temperaturen und Licht), bestimmte Bestandsstoffe oder die mechanische Belastung (insbesondere bei regelmäßiger Nutzung) können einzelnen Dokumenten oder gar ganzen Akten dauerhaft schaden. Das Problem: Viele Akten lassen sich nicht einfach aus dem Dauerbetrieb nehmen. Wie also reagieren?

Eine Möglichkeit, Informationen ganz vor dem physischen Verfall zu bewahren, ist die Nutzung digitalisierter Aktenbestände. Revisionssicher archiviert besitzen die Digitalisate den gleichen rechtlich bindenden Status wie die Papieroriginale. Wir können Ihnen helfen, die Digitalisierung Ihrer Aktenbestände rechtssicher umzusetzen.

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Exkurs: Warum eigentlich digitalisieren?

Papier ist ein sehr kurzlebiges Material für das Festhalten von Informationen. Nutzte man in der frühen Menschheitsgeschichte etwa Stein/Fels-, Ton/Keramik- und Bronzeplatten, um Informationen festzuhalten, kamen später auch andere Medien wie etwa Papyrus und ➡ Pergament hinzu. Aufgrund seiner einfachen Struktur und günstigen Produktionsweise hat sich das Papier durchgesetzt und durch den Buchdruck an Bedeutung gewonnen.

Heute stehen wir mit der Digitalisierung an einem geschichtlichen Zeitpunkt, der mit der Bedeutung des Buchdrucks gleichgesetzt werden kann. Digitalisierung macht Daten nicht nur einfach zugänglich, sie schützt zugleich Informationen vor dem physischen Verfall. Das Speichern mehrerer Kopien auf verschiedenen Datenträgern macht es nahezu unmöglich, dass Informationen jemals verloren gehen. Jeder, der ein Backup macht, archiviert Kopien für den Notfall. Und auch das Sprichwort “Das Internet vergisst nicht” ist nicht aus der Luft gegriffen. Wie viele Daten finden Sie heute noch online, die Sie vor vielen Jahren veröffentlicht haben?

Beschädigte Dokumente nicht selbst restaurieren

Natürlich kann jeder selbst entscheiden, wie er mit seinen beschädigten Dokumenten umgeht. Doch sind Dokumente erst einmal von Abnutzungserscheinungen betroffen, können sie durch eine falsche Behandlung weiteren Schaden erleiden. Die Gefahr ist noch deutlich größer, sollten die Dokumente von Stauchungen und Knicken geprägt sein.

Darum hier ein alltägliches Beispiel aus dem typischen Archivkeller: Akten, die Feuchtigkeit gezogen haben. Hunderte Seiten können jetzt aneinanderkleben. Der Zustand verfestigt sich noch weiter, sobald man die Akten langsam austrocknen lässt. Wer jetzt versucht, einzelne Seiten zu lösen, geht ein hohes Risiko ein, dass ungewollt weiteres Material mit abgetragen wird oder auch andere Seiten bei dem Vorgang beschädigt werden.

Damit keine Informationen verloren gehen, ist es besser, in einer solchen Situation einen professionellen Restaurateur zu beauftragen. Dieser besitzt die Erfahrung und die passenden Technologien, um beschädigte Dokumente wieder zu retten. Je nach Material, Beschädigung oder Grad der Beschädigung können unterschiedliche Restaurationsmethoden sinnvoll sein. Oft geht es nicht nur darum, Dokumente zu trocknen, sondern auch zu benässen oder gar einzufrieren, um die besten Restaurationsergebnisse zu erzielen.

Haben Sie Fragen darüber, in welchem Zustand Dokumente gescannt werden dürfen oder ob zuvor eine Restaurierung sinnvoll wäre? Zeigen Sie unseren Experten ein paar Beispieldokumente, damit wir mit Ihnen ein weiteres Vorgehen besprechen und planen können.

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Mit den Digitalisaten Daten retten

Bevor mit dem Digitalisieren der Dokumente begonnen werden kann, ist es wichtig, sie auf den Scanvorgang vorzubereiten. Vor der Restauration sollten Schäden an den Dokumenten festgehalten werden. Außerdem sollten alle Dokumente, sofern es der Beschädigungsgrad zulässt, auf ihre Vollständigkeit überprüft werden.

Während des Sichtens ist es wichtig, verschiedene Dokumente zu priorisieren, da sich je nach Schwere der Beschädigung die Restauration und die Scanarbeiten in die Länge ziehen können. Bevor die Dokumente und Akten an einen professionellen Restaurator weitergegeben werden, sollten sie eindeutig identifizierbar gehalten werden (z. B. durch Register, Ordnerbezeichnungen, Strichcodes, ...).

Erst nach der Restaurierung kann mit der ➡ Digitalisierung begonnen werden. Je nachdem, wie stark die Dokumente beschädigt sind, kann ein anderes Scanverfahren notwendig werden. Gerade wenn das Papier gewellt oder leicht spröde ist, sollte es etwa nicht mit einem Einzugsscanner behandelt werden. Für stark beschädigte Dokumente eignet sich ein ➡ Buch-/Archivscanner sehr gut, da er hochauflösende Digitalisate erzeugt, ohne das Papier einzuziehen oder es einer Druckplatte (z. B. beim Flachbettscanner) aussetzen zu müssen.

Hohe Auflösungen bei der Digitalisierung können eventuell dabei helfen, bei besonders schweren Beschädigungen Informationen wieder sichtbar zu machen. Spezielle Programme können etwa Kontraste und Farbgebung verändern. So lassen sich auch Daten wieder lesbar machen, die auf dem Originaldokument für das menschliche Auge zunächst unsichtbar sind. Vor der Bearbeitung sollte von dem Digitalisat jedoch eine Sicherungskopie im Originalzustand erstellt werden.

Nach der Digitalisierung sollte das Dokument in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Ein sogenanntes ➡ Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat jedoch nicht nur die Aufgabe, Dokumente und Informationen im Archiv schnell wiederauffindbar zu machen. Zum Dokument können auch Datensätze hinzugefügt werden, die die Historie des Dokuments beschreiben. Typische Informationen wären etwa, wann das Dokument beschädigt wurde, wann das Digitalisat dem Archiv hinzugefügt wurde oder was nach der Digitalisierung mit dem Originaldokument geschehen ist.

bmd bietet im Bereich der Scandienstleistung auch einfache Restaurationen an. So werden etwa Fremdgegenstände wie Klammern oder Reißzwecke vor dem Scanvorgang professionell entfernt. Leicht beschädigte Dokumente können ebenfalls behandelt werden. So werden etwa kleinere Risse geklebt, bevor das Dokument für den Scanvorgang freigegeben wird.

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Fazit: Digitalisierung macht Informationen verfügbar

Durch die Digitalisierung von Dokumenten können nicht nur Daten gerettet werden. Daten werden außerdem für die Weiterverarbeitung nutzbar. Das ist gerade heute wichtig, wenn sich die Technologien immer stärker und immer schneller weiterentwickeln.

Künstliche Intelligenz ist das beste Beispiel für diese Entwicklung. Um richtig zu funktionieren, braucht die KI Datensätze – und die beste Datengrundlage bieten immer noch die Dokumente aus dem eigenen Unternehmen, die tagtäglich in den Arbeitsprozessen genutzt werden. Durch die digitale Verarbeitung lassen sich Prozesse in Workflows abbilden, die Entscheidungen beschleunigen können. ➡ Medienbrüche zwischen Digitalisaten und Papierdokumenten bremsen dabei nicht nur aus, sondern beeinträchtigen auch die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen oder KI-Antworten.

Werden beschädigte Dokumente richtig restauriert und fachgerecht digitalisiert, können “verschollene” Informationen erneut zur Verfügung stehen. Gerade durch die Weiterentwicklung im KI-Bereich lassen sich vielleicht schon in naher Zukunft schwer beschädigte Dokumente erneut lesbar machen – etwa durch den Vergleich und die Interpretation ähnlicher Dokumente. Die Technik wird es zeigen. Aber ohne die Digitalisierung der betroffenen Dokumente werden KI und Co. nicht arbeiten können.

Haben Sie Fragen zur Digitalisierung von Dokumenten, der Erstellung von Workflows, Techniken wie OCR zur Datenextraktion oder zum Einsatz von KI in Ihrem DMS?
bmd verfügt über qualifizierte Experten, die sich auf den jeweiligen Fachgebieten bestens auskennen.
Wir beraten Sie gerne!

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