Wenn das Fachwissen in einem Unternehmen verstreut ist, ist das nicht nur ein wirtschaftliches Problem. Auch die Qualität der eigenen Produkte oder Dienstleistungen kann darunter leiden. Selbst die Weiter- oder Neuentwicklungen der eigenen Angebote können gegenüber den Konkurrenzprodukten zurückbleiben, wenn internes Wissen dezentral verarbeitet wird.

Kann die Nutzung von KI dazu beitragen, Wissen im gesamten Unternehmen zugänglich zu machen? Vielleicht lassen sich damit einige der Probleme durch die verstreute Expertise lösen, indem man internes Wissen an einem zentralen Ort speichert, aktualisiert und zugänglich macht. Doch was ist dabei zu beachten, damit es zu keinen Komplikationen kommt? Wie arbeitet die KI mit den unternehmensinternen Daten und wie lassen sich Ergebnisse optimieren? Wir zeigen Ihnen, wie der Einsatz von KI im unternehmenseigenen Wissensmanagement gelingt.

Mit DocuWare Aura bietet auch unser Partner DocuWare seit kurzem eine eigene KI-Lösung an. Sie kann das leisten, was die Zentralisierung von Wissen im Unternehmen verspricht. Wenn Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich noch heute an unsere DocuWare-Experten aus dem Team von bmd. 

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Zentrales vs. dezentrales Wissensmanagement

Zunächst einmal: Dezentral gelagertes Fachwissen muss nicht zwingend ein gravierender Nachteil sein. Überraschenderweise bietet es in einigen Bereichen leichte Vorteile. Entscheidungen können in kleinen Teams schneller getroffen werden, da nicht auf eine Freigabe durch die Zentrale gewartet werden muss. Außerdem kann eine standortunabhängige Anwendung von Fachwissen sich enger an lokale Marktanforderungen anpassen.

Doch hier hört es mit den Vorteilen der dezentralen Wissensnutzung auch schon auf. Das Problem: Dezentrales Wissen ist immer personengebunden. Und das fällt nicht erst auf, wenn eine wichtige ➡ Fachkraft das Unternehmen verlässt und damit auch ihr Fachwissen.

Sogenannte “Wissensinseln” entstehen bereits während der Zusammenarbeit aller Teammitglieder untereinander. Bekanntes und frisch erlangtes Wissen wird zwar festgehalten, keiner hat aber den genauen Einblick, wo dies geschieht. Excel-Listen, Notizen, E-Mails, Aktenordner etc.

Möglichkeiten, Wissen zu verstauen, gibt es jede Menge. Das Wissen aber wiederzufinden und in den richtigen Zusammenhang zu setzen, wird aber umso schwieriger, je mehr Leute an einem Projekt beteiligt sind. Fällt eine zentrale Person krankheitsbedingt nur ein paar Tage aus, kann das gesamte Projekt in der Zeit stillstehen – vielleicht, weil eine Notiz mit einer wichtigen Information irgendwo im Büro liegt und keiner der Kollegen weiß, wo.

Ein weiteres Problem taucht häufig bei größeren Unternehmen auf: Die Doppelarbeit. Wenn einzelne Mitarbeiter Aufgaben doppelt erledigen, ist das einfach nur ein Anzeichen für eine mangelhafte Kommunikation oder Koordination der Aufgaben. Bei der “echten Doppelarbeit” steckt mehr dahinter. Insbesondere in Unternehmen mit mehreren, vielleicht sogar international agierenden Abteilungen entwickeln die einzelnen Bereiche Lösungen und Prozesse unabhängig voneinander neu, da sie die Ergebnisse anderer Abteilungen nicht kennen bzw. nicht miteinander in Zusammenhang setzen.

Zentral gespeichertes Wissen kann Probleme wie Wissensinseln oder Doppelarbeit zwar nicht ausschließen, kann aber bereits die Grundlage bieten, sodass alle Beteiligten zumindest die Möglichkeit haben, auf das Unternehmenswissen zuzugreifen. Doch je mehr Wissen in einer Datenbank angelegt wird, desto schwieriger wird es, Prozesse zu koordinieren und relevante Daten herauszufiltern. Kann hier die KI vielleicht weiterhelfen?

DocuWare Aura ist eine KI, die auf ein zentrales Datenbanksystem zurückgreift. Sie lässt sich ähnlich leicht bedienen wie ein typischer Online-Chatbot, greift aber nur auf die Datenbank des eigenen Unternehmens zurück. Mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) als Grundlage können Sie eigenes Wissen und Dokumente bereitstellen, welche die KI im Hinblick auf Anfrage und Antwortrelevanz bewerten kann. Haben Sie Fragen?

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Was genau macht eine Archiv-KI?

Mittlerweile wird wahrscheinlich jeder erste Erfahrungen mit KI gemacht haben. In vielen Berufen wird man zukünftig an der Arbeit mit KI nicht mehr vorbeikommen. Möglicherweise ist sie bereits heute ein Teil des Arbeitsalltags. Doch worin unterscheidet sich eigentlich eine Archiv-KI wie DocuWare Aura von den typischen KI-Chatbots wie ChatGPT, Gemini, Claude, Perplexity und Co.?

Der größte Unterschied zwischen einem Chatbot und einer Archiv-KI liegt in der Datengrundlage. Chatbots werden in der Regel durch Datenquellen aus dem Internet trainiert. Archiv-KIs nutzen hingegen digital archivierte Dokumente, um daraus Ergebnisse zu erzielen. Bereits Technologien auf Basis von OCR (Optical Character Recognition) wie ➡ DocuWare IDP werden überwiegend mit unternehmenseigenen Dokumenten antrainiert. DocuWare Aura geht noch einen Schritt weiter und kombiniert einige Vorteile der Chatbots mit der unternehmenseigenen Datenquelle.

Auch die Zielsetzung ist im Kern eine andere. Chatbots sollen hauptsächlich Fragen beantworten, Inhalte generieren und Aufgaben unterstützen. Eine Archiv-KI soll unternehmenseigenes Wissen auffindbar und nutzbar machen. Quellennachweise spielen bei normalen Chatbots eine eher untergeordnete Rolle, sodass Chatbots selbst beim wortgleichen Prompt andere Ergebnisse liefern. Bei einer Archiv-KI gehören Quellenverweise und ein direkter Bezug auf relevante Dokumente mit zu den zentralen Aufgaben.

Außerdem kann eine Archiv-KI, die an ein ➡ Dokumentenmanagementsystem (DMS) angeschlossen ist, Zugriffe beschränken. Das ist besonders wichtig mit Blick auf den Datenschutz. Nicht alle Dokumente dürfen für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Wie im normalen Arbeitsalltag dürfen z. B. Mitarbeiter aus der Buchhaltung keinen ➡ Zugriff auf Informationen aus einer Personalakte erhalten. Eine Archiv-KI wie DocuWare Aura verhindert das, indem sie bei der Ausspielung ihrer Ergebnisse die zuvor festgelegten Rollenstrukturen im DMS beachtet.

Auf den ersten Blick mögen sich Chatbots und Archiv-KIs optisch wenig voneinander unterscheiden. Auch das Prompting funktioniert ähnlich. Aber wie Sie gesehen haben, funktionieren beide Arten von KI im Hintergrund vollkommen anders. Jede KI kann verstreutes Wissen zugänglich machen, doch die Archiv-KI kann durch den direkten Quellenbezug und die Rollenverteilungen unternehmensrelevante Ergebnisse präzise heraussuchen, ohne dabei etwa gegen geltende Datenschutzgesetze zu verstoßen.

Haben Sie Fragen zum Einsatz von DocuWare Aura in Ihrem DocuWare? Wir können Ihnen zeigen, wie Sie Aura in Ihr DocuWare integrieren und richtig konfigurieren.

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Was ist beim Betrieb der Archiv-KI zu beachten?

Damit eine ➡ Archiv-KI effizient genutzt werden kann, ist es wichtig, die KI von Beginn an richtig einzurichten und während der Nutzung zu pflegen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Qualität der Ergebnisse stets hochwertig bleibt. Dazu müssen folgende Punkte beachtet werden.

Qualität der Wissensbasis:
Alle Dokumente, die der KI zur Verfügung gestellt werden, müssen vollständig, für OCR gut lesbar, fachlich korrekt und eindeutig zu identifizieren sein. Auch Scans sollten in hoher Qualität erzeugt werden, damit beim Auslesen keine Fehler entstehen. ➡ Medienbrüche darf es keine geben.

Strukturierung und Metadaten:
Um richtig erkannt zu werden, sollten für Dokumente sinnvolle Metadaten eingerichtet werden. Erst dann können Dokumente richtig klassifiziert und zugeordnet werden. DocuWare IDP bietet dafür z. B. eine technische Grundlage.

Aktualität und Versionierung:
Die Nutzung alter Dokumente ist nicht zwingend falsch. Sie können sogar helfen, Verläufe nachvollziehbar zu machen oder Gründe für (Fehl-)Entscheidungen festzuhalten. Auch hieraus kann gelernt werden. Jedoch sollten neue Erkenntnisse ergänzt und überholte Informationen als solche gekennzeichnet werden. Auch sollte geregelt sein, welche Version für die KI verbindlich ist.

Datenschutz:
Wie bereits beschrieben, dürfen bestimmte Informationen nur einem gewissen Personenkreis zugänglich gemacht werden, damit DSGVO-konform mit den Daten umgegangen wird. Zugriffsberechtigungen müssen daher vor der Nutzung der KI im DMS eindeutig definiert sein.

Qualitätssicherung:
Wie auch Menschen Fehler machen können, ist auch eine KI nicht zwangsläufig zu 100 Prozent fehlerfrei. Die Fehlerquote ist statistisch bei einer KI deutlich geringer als bei einem Menschen. Trotzdem sollten Ergebnisse stets hinterfragt und auf Sinn, sachliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität geprüft werden. Das gelingt, indem man den Quellenbezug prüft. Auch ein standardisierter Fragenkatalog kann Mitarbeitern dabei helfen.

Klare Verantwortlichkeiten:
Wer welche Dokumente für die KI freigeben kann bzw. zum Training verwenden darf, muss festgelegt sein. Die IT-Abteilung kann dies nicht allein übernehmen, da auch sie in zahlreiche der Dokumente aufgrund des Datenschutzes keinen Einblick haben darf. Außerdem müssen Dokumente auf ihre Relevanz geprüft werden, was nur durch das Fachwissen der verantwortlichen Personen möglich ist.

Nutzerfeedback und Verbesserungen:
Man sollte sich stets mit den Mitarbeitern über die Ergebnisse der KI unterhalten. Sind Antworten ungenau, unvollständig oder fehlerhaft? Wird sich auf ungeeignete Quellen bezogen? Erst durch die Erfahrungen der Mitarbeiter lassen sich Fehler finden, lokalisieren und beheben.

Benötigen Sie Unterstützung beim Aufbau Ihrer Archiv-KI oder bei der Einrichtung Ihres DMS? Unsere IT-Experten helfen Ihnen weiter!

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Vorteile der Archiv-KI nutzen

Wie Sie gesehen haben, kann eine Archiv-KI Wissen nicht nur zentral speichern, sie kann es auch DSGVO-konform verarbeiten und zur Verfügung stellen. Von der Nutzung einfacher Chatbots für solche Aufgaben sollten Sie aber nicht nur deshalb absehen. Die Archiv-KI nutzt unternehmensinterne Daten, Chatbots greifen auf Daten von außerhalb zurück. Insbesondere für komplexe Projekte ist dadurch die Archiv-KI die bessere Lösung.

Durch die Zugänglichkeit werden etwa Koordinationsprobleme oder das Risiko einer mangelhaften Kommunikation verringert. Gefahren wie Zeitverlust, Doppelarbeit, Wissens- und Qualitätsverlust können mithilfe einer Archiv-KI auf ein Minimum reduziert werden. Auch verschiedene Abteilungen können von den Lösungen anderer profitieren, um damit eigene Projekte voranzutreiben. Außerdem kann auch einfacher auf frühere Lösungen zurückgegriffen werden, wenn es ein aktuelles Projekt erfordert. Auch das Fachwissen langjähriger Mitarbeiter kann zu großen Teilen im Unternehmen verbleiben, wenn sie das Unternehmen verlassen.

Haben Sie Fragen zu den Vorteilen der Archiv-KI oder möchten Sie sich selbst ein Bild von DocuWare Aura machen? Unsere IT-Experten stehen Ihnen gerne zur Seite und können Ihnen auf Wunsch die Funktionsweise von DocuWare Aura demonstrieren.

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