Jeder Unternehmer kennt das Problem: Wenn eine Fachkraft das Unternehmen verlässt, geht auch Fachwissen aus dem eigenen Unternehmen verloren. Gründe für den Verlust kann es viele geben, etwa ein Eintritt in die Rente oder eine Kündigung. Aber auch eine Elternzeit oder ein krankheitsbedingter Ausfall kann für ein Unternehmen ärgerlich sein, wenn eine qualifizierte Fachkraft länger ausfällt. Was also tun?

Die einfachste Antwort auf diese Frage ist: Auf den Ausfall vorbereitet sein. Viel aussagen tut diese Antwort aber nicht, denn schließlich stellt sich die Frage: Wie bereite ich mich vor? Vielleicht kann hier die Digitalisierung bzw. der Scan von Dokumenten dazu beitragen, Fachwissen im Unternehmen zu bewahren.

Haben Sie Fragen zur Digitalisierung Ihrer Dokumente und den Vorteilen? bmd bietet Ihnen verschiedene Lösungen und kann Ihr Dokumentenmanagement via prozessoptimierter Workflows auf Ausfälle vorbereiten.

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Was passiert, wenn eine Fachkraft ausfällt?

Kleine Fehlzeiten wie etwa Krankheitsausfälle oder Urlaub lassen sich noch “verschmerzen”. In der Regel ist der Ausfall bereits im Voraus geplant bzw. bei einem kurzfristigen Ausfall z. B. durch Krankheit lassen sich Aufgaben noch verschieben. Wenn es eilt, können auch Kollegen der betroffenen Fachkraft aushelfen, soweit es möglich ist. Längere Ausfallzeiten oder ein “Totalausfall” bei Renteneintritt oder einer unvorhergesehenen Kündigung wiegen da schon deutlich schwerer.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, nimmt er auch sein Fachwissen mit. Dazu gehören nicht nur wichtiges Know-how, sondern auch Berufserfahrung, Unternehmenskenntnisse, Mitarbeiterbeziehungen, Kundenkontakte und die Sachkenntnisse über laufende Prozesse.

Zu den typischen Folgen zählen etwa stockende Prozesse, denn informelle Abläufe können beeinträchtigt werden. Insbesondere, wenn der Ausfall sehr plötzlich ist, stellt sich jetzt die Frage: Wer übernimmt die Aufgaben/Zuständigkeiten? Ist die Auslastung der Mitarbeiter bereits im Vorfeld schon sehr hoch, kann sich das nicht nur auf die Arbeitsqualität, sondern auch auf die Zufriedenheit im Unternehmen auswirken.

Auch Fehler nehmen zu, denn Mitarbeiter müssen jetzt häufig improvisieren und können dabei wichtige Details übersehen. Selbst die Beziehungen zu Kunden können dadurch beeinträchtigt werden, denn plötzlich ist ein langjähriger Ansprechpartner verloren. Dieser Ansprechpartner kannte sich gut mit den Ansprüchen der Kunden aus. Die Nachfolge muss sich jetzt erst einarbeiten.

Häufig merken Unternehmen erst beim Ausfall, welch wichtige Rolle der Mitarbeiter im Unternehmen gespielt hat. Wer darauf nicht vorbereitet ist, geht das Risiko ein, Kunden zu verlieren, und muss unter Umständen finanzielle Nachteile tragen. Außerdem kann die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zeitaufwendig sein und damit viele Ressourcen in Anspruch nehmen.

Möchten Sie mithilfe der Digitalisierung von Dokumenten und einem individuell eingerichteten Dokumentenmanagementsystem arbeiten? Die Experten von bmd helfen Ihnen weiter!

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Wie kann Digitalisierung von Dokumenten helfen?

Zunächst einmal: Die Digitalisierung ist kein Allheilmittel, das eine Fachkraft vollständig ersetzen kann. Aber die Digitalisierung kann erheblich dazu beitragen, die Folgen des Mitarbeiterverlustes einzudämmen.

Relevantes Wissen für die Ausübung der Aufgaben der Mitarbeiter steckt nicht nur in ihren Köpfen, sondern findet sich auch in Dokumenten und Papierakten. Insbesondere, wenn langjährige Mitarbeiter in Rente gehen, ist ihr Fachwissen auch heute noch häufig in Altbeständen zu finden. Für die verbliebenen Mitarbeiter stellt sich jedoch die Frage, wo es zu finden ist.

Die Digitalisierung von Dokumenten bietet nicht nur die Möglichkeit, Wissen zu bewahren. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) können Dokumente des digitalen Archivs für Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Mithilfe von OCR-Texterkennung können Dokumente strukturiert indexiert werden. DMS wie DocuWare bieten sogar die Funktion einer Volltextsuche, mit der Inhalte auch ohne eine Vertrautheit mit den Inhalten der Originaldokumente gefunden werden können.

Im DMS können über Workflows Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter weitergeleitet werden. Das sorgt nicht nur für Struktur im Unternehmen, sondern auch für Übersicht. Wenn Mitarbeiter kurzfristig ausfallen, ist die Vertretung bereits im Vorfeld geregelt. Dokumente wie z. B. Rechnungen können direkt an befugte Personen zur Verarbeitung weitergeleitet werden.

Der Einsatz von KI macht die Digitalisierung alter Aktenbestände noch interessanter. Die Entwicklung geht aktuell dahin, dass Altbestände von ➡ Akten zum Training einer firmeninternen KI genutzt werden können. Mitarbeiter können so nicht nur Fragen an die KI stellen, sondern auch Prozesse darstellen lassen. Vielleicht wird es bereits in naher Zukunft möglich sein, dass die KI eigene Workflows entwickelt, mit denen der Ausfall einer Fachkraft kompensiert werden kann. Doch für das Training braucht die KI Input, und der kommt im besten Fall von den eigenen Beständen.

bmd ist nicht nur ein hochqualifizierter Scandienstleister, sondern auch Experte im Bereich Dokumentenmanagement. Mit unserer Unterstützung können Sie innerhalb kürzester Zeit Dokumente digitalisieren und zugleich in ein geeignetes DMS importieren.

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Digitalisierung hilft auch beim Fachkräftemangel

Fachkräfte müssen nicht ausscheiden, um im Unternehmen zu fehlen. Der ➡ Mangel an spezialisierten Fachkräften stellt Unternehmen vor die Aufgabe, nach anderen Lösungen zu suchen.

Durch die Digitalisierung von Dokumenten wird Wissen nicht nur als Scan in einem DMS abgelegt. Wissen wird auch für andere Mitarbeiter zugänglich gemacht. Das kann nicht nur die Arbeitsqualität der eigenen Angestellten verbessern, sondern hilft auch beim Onboarding neuer Mitarbeiter.

Ein digitales Dokumentenmanagement kann dazu beitragen, Aufgaben zu vereinfachen und Prozesse zu beschleunigen. ➡ Mitarbeiter werden dauerhaft entlastet und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Die Struktur, die durch den Einsatz von Workflows im DMS gewonnen wird, trägt dazu bei, Prozesse übersichtlich zu gestalten.

Haben Sie Fragen zur Digitalisierung, dem Einsatz eines DMS oder der Gestaltung effizienter Workflows? Das Team von bmd steht Ihnen zur Seite und unterstützt Sie bei der Umsetzung.

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Fazit: Dokumente jetzt digitalisieren

Wer noch Bestände an Akten und Dokumenten hat, sollte jetzt die Gelegenheit wahrnehmen und diese digitalisieren. Digitalisate können zwar keine Fachkraft ersetzen, aber sie können den Verlust abmildern. Nicht alles Wissen geht verloren, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt. Doch das Wissen muss den ehemaligen Kollegen zugänglich gemacht werden. Die Kombination aus digitalen Dokumenten und DMS macht das möglich.

Die Digitalisierung bringt außerdem weitere Vorteile, die über den Erhalt von Fachwissen hinausgehen. Auch finanzielle Vorteile können entstehen. Nicht nur Prozesse laufen schneller ab, es wird auch neuer Raum geschaffen, wenn etwa alte Aktenbestände digitalisiert werden. Nach einer revisionssicheren Archivierung sind nämlich die Originale nicht mehr erforderlich und können datenschutzkonform vernichtet werden.

Ziehen Sie eine Digitalisierung Ihrer Dokumente in Betracht? Lassen Sie sich jetzt von unseren Experten beraten. bmd bietet die Technologien, um große Aktenbestände in kürzester Zeit zu digitalisieren und in ein geeignetes DMS einzufügen. Auf Wunsch holen wir die Akten vor Ort ab und können diese bei Bedarf im Anschluss an den Scanvorgang DSGVO-konform entsorgen.

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